La mayoría de los carve-outs de SAP no parten de una situación ideal. Además, suelen comenzar tarde. Cuando la decisión de realizar un carve-out llega al equipo de SAP, el calendario del proyecto normalmente ya está definido, las expectativas ya están establecidas y se espera que el área de TI simplemente “lo haga posible”. Sin embargo, el panorama de sistemas cuenta una historia diferente: años de crecimiento orgánico, variaciones regionales y datos que no se han revisado en profundidad durante mucho tiempo.
RESUMEN: Casi todos los carve-outs de SAP son proyectos complejos, con plazos ajustados, que requieren la separación selectiva de los datos y procesos relevantes para el negocio, de forma que ambas organizaciones puedan operar de manera independiente desde el primer momento. Durante la ejecución y validación, estos proyectos suelen enfrentarse a dificultades, especialmente cuando los equipos copian un volumen excesivo de datos, trabajan con fechas límite inamovibles o deben gestionar requisitos regionales inconsistentes. La solución PRISM de EPI-USE Labs utiliza un enfoque práctico de transición selectiva de datos (SDT) basado en las necesidades del negocio, la automatización, la validación y la reconciliación, para ofrecer carve-outs rápidos y precisos.
La mayoría de los carve-outs de SAP no parten de una situación ideal. Además, suelen comenzar tarde. Cuando la decisión de realizar un carve-out llega al equipo de SAP, el calendario del proyecto normalmente ya está definido, las expectativas ya están establecidas y se espera que el área de TI simplemente “lo haga posible”. Sin embargo, el panorama de sistemas cuenta una historia diferente: años de crecimiento orgánico, variaciones regionales y datos que no se han revisado en profundidad durante mucho tiempo.
Para los responsables de programas SAP, los carve-outs no solo son técnicamente complejos. Son ejercicios de precisión bajo presión, en los que pequeñas suposiciones pueden convertirse rápidamente en grandes riesgos.
Analicemos los carve-outs de SAP desde la perspectiva de la ejecución del proyecto: qué implican realmente, dónde suelen surgir los problemas y cómo los enfoques selectivos y automatizados están ayudando a los equipos a realizar carve-outs más rápidos y precisos.
Un carve-out de SAP consiste en la separación selectiva de datos y procesos relevantes para el negocio de un sistema SAP existente, con el objetivo de dar soporte a una nueva organización independiente. Y es precisamente la palabra “selectiva” donde reside gran parte de la complejidad.
A diferencia de una copia completa del sistema, un carve-out requiere:
En teoría, parece un proceso sencillo. En la práctica, es mucho más complejo, especialmente en entornos SAP globales que han evolucionado durante una década o más. (Aviso: este no es un ejercicio que pueda realizarse de forma independiente; necesita especialistas en datos con herramientas específicas que le ayuden a identificar qué datos deben extraerse y a realizar la separación con precisión quirúrgica).
Los carve-outs de SAP suelen realizarse en procesos de desinversión empresarial, escisiones corporativas, creación de joint ventures, adquisiciones y salidas de fondos de capital privado, es decir, en actividades habituales de fusiones y adquisiciones (M&A). También pueden ser necesarios cuando una organización se está preparando para estos cambios empresariales, cuando el negocio está creciendo o cuando se requiere una reestructuración interna de los sistemas.
Las separaciones lógicas se realizan dentro del propio entorno de sistemas de una organización, mientras que las separaciones físicas implican la migración a un nuevo entorno independiente. Vea este vídeo para obtener una explicación rápida de estos conceptos:
Lo que tienen en común estos escenarios es la presión por los plazos. Las fechas de cierre legal suelen marcar los calendarios de ejecución, no el nivel de preparación de los sistemas. Y aunque el alcance del negocio todavía pueda estar en discusión, se espera que el programa SAP continúe avanzando independientemente.
Los carve-outs no suelen fracasar por las decisiones tomadas durante los talleres de diseño o por la elección de las herramientas. Las dificultades suelen aparecer más adelante, durante las fases de ejecución y validación. Otro aspecto clave es que el resultado depende en gran medida de la instancia SAP concreta y de los procesos de negocio involucrados.
Algunos de los principales riesgos que debe tener en cuenta son:
Una de las opciones habituales es realizar una copia completa del sistema y eliminar posteriormente lo que no sea necesario. Aunque al principio puede parecer una alternativa más segura, a menudo genera problemas en fases posteriores. Algunos aspectos a considerar son:
En la mayoría de los carve-outs, reducir la cantidad de datos copiados disminuye los riesgos. Por ejemplo, si está vendiendo una parte del negocio a un competidor, no querrá correr el riesgo de compartir información más allá de lo necesario.
Los carve-outs suelen ejecutarse con fechas límite inamovibles. Cuando los problemas aparecen en fases avanzadas del proyecto, existe poco margen para resolverlos sin afectar a la puesta en producción.
Los carve-outs globales revelan rápidamente inconsistencias: diferentes estándares de datos, requisitos legales locales y variaciones regionales en los procesos que no eran visibles al inicio del proyecto.
Uno de los aspectos que probablemente recibe menos atención en un proyecto de carve-out es la planificación de las pruebas necesarias. Es fundamental dar a todos los expertos funcionales (SME) el tiempo suficiente para confirmar que:
La mayoría de los carve-outs de SAP siguen dependiendo de uno de estos tres enfoques:
En la práctica, estos enfoques obligan a elegir entre velocidad y control, o entre control y riesgo.
Seguir un enfoque de transición selectiva de datos (SDT) requiere un punto de partida diferente al de los métodos tradicionales. La pregunta inicial debe ser “¿Qué necesita realmente el negocio separado para poder operar?”
En lugar de copiarlo todo y realizar la limpieza posteriormente, este enfoque:
PRISM for Business se ha diseñado para ofrecer la flexibilidad necesaria para ejecutar una amplia variedad de carve-outs de SAP y otros escenarios de separación, en los que la selectividad y la fiabilidad son tan importantes como la rapidez.
Desde la perspectiva de la ejecución del proyecto, PRISM facilita los carve-outs mediante:
Basándonos en nuestra experiencia en la ejecución de proyectos, los carve-outs más exitosos suelen tener varios aspectos en común:
Contar con un alcance bien definido es fundamental, pero también es importante disponer de la flexibilidad necesaria para adaptarse a los cambios. Asegúrese de que tanto la metodología como las herramientas utilizadas puedan ajustarse a la evolución del proyecto.
Los procesos manuales no resisten las exigencias de tiempo propias de un carve-out y no ofrecen las garantías de consistencia y repetibilidad que proporciona un enfoque automatizado.
Asegúrese de contar con un equipo multidisciplinar que incluya responsables de procesos de negocio, expertos en datos, gestores de proyectos, especialistas en autorizaciones y seguridad SAP, profesionales de TI y SAP Basis, así como expertos en fusiones y adquisiciones (M&A). Elaborar una matriz RACI le ayudará a definir claramente quién es responsable, quién tiene la responsabilidad final, quién debe ser consultado y quién debe mantenerse informado durante todo el proyecto.
Según nuestra experiencia, la validación de los datos y de los procesos es uno de los aspectos más importantes de un proyecto de carve-out. Asegúrese de involucrar a los usuarios clave del negocio y de que dispongan del tiempo necesario para realizar las pruebas, teniendo en cuenta que el proyecto se desarrollará bajo plazos muy ajustados.
Muchas organizaciones aprovechan los proyectos de carve-out para reducir la complejidad de sus entornos SAP antes de una migración a SAP S/4HANA o como parte de una estrategia más amplia de optimización del landscape SAP.
Aunque los carve-outs de SAP son, por naturaleza, proyectos complejos, no tienen por qué convertirse en ejercicios de urgencia e improvisación. Con el enfoque adecuado, pueden transformarse en proyectos predecibles, repetibles y bien gestionados. La clave está en una buena planificación, en contar con el equipo adecuado, utilizar herramientas especializadas y afrontar el proyecto con una metodología sólida.
Con el equipo, la metodología y el nivel de automatización adecuados, un proyecto exigente puede gestionarse de forma eficaz y convertirse en una oportunidad para aportar valor al negocio.