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Über Uns
Implementierung der SAP HCM Personalkostenplanung bei der Stuttgarter Straßenbahnen AG
Über das Projekt
Die Vorgängerversion der Komponente (PA-CM-CP) wurde bei der SSB bereits viele Jahre zur Personalkostenplanung verwendet, bevor im ersten Quartal 2018 der Umstieg auf die PA-CP erfolgte. In der aktuell implementierten Lösung werden die wesentlichen Planungskosten auf Basis produktiver Abrechnungsergebnisse ermittelt. Bei vakanten Planstellen sind die Kosten als Sollvorgabe hinterlegt und werden im Rahmen der Datensammlung mit der ausgelieferten Standardmethode gelesen. Zusätzlich zu den Kosten ermitteln kundenspezifische Datensammlungen die unternehmensinternen Kennzahlen zu Kapazitäten und Planstellen auf Basis von hinterlegten Arbeitszeiten, Personal- und Organisationsstrukturen. Die generierten Kostenpläne werden abschließend automatisiert über die Standardschnittstelle von SAP® an das FI/CO-System übermittelt.
Die Kostenbestandteile wurden weitgehend analog der Abrechnungs- und Lohnartenstruktur angelegt, um eine möglichst detaillierte Herleitung der ermittelten Planungskosten bereitstellen zu können. Szenarien zur planmäßigen Erhöhung oder Senkung konnten über abhängige und zusätzliche Kostenbestandteile realisiert werden, die über variable Prozentsätze oder Fixbeträge in Kombination mit Kappungsgrenzen auch dynamische Bestandteile wie Sozialversicherungsbeträge, Zuwendungen oder Urlaubsentgelte entsprechend verarbeiten.
Für die Ermittlung der genannten Kennzahlen wurden eigene Datensammlungsmethoden programmiert und über das BAdI HRHCP00_DC_ORGOBJECT bereitgestellt. Die Kennzahlen zur Kapazität und den Planstellen werden getrennt nach Stammpersonal, Aushilfen/Studenten/Praktikanten und Auszubildende ermittelt und abgestellt. Dazu lesen die Sammlungsmethoden Informationen aus den Infotypen 1014 (Obsolet), 1007 (Vakanz), 1013 (Mitarbeiterkreis) und 1011 (Arbeitszeit) des Organisationsmanagements.
Die Überleitung ins separate FI/CO-System der SSB erfolgt über die SAP-Standardfunktionalität, bei der aus den freigegebenen Personalkostenplänen Buchungsbelege erzeugt und als iDocs zur Weiterverarbeitung im Controlling direkt verbucht werden.
Die Personalkostenplanung in SAP ermöglicht eine detaillierte, Kostenstellen- und monatsorientierte Darstellung der Personalkosten und –kapazitäten. Flexibilität und Transparenz im Planungsprozess konnten deutlich erhöht werden
Herausforderung & Lösung
Wie bei den meisten Implementierungen der Personalkostenplanung lag auch bei der SSB die wesentliche Herausforderung in der sinnvollen Struktur und Zuordnung der Kostenbestandteile zu symbolischen Konten (und damit zu den Lohnarten). Hier hat es sich bewährt, zunächst Excel basiert die relevanten Lohnarten und Symbolischen Konten zu identifizieren und die benötigten Kostenbestandteile analog aufzubauen. Im Anschluss daran konnten abhängigen und zusätzlichen Kostenbestandteile für die gewünschten Szenarien ergänzt und eingerichtet werden. Eine weitere Herausforderung stellte das Testen der Gesamtplanung inklusive der ermittelten Kennzahlen dar. Da mit der neuen Personalkostenplanung auch eine neue Datenqualität und ein tieferer Detaillierungsgrad einherging, konnten die Ergebnisse nicht maschinell mit bereits vorhandenen verglichen, sondern mussten manuell „nachgerechnet“ werden. Besonders die Ermittlung der Kennzahlen mit ihrer Zuordnung zu Mitarbeiterkategorien erforderte eine weitgehend händische Prüfung gegen das bestehende Organisationsmanagement.
Viel Detailarbeit bei der Identifikation und Kategorisierung hat uns eine gute Basis für die weitere operative Arbeit im Organisationsmanagement ermöglicht
Ergebnis
Zusammenfassend lässt sich nach einigen Monaten nach der Produktivsetzung festhalten, dass die neu eingeführte Personalkostenplanung einen deutlichen Qualitätsgewinn hinsichtlich Transparenz, Genauigkeit, Nachvollziehbarkeit und Planungsdetaillierung für die SSB markiert. Der laufende Betrieb hat jedoch auch gezeigt, dass diese Verbesserungen nur durch eine konsistente und bisweilen aufwändige Pflege besonders des Organisationsmanagements aufrecht zu erhalten sind. Man wird die ein oder andere Konstellation nochmals auf den Prüfstand stellen, um die implementierte Lösung weiter zu optimieren und letztlich den Pflegeaufwand sinnvoll zu reduzieren.
Mit der Implementierung der Personalkostenplanung gelingt uns ein wichtiger weiterer Schritt im Rahmen unserer neustrukturierten, integrierten Wirtschaftsplanung des Gesamtunternehmens.
ArcelorMittal Bremen
SCHOTT
