GRÂCE À QUERY MANAGER, WARBURTONS A COMPLÈTEMENT AUTOMATISÉ SON REPORTING SAP HCM

Grâce à Query Manager, Warburtons a complètement automatisé son reporting SAP HCM

Accédez à tous les rapports SAP HCM et distribuez les rapidement de façon sécurisée au sein de l'entreprise

WARBURTONS: APERÇU

La société fondée en 1876 par Thomas et Ellen Warburton demeure encore aujourd'hui une entreprise familiale privée dont la gestion est assurée par la cinquième génération de Warburtons. Plus grand groupe industriel de boulangerie au Royaume-Uni, Warburtons possède 12 usines, 13 entrepôts et emploie 4'500 salariés. L'entreprise, qui a vu sa taille doubler au cours de ces dix dernières années, génère désormais un chiffre d'affaires annuel de 500 millions de livres sterling et produit plus d'un quart de la totalité du pain de mie consommé par les britanniques.

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  • 4'500 employés
  • Deux cycles de paie:  une fois par semaine et une fois par mois
  • Mise en production de SAP HCM effectuée en 2002
  • Passage à ECC 6.0 EhP2 effectué au début de l'année 2007
  • Modules: FI/CO, SD, MM, PM, HR, PY, QM, PP, WM, SRM

LE CHALLENGE de WARBURTONS

L'entreprise avait besoin d'une solution de reporting facile à déployer pour accéder rapidement et de façon sécurisée à toutes les informations SAP HCM, puis les distribuer automatiquement aux managers concernés.

WARBURTONS A CHOISI QUERY MANAGER POUR RELEVER LE DÉFI DU REPORTING OPÉRATIONNEL SAP

Reporting SAP HCM inadapté
Premier problème : reporting SAP HCM inadapté

Les outils SAP Ad Hoc Query, Wage Type Reporter ainsi que leurs rapports personnalisés ne répondaient plus aux demandes de Warburtons. Le reporting était manuel, laborieux et inefficace. L'entreprise avait accès aux données nécessaires mais passait un temps considérable lors de chaque cycle à extraire et retravailler les données en dehors de SAP. Ce processus couteux et extrêmement risqué a créé une dépendance aux salariés qui disposaient des connaissances techniques nécessaires à l'utilisation des rapports. Il était impossible de répondre aux exigences principales telles que le reporting inter-modules sur l'ensemble des sources de données SAP HCM.

Solution: reporting SAP HCM automatisé

Query Manager a transformé de façon radicale les méthodes de reporting SAP HCM. Il est désormais possible d'accéder à toutes les données SAP HCM et il existe de nombreuses combinaisons de reporting sur l'ensemble des sources de données. L'automatisation complète a été l'un des principaux avantages dont a bénéficié Warburtons : la planification et la distribution des rapports est une tâche qui s'effectue désormais en 10 minutes, le 1er de chaque mois. 80 % du reporting quotidien est automatisé.

Perte de temps considérable
Deuxième problème: perte de temps considérable

Le rapport du personnel mensuel (effectifs, ETP, salaires et heures supplémentaires) impliquait la réalisation de deux extractions (avec l'outil de Ad Hoc Query et Wage Type Reporter), la fusion des données dans Excel puis l'ajout d'un calcul (ETP). À chaque fois que ces informations étaient nécessaires, la production et la distribution du rapport prenaient 2 heures. Ce rapport était exécuté plus de 80 fois par an, ce qui représentait un investissement de plus de 160 heures par an juste pour exécuter et manipuler un seul rapport.

Solution: le reporting du personnel, simple et rapide

Le rapport du personnel s'exécute et s'envoie désormais en 5 minutes, au lieu de 2 heures. Il a été créé en seulement 30 minutes et est exécuté lorsque cela est nécessaire. Ce rapport est constamment modifié : des champs sont ajoutées, différents types d'heures supplémentaires sont inclus et les indemnités pour usage de véhicule personnel sont mises à jour. Désormais, 2 minutes suffisent pour effectuer des modifications et des tests, ce qui permet d'économiser environ 170 heures par an.

Rapprochement de la paie hebdomadaire
Troisième problème: rapprochement de la paie hebdomadaire

Le rapprochement de la paie hebdomadaire prenait environ 1h par semaine pour chaque boulangerie. Deux extractions des données de paie et une extraction des données de base étaient combinées, puis des calculs étaient effectués pour confirmer que les montants bruts à nets réels par rapport aux montants estimés/planifiés étaient corrects. Pour 12 boulangeries, ce processus prenait un jour et demi par semaine, soit plus de 620 heures par an.

Solution: économies de temps réalisées sur la paie

Le rapport de rapprochement de la paie, exécuté pour chaque usine toutes les semaines, a été écrit en 2 heures sur Query Manager. Le rapport est exécuté sur l'ensemble des douze usines en seulement une demie-heure par semaine, ce qui représente une économie de temps de 592 heures par an, juste pour ce rapport.

2000

HRBSM

543

Paies

750

Retraites

1400

Primes

1000

Total des rapports actifs

Autres témoignages

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Siemens

Siemens PLM Software

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LAFARGEHOLCIM

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LES BÉNÉFICES DE QUERY MANAGER

Gain de temps considérable
Flexibilité lors de la génération de rapports
Les rapports ABAP personnalisés ne sont plus nécessaires
Rapports en libre service pour le responsable des ressources humaines
Moins de pression sur les équipes IT, grâce par exemple à l'élimination de la personnalisation des Infosets
Gestion centralisée des rapports
Facilité d'installation et d'utilisation. Opérationnel en une heure !
Les autorisations SAP sont transférées
Seulement deux jours de formation nécessaires