Trost

TROST Auto Service Technik SE

TROST findet mit Query Manager sein maßgeschneidertes und individuelles HR Reporting

Über TROST Auto Service Technik SE

Die TROST AUTO SERVICE TECHNIK SE ist eines der europaweit führenden Handelsunternehmen für Kfz-Teile, Werkstattausrüstung, Werkzeuge, Diagnose und Werkstattkonzepte. Mit rund 150 eigenen Verkaufshäusern in fünf Ländern, 4.000 Mitarbeitern und über 100 Jahren Erfahrung liefert TROST dem freien Werkstattmarkt Antworten auf die zunehmend komplexen Anforderungen des Kfz-Reparaturgeschäftes. Auch den immer wichtiger werdenden Dienstleistungsbereich deckt TROST mit dem webbasierten Teile- und Technikkatalog bzw. der Werkstattsoftware repdoc sowie maßgeschneiderten Marketing- und Werkstattkonzepten umfassend ab.

TROST hat im März 2014 den Query Manager eingeführt und nutzt ihn hauptsächlich für das Reporting von Daten aus der Personalabrechnung, der Personalplanung und der Zeitwirtschaft. Die Effizienzsteigerung durch den Einsatz von Query Manager ist bei TROST deutlich festzustellen und TROST macht sich diese zu Nutze. So werden die gewonnenen Ressourcen sowohl für die Vertiefung des Reportings, als auch für die Umsetzung anderer HR-Projekte genutzt. 

ANFORDERUNGEN DES KUNDEN

Die SAP HCM Landschaft der TROST AUTO SERVICE TECHNIK SE umfasst Personaladministration, Entgeltabrechnung, Zeitwirtschaft, Organisationsmanagement sowie Schnittstellen zum ESS, MSS, und einem Planungs- und Rückstellungstool. Die Daten für das HCM Reporting wurden vor dem Einsatz des Query Managers mit Hilfe der SAP Standard Auswertungstools wie beispielsweise der Ad-hoc Query oder dem Lohnartenreporter abgerufen und in Excel exportiert. Anschließend wurden die einzelnen Excel Listen aufgearbeitet und mit Hilfe des S-Verweises miteinander verknüpft. Auf individuell geschriebene ABAP-Reports wurde so gut wie möglich verzichtet, um Kosten und Aufwände zu sparen. Dies führte dazu, dass einige Auswertungen schlichtweg nicht umgesetzt werden konnten. Mit dem Projekt sollten folgende Ziele erreicht werden: 

  • mehrere Gehaltsbestandteile in einer Zeile darstellen können.
  • Stammdaten, Zeitwirtschaftsdaten, OM-Daten und Daten aus Z-Tabellen in einem Report auswerten und dabei Nullwerte flexibel ein- oder ausschließen können.
  • das HR-Reporting speziell in der Personalabrechnung und –planung vertiefen.
  • sicherstellen, dass trotz der gestiegenen Auswertungsmöglichkeiten der Datenschutz garantiert ist.
  • kein großes Implementierungsprojekt für das neue Tool

LÖSUNGEN & VORTEILE FÜR DEN KUNDEN

RESSOURCEN- UND ZEITERSPARNIS
Der Einsatz des Query Managers ermöglicht TROST fortan alle Auswertungen in einem Tool zentral durchzuführen, ohne dabei Daten exportieren und aufarbeiten zu müssen. Durch den Wegfall dieser fehleranfälligen und zeitraubenden Aufarbeitung von Excel-Listen und deren aufwändigem Zusammenführen, konnten im HR Controlling der TROST massiv Ressourcen eingespart werden. Ein einfaches Beispiel: Dank des Query Managers kann TROST heute für jeden Infotypen einzeln mit nur einem Klick wählen, ob Nullwerte mit ausgegeben werden sollen oder nicht. Allein durch diesen kleinen Schritt im Query Manager werden mehrere Arbeitsstunden pro Monat eingespart. Gleiches funktioniert analog bei der Erstellung einer Pivot Tabelle. Ein Klick genügt und TROST kann beispielsweise mehrere Lohnarten pro Mitarbeiter in einer Zeile ausgeben, statt wie im SAP Standard pro Zeile jeweils nur eine Lohnart. Die Zeitersparnis ist auch hier signifikant.
STEIGERUNG DER FLEXIBILITÄT UND EFFIZIENZ

Neben der Zeiteinsparung und Effizienzsteigerung profitiert TROST auch von den gestiegenen Auswertungsmöglichkeiten. So können mit dem Query Manager flexibel Daten aus der PA einfach per „Drag and Drop“ mit Daten aus der PY, PT, PD und anderen Modulen verknüpft werden. Die dadurch gewonnene Flexibilität und Zeit wird von TROST dazu verwendet, das Personalcontrolling zu vertiefen und Reports, die zuvor aus Kosten- und Zeitgründen nicht umgesetzt werden konnten, umzusetzen.

Ein weiterer Vorteil des Query Managers zur Effizienzsteigerung, den sich TROST zu Nutze macht, ist die E-Mail Versandoption. Hier können die Reportergebnisse direkt aus dem Query Manager z.B. im Excel- oder PDF- Format per SAP Inbox oder auch an externe Emailadressen verschickt werden. Dazu kommt, dass diese individuell je nach Empfänger selektiert und versendet werden können. So können einzelne HCM-Reports problemlos für größere Verteilerkreise genutzt werden, ohne dabei den Datenschutz zu verletzen und müssen nicht mehrfach für unterschiedliche Benutzer angelegt werden.

Ein weiteres Highlight zur Effizienzsteigerung ist die Möglichkeit, regelmäßig wiederkehrende HRAuswertungen über den Query Manager in die SAP Jobsteuerung einzubinden. So müssen HR-Reports, die im Wochen- oder Monatsrhythmus ausgeführt werden müssen, nur einmalig aufgesetzt werden. Danach führt der Query Manager diese automatisch in der gewählten Periode aus. Da hierfür auch die E-Mail-Versandoption mit wenigen Klicks problemlos eingebunden werden kann, werden die Wochenund Monatsergebnisse der TROST ganz einfach und automatisch per E-Mail an die entsprechenden Mitarbeiter versendet.

SICHERHEIT BEIM DATENSCHUTZ
Insbesondere beim Datenschutz wollte TROST auf Nummer sicher gehen und nutzt auch hier den Query Manager voll aus. Neben der Tatsache, dass die Standard Berechtigungen des SAP HCM vom Query Manager übernommen werden, nutzt TROST die Query Manager eigene Rollenverteilung, um die Auswertungsmöglichkeiten zu steuern und einzuschränken. Außerdem nutzt TROST die Reiterstruktur im Query Manager, um Standard Auswertung thematisch zu ordnen und nur einzelnen Nutzern, mit entsprechenden Zuständigkeiten und Berechtigungen darauf Zugriff zu geben.
AUSBLICK
TROST setzt den Query Manager momentan Hauptsächlich für die Personalabrechnung und die Personalplanung ein. Diese Bereiche sollen genauso vertieft werden, wie die Zeitwirtschaft. Des Weiteren plant TROST, Reports aus dem Query Manager auch in Ihre MSS Szenarien einzubinden und so Ihren Führungskräften noch weitere Auswertungen zur Verfügung stellen zu können.

 

"Eigentlich sollte so ein Werkzeug wie der Query Manager zum Standard eines
SAP Systems gehören."

Sylvia Thies-Ulrich, Teamleiterin Entgeltabrechnung | TROST AUTO SERVICE TECHNIK SE

VORTEILE VON QUERY MANAGER

Enorme Zeiteinsparungen
Flexibilität bei der Reporterstellung
Nutzen Sie vordefinierte Berichte oder erstellen Sie in wenigen Minuten eigene Abfragen
Profitieren Sie von zusätzlichen Berichten unserer aktiven Online Community
Verwalten Sie alle Abfragen und Ergebnisse auf einem Bildschirm
Kundeneigene ABAP-Berichte nicht mehr notwendig
Übernimmt automatisch die SAP HCM Standardberechtigungen
Schnelle Implementierung in weniger als einem Tag
Nur zwei Tage Schulung notwendig