THE ISLE OF WIGHT COUNCIL: SMOOTH MIGRATION  TO THE EPI-USE LABS CLOUD

LE CONSEIL DE L’ÎLE DE WIGHT : MIGRATION EN TOUTE FLUIDITÉ VERS LE CLOUD D’EPI‑USE LABS

Utiliser la suite Data Sync Manager pour une migration rapide de l’environnement SAP vers une infrastructure cloud rentable avec des services managés et d’hébergement continus.

À PROPOS DU CONSEIL DE L’ÎLE DE WIGHT

Le Conseil de l’Île de Wight est l’autorité unitaire de l’Île de Wight, située près de la côté sud de l’Angleterre. Le Conseil a été formé en 1995 pour remplacer le Conseil de l’Île de Wight et les Conseils des comtés de Medina et South Wight. Le Conseil est responsable des services publics tels que l’éducation, le transport, la planification, la protection sociale, les bibliothèques, les règles en matière de commerce et la gestion des déchets..

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L’ENJEU POUR L’ÎLE DE WIGHT

Notre système SAP étant on‑premise et la quasi‑totalité du matériel en fin de vie, nous devions soit investir de manière significative dans un nouveau matériel, soit rechercher une méthode alternative. Nous avons choisi l’hébergement cloud. Nous étions également assez limités en termes de capacité pour maintenir les systèmes à jour. En migrant vers le cloud, nous pouvions ainsi bénéficier d’une meilleure version de SAP en termes de mise à jour de patches et de packs d’amélioration.

- Gavin Muncaster, Responsable de la stratégie de la technologie de l’information et de la communication, Conseil de l’île de Wight



SAP is at the heart of the Isle of Wight Council’s finance and HR processes

SAP est au coeur des systèmes de gestion des finances et des ressources humaines du Conseil de l’Île de Wight. Confronté à un matériel vieillissant, le Conseil a envisagé la possibilité d’utiliser une nouvelle infrastructure et a examiné les options de transformation de sa plate‑forme et d’hébergement. Leur équipe Basis utilisait Data Sync Manager™ pour rafraîchir les systèmes non productifs et souhaitait faire appel à un prestataire de services pour migrer leur système SAP productif de leur plateforme existante vers la nouvelle plateforme. Le Conseil a évalué les avantages d’une migration vers S/4 ou SuccessFactors par rapport à une solution on‑premise. Ils ont examiné les options offertes par le cloud et souhaitaient une migration rapide de leurs systèmes SAP vers une nouvelle infrastructure cloud rentable afin d’éliminer les contraintes de leur plate‑forme actuelle et de limiter les risques de panne.

    Les défis du Conseil de l’Île de Wight :
  • Matériel vieillissant
  • Nombreux départs à la retraite
  • Absence de mise à jour des systèmes SAP pendant un certain temps
  • Contraintes budgétaires
  • Blockage à venir de la gestion des versions de SAP RH sur leur version de base
  • Nécessité de migrer Windows 2003 et SQL Server 2005

Dans le cadre d’une procédure d’appels d’offres, EPI‑USE Labs a déposé, ainsi que d’autres parties intéressées, une offre pour une mission de Migration et d’hébergement et a obtenu le contrat.

Nous savions que notre système comprenait quelques singularités susceptibles de causer des problèmes pour EPI‑USE. Et finalement, ça n’a pas été le cas. Tout s’est bien passé. Les problèmes mineurs rencontrés ont tous été résolus, ce qui nous a vraiment rassuré.

- Dean Finlayson, Responsable du développement d’applications professionnelles, Conseil de l’Île de Wight Council



LA SOLUTION : CLOUD ET SERVICES MANAGÉS PAR EPI‑USE LABS

Suite à l’appel d’offres public, le Conseil de l’Île de Wight a sélectionné EPI‑USE Labs pour héberger leur environnement SAP et l’exécuter via les services Managés, en exploitant le cloud privé iHost d’EPI‑USE Labs à Londres et Amsterdam. EPI‑USE Labs a organisé des sessions de préparation et de lancement dans les locaux du Conseil afin de présenter le groupe et son approche aux différentes parties prenantes concernées.

Un processus de migration itératif

La méthodologie EPI‑USE Labs engage le client dès le tout 1er jour pour collecter le plus d’informations possibles afin de décrire les étapes et d’établir le calendrier détaillé du projet à venir. Ce processus est basé sur une migration par étapes du système : développement, assurance qualité et production. À chaque étape, les systèmes migrés sont testés et les observations sont consignées dans le projet, ce qui améliore la transition vers l’étape suivante et renforce la confiance du client à l’égard de la solution. L’équipe répond de manière flexible aux besoins changeants des clients tout au long de la mission, ce qui montre à nouveau l’engagement d’EPI‑USE Labs de proposer une offre de services homogène et efficace.

