Freie Universität Berlin

FREIE UNIVERSITÄT BERLIN

Query Manager im Auftrag der Forschung und Lehre - maßgeschneidertes SAP HCM Reporting

ÜBER DIE FREIE UNIVERSITÄT BERLIN

Die Freie Universität Berlin im Südwesten der Hauptstadt ist eine junge, dynamische und international ausgerichtete Spitzenuniversität. Sie zählt zu den elf Hochschulen, die 2012 nach einem bundesweiten Wettbewerb als Exzellenzuniversitäten ausgezeichnet wurden. An der Hochschule forschen und lehren 495 Professorinnen und Professoren in einem breiten Spektrum an Fächern der Geistes- und Sozialwissenschaften sowie der Natur und Lebenswissenschaften. Gegründet wurde die Hochschule 1948 von Studierenden und Professoren als freiheitliche Antwort auf die Verfolgung systemkritischer Studenten an der Universität Unter den Linden im damaligen sowjetischen Sektor der geteilten Stadt. Die Freie Universität ist nach Zahlen der Alexander von Humboldt-Stiftung und des Deutschen Akademischen Austauschdienstes hierzulande beliebtester Ort für Spitzenforscherinnen und -forscher und für Studierende aus dem Ausland. Von dort kommt ein Fünftel der 32.250 Studierenden und ein Viertel der 4350 Doktoranden. 

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Query Manager bietet der Freien Universität Berlin modulübergreifendes Reporting über alle Daten im HCM. Die benutzerfreundliche Software ermöglicht die Erstellung komplexer Berichte ohne zeit- und kostenintensive ABAP Programmierungen.

HERAUSFORDERUNGEN

Die Freie Universität Berlin bearbeitet über 8.500 Abrechnungsfälle. Seit 2001 setzt man auf den Einsatz eines integrierten SAP HCM Systems als 3-stufige Systemlandschaft. Darüber hinaus kommt ein SAP SRM sowie ein Student Lifecycle Management System zum Einsatz. 

Zu den eingesetzten HCM-Modulen gehören: Personaladministration (PA), -Abrechnung (PY), -Kostenplanung (PKP), Organisationsmanagement (OM), Bewerbermanagement, Reisekostenmanagement sowie der Obligo-Prozessor. Vor der Einführung des Query Managers wurde das operative Reporting mit SAP Bordmitteln, wie z.B. dem Lohnartenreporter, als auch interner und externer ABAP Programmierung und Excel-Weiterverarbeitung abgebildet. Ein SAP BW System kommt nicht zum Einsatz.

Die größte Herausforderung des bisherigen Reportings war die fehlende Grundfunktionalität in der Verknüpfung verschiedener Daten unterschiedlicher Infotypen. Neben der eingeschränkten Möglichkeit verschiedene Clusterdaten oder Nullwerte über die SAP Standardmittel auswerten zu können, kam hinzu, dass sehr oft auf aufwendig und teuer programmierten ABAP Reports zurückgegriffen werden musste. Diese Programmierung galt es zu minimieren und erforderte eine benutzerfreundliche, flexible und leistungsstarke Reporting Software, um zukünftig komplexe Bericht ad-hoc bereitstellen zu können. Die Faktoren Zeit (Zeiteinsparung durch schnellere Erstellung von Auswertungen) und Ressourcen (keine Abhängigkeit von der IT) waren weitere Anforderungen. Vor diesem Hintergrund entschied sich die FU Berlin für die Evaluierung des Query Managers.

LÖSUNG & ERGEBNISSE

PROZESSVERBESSERUNG

In der Personalabrechnung finden sich die meisten Anwendungsfälle wieder, in denen der Query Manager in notwendiges Tool geworden ist. Hier wurde sofortige  Prozessverbesserung realisiert, indem alltäglich anfallende Reports statt mit aufwendiger ABAP Programmierung und SAP Bordmitteln, unkompliziert mit Query Manager gelöst werden konnten. Speziell die Anforderung zur Auswertung von Abrechnungsclustern sowie die einfache Integration von Tabellen im Meldewesen lassen sich heute mit dem Query Manager einfach und schnell umsetzen. Darüber hinaus konnten nun auch Anwendungsszenarien u.a. zur Datenbereinigung, Auswertung der Lohnarten von Beamten sowie zur Umsetzung des Wissenschaftszeitgesetztes (WissZeitVG) etabliert werden. Durch einfaches, direktes Hinzufügen von Infotypen, Clustern und Tabellen können nun im Handumdrehen die komplette Bandbreite der benötigten
Auswertungen ermittelt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um SAP Standard Tabellen oder kundeneigene Tabellen handelt.

STEIGERUNG DