Basierend auf der Feststellung des konkreten IST-Zustandes verschiedener Prozesse aus den Bereichen Personaladministration, Personalabrechnung und Zeitwirtschaft erfolgte die Dokumentation und Visualisierung. Dies diente als Ausgangspunkt für die Formulierung von auf die konkreten Unternehmensbedingungen abgestimmten Handlungsempfehlungen sowie der Verdeutlichung der damit verbundenen Verbesserungen.

Gemeinsam mit einem unserer BPO Partner begannen wir mit der Sichtung der vorhandenen Unterlagen (z.B. Verträge, Arbeitsanweisungen, Visualisierungen). Nach einer intensiven Auseinandersetzung mit diesen Dokumenten wurden mehrere mehrtägige Vorort-Interviews durchgeführt. Hiermit sollte neben der inhaltlichen Komponente frühestmöglich auch die Akzeptanz der involvierten Mitarbeiter sichergestellt werden. Unterstützt durch diesen vertrauensvollen Umgang konnten schnell tiefere Einblicke in die prozessualen Abläufe und die verwendete Software gewonnen werden. Nachdem die Prozesse Gestalt annahmen, erfolgte eine erste Dokumentation in Excel sowie eine Visualisierung in ARIS express. In weiteren Besprechungen wurde sichergestellt, dass die aufgenommenen Prozesse tatsächlich dem entsprachen, wie die jeweiligen Interviewpartner diese vermitteln wollten. Notwendige Anpassungen wurden entsprechend vorgenommen und mittels Teilabnahmen fixiert. Die Perspektive, wie die jeweiligen Führungskräfte und Mitarbeiter ihre Prozesse wahrnahmen, wurde durch zusätzliche Beobachtungen konkreter Arbeitsabläufe ergänzt. Diese gesamten Erkenntnisse wurden im Folgenden bei der Erstellung des Abschlussberichtes aufgegriffen und in Form von Handlungsempfehlungen verarbeitet.

Dank der ausgezeichneten Zusammenarbeit der Consultants wurde das Projektvorhaben erfolgreich in „Time und Budget“ umgesetzt.