Die Umstellung auf SAP Business Suite bringt viele strukturelle Veränderungen mit sich – eine der bedeutendsten ist die Einführung des Business Partners (BP) als zentrales Stammdatenobjekt. Was früher in getrennten Debitoren und Kreditorenstämmen geführt wurde, wird heute in einem einheitlichen Datenmodell abgebildet.
Viele Unternehmen unterschätzen, wie stark dieses Objekt alle Kernprozesse beeinflusst – von Finance über Einkauf, Vertrieb bis hin zu Intercompany-Abwicklungen. Das Business-PartnerKonzept ist deshalb kein technischer Nebenschauplatz, sondern essenzieller Erfolgsfaktor für effiziente und stabile Geschäftsprozesse.
Vor der Umstellung auf SAP Cloud ERP (private) ist Datenqualität der entscheidende Faktor. Ohne sorgfältige Bereinigung der Stammdaten können selbst gut geplante Migrations- oder Transformationsprojekte ins Stocken geraten. Der Bereinigungsprozess (Data Cleansing) kann je nach Ausgangssituation sehr zeitaufwändig sein. In manchen Fällen bietet sich daher ein vorgelagertes Teilprojekt an.
Zunächst sollten alle Debitoren und Kreditoren identifiziert werden, mit denen längere Zeit kein Geschäft mehr abgewickelt wurde und auch keine weiteren Geschäfte zu erwarten sind. Damit diese archiviert werden können, müssen alle Belege vollständig abgeschlossen sein und der Datensatz zum Löschen vorgemerkt werden.
Achtung: Mit jeder Änderung am Stammsatz beginnt die Residenzzeit neu zu laufen!
Eine der größten Herausforderungen bei der Bereinigung von BusinessPartner Daten sind Dubletten. Wenn dieselbe Firma oder Person (manchmal auch aus berechtigten Gründen) mehrfach – mit teilweise widersprüchlichen Informationen - existiert, gilt es, den sogenannten „Golden Record“ zu identifizieren.
Ein „Golden Record“ ist die konsolidierte, bereinigte und verlässlichste Version eines Datensatzes, die aus den vorhandenen Dubletten ermittelt wird, um als „Single Source of Truth“ zu dienen.
Ein erster Ansatz, Duplikate von Geschäftspartnern zu finden, ist die Suche nach Datensätzen mit identischen Einträgen bezüglich
Die Identifikation über die Adresse gestaltet sich oft schwierig, da – vor allem in internationalen Unternehmen - häufig mit unterschiedlichen Abkürzungen (z.B. Straße, Str.) oder Schreibweisen (z.B. mit/ohne Bindestrich, Umlaute, Sonderzeichen) oder unterschiedliche Sprachen (München, Munich) gearbeitet wird.
In Bezug auf Adressdaten gilt es nicht nur, die Adresse an sich korrekt zu pflegen. Auch die Einhaltung von Formalien ist von erheblicher Bedeutung. So müssen die Informationen in den korrekten Feldern (z.B. Straße, Hausnummer, Steuernummer) und im richtigen Format (z.B. Postleitzahlen, E-Mail Adressen) gepflegt sein. Hier sind insbesondere auch spezielle Anforderungen in manchen Ländern (z.B. Zusatzinformationen zum Stadtbezirk, Gebäude etc.) zu berücksichtigen. Nur so können
sichergestellt werden. Fehler in diesem Bereich führen schnell zu stockenden Prozessen, da z.B. Lieferscheine oder Rechnungen nicht erstellt werden können.
Für international tätige Unternehmen kann zusätzlich auch das Thema Zeichensatz (lateinisch, kyrillisch, arabisch, thailändisch, ….) relevant werden. Die Prüfung von Sanktionslisten (SAP Watch List Screening) erfordert einen lateinischen Zeichensatz. Wird der Datensatz aber nur in lateinischen Schriftzeichen gepflegt, kann dies mit lokalen Anforderungen kollidieren. In diesem Fall kann die Funktionalität der internationalen Adressversion Abhilfe schaffen.
Je nach Land spielen Umsatzsteuer-IDs, Registrierungen, z.B. mehrere Registrierungen eines Unternehmens in unterschiedlichen (EU) Ländern -> Werke im Ausland, steuerliche Klassifikationen und Incoterms eine entscheidende Rolle. Unvollständige oder unrichtige Einträge wirken sich z.B. in folgenden Bereichen aus:
Datenqualität ist hier gleichzeitig ein ComplianceThema.
Der BP ersetzt in SAP Cloud ERP (private) das bisherige Debitoren/Kreditorenmodell. Ein durchdachtes Konzept entscheidet darüber, wie sauber und effizient Prozesse laufen.
Der BP ist das übergeordnete Objekt. Man unterscheidet Unternehmen, natürliche Personen und Gruppen. Der BP wird anschließend angereichert mit Rollen wie
Der Vorteil: Eine zentrale Datenquelle für alle Prozesse.
Es bedeutet aber auch, dass – idealerweise - Geschäftspartner, die sowohl Kunde als auch Lieferant sind, zu einem Business Partner zusammengeführt werden sollten.
Wie im vorherigen Kapitel beschrieben, wird der BP durch Rollen angereichert, um den BP als Kunden oder Lieferanten identifizieren zu können. Dennoch werden im Hintergrund (für die klassischen Module) weiterhin Debitoren- bzw. Kreditorenstammsätze angelegt, die im operativen Geschäft verwendet werden. Die Pflege der Debitoren-/Kreditorenstammdaten ist jedoch nur über den übergeordneten BP möglich.
Ermöglich wird dies durch die Customer-Vendor-Integration (CVI). Sie sorgt für die Synchronisation in beide Richtungen:
Ein durchdachtes BP Konzept erleichtert in der Zukunft den Erfassungsaufwand. So können z.B. für bestimmte Gruppen irrelevante Felder ausgeblendet werden, Daten validiert oder gar automatisch vervollständigt werden. Empfehlung für die Mindestgliederung:
Ein weiterer wesentlicher Aspekt des BP Grouping Konzepts ist die Nummernvergabe. In Verbindung mit der Customer-Vendor-Integration (CVI) wird gesteuert welche Nummer der BP und die zugehörigen Debitoren-/Kreditorenstammsätze erhalten. Idealerweise wird die Einstellung so vorgenommen, dass der BP und die entsprechenden Debitoren-/Kreditorenstammsätze die gleiche Nummer erhalten. Der Weg zu diesem Ideal hängt von der jeweiligen Ausgangssituation und dem Transformationsansatz (Brownfield/ Greenfield) ab und kann komplex sein.
In der Folge sind bei der Migration der Daten z.T. aufwändige Mappings (z.B. bei offenen Bestellungen/Aufträge/Posten) zu berücksichtigen. Bei der Entscheidung zum Nummernkreis Konzept sollte der Einmalaufwand bei der Migration und die Auswirkungen auf die Geschäftspartner abgewogen werden. Eine Neukonzeption der Nummernlogik erfordert auch die rechtzeitige Einbindung der Kunden/Lieferanten. Auch diese müssen ggf. die Daten in ihren (ERP) Systemen aktualisieren, da sich zumindest die Kunden-/Lieferantennummer ändert.
Die Möglichkeit, Beziehungen zwischen BP zu pflegen bietet zahlreiche Möglichkeiten und Arbeitserleichterungen. Beispiele für Beziehungen:
In der Vergangenheit wurde die Information zu Ansprechpartnern bei Kunden und Lieferanten häufig als Freitext in irgendwelchen Feldern hinterlegt. Mit der Beziehung „ist Ansprechpartner bei“ werden die Ansprechpartner nun als BP vom Typ Person angelegt und über die Beziehung mit dem BP vom Typ Unternehmen verbunden. Im Stammsatz des Ansprechpartners können die Kontaktdaten, etc. hinterlegt werden. Der Aufwand für die Identifikation der notwendigen Daten im Altsystem und die Vorbereitung der „Migration“ sollte jedoch nicht unterschätzt werden.
Für ein erfolgreiches BusinessPartnerModell empfehlen sich folgende Maßnahmen:
Unternehmen, die diese Schritte konsequent umsetzen, profitieren langfristig von stabilen Prozessen, höherer Datenqualität und geringeren Betriebskosten.
Der Business Partner ist das Rückgrat der S/4HANA-Prozesswelt. Wer seine Struktur durchdacht gestaltet und seine Datenqualität konsequent sicherstellt, legt den Grundstein für effiziente, compliance-sichere und zukunftsfähige Geschäftsprozesse.
Unternehmen, die frühzeitig in ein professionelles BP-Konzept investieren, sparen später erhebliche Transformationskosten – und steigern gleichzeitig die Prozessqualität im gesamten Konzern.
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