 

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Une transition tout en douceur

Grâce aux tests réalisés tout au long du processus, nous avions la certitude qu’une fois en production, la plupart des problèmes rencontrés seraient résolus. La transition, réalisée sur un week‑end, s’est déroulée avec une facilité surprenante. Après plusieurs projets réalisés ces dernières années, celui‑ci est probablement l’un des plus simples que nous ayons eu à gérer, avec très peu de difficultés, ce qui est très plaisant.

- Dean Finlayson, Responsable du développement d’applications professionnelles, Conseil de l’Île de Wight



Je peux dire qu’un pourcentage important d’utilisateurs ne savaient pas ce qui se passait. C’était donc le projet idéal, avec une amélioration des performances et peu, voire pas, d’interruption d’accès, grâce à une migration réalisée sans difficulté.

- Gavin Muncaster, Responsable de la stratégie de la technologie de l’information et des services numériques, Conseil de l’île de Wight



RÉSULTATS ET BÉNÉFICES


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Une solution sûre, sans incidence sur les coûts

Les préoccupations du Conseil ont été prises en compte en veillant à ce que les normes et accréditations adéquates soient en place dans le cadre du processus. L’une de leurs autres exigences était d’héberger leurs données au Royaume‑Uni et en Europe. Une autre préoccupation était de savoir comment le Conseil réussirait à passer d’un modèle CAPEX à un modèle OPEX pour le financement, et comment gérer au mieux cette transition. Pour le Conseil de l’Île de Wight, tout s’est bien passé, car des fonctionnalités ont pu être arrêtées à la suite de la migration, et la transition n’a pas eu d’incidence sur les coûts.

“Notre effort d’investissement était de 600 000 à 700 000 £, ce qui nous aurait permis de régler la question matérielle, mais n’aurait résolu aucune de nos difficultés en matière de gestion des versions et de patches de mise à niveau, ni nos limites en termes de résilience, de base de connaissances ou de capacité de développement. La transition vers le cloud nous a ainsi ouvert de nouvelles perspectives. Nous disposons maintenant de tous les packs d’amélioration, de meilleurs options de reprise après sinistre et d’une plus grande résilience des systèmes, ce qui est un énorme bonus.”

- Gavin Muncaster, Responsable de la stratégie de la technologie de l’information et de la communication, Conseil de l’île de Wight

Un support rentable

“Par rapport à de nombreuses organisations plus importantes, nous avons une petite équipe de support interne. Nous n’étions vraiment pas équipés pour exploiter le plein potentiel du produit. Les avantages de pouvoir compter sur une équipe de support global chez EPI‑USE Labs sont énormes, mais cela n’aurait aucun sens d’avoir une telle équipe en interne.”

- Dean Finlayson, Responsable du développement d’applications professionnelles, Conseil de l’Île de Wight

Une collaboration étroite

“De nombreuses entreprises proposent de mettre en place un partenariat et promettent de prendre en compte vos préoccupations. Malheureusement, il s’agit bien souvent d’un simple argumentaire commercial. Avec EPI‑USE Labs en revanche, la communication a été très bonne et nous avons réellement établi des liens étroits ; nous avons été en contact régulier avant le projet et après son lancement. Et ces bonnes relations se sont maintenues.”

- Dean Finlayson, Responsable du développement d’applications professionnelles, Conseil de l’Île de Wight

Les perspectives

Au cours de la période qui a suivi, EPI‑USE Labs a formulé des recommandations de mise à niveau pour la migration vers NetWeaver Business Client et EHP8, entraînant l’arrêt du portail et générant des économies supplémentaires. EPI‑USE Labs poursuit sa collaboration avec le Conseil de l’Île de Wight afin de contribuer à améliorer son environnement SAP et à réduire les coûts associés.

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BÉNÉFICES DE DATA SYNC MANAGER

Garantie des données exactes et cohérentes dans les systèmes non productifs
Création rapide de mandants sans post-traitement (BDLS)
Fournit des données à la demande dans l’environnement adéquat
Réduction des interruptions et des temps d’arrêt système
Conformité aux normes de protection des données telles que la loi Sarbanes-Oxley, le BDSG (loi allemande sur la protection des données) et le RGPD
Niveau de pointe de qualité et d’intégralité des données
Réduction considérable de l'espace disque et des coûts de stockage des données
Prise en charge de plus de 1 600 objets de gestion, soit davantage que n’importe quel autre produit de copie de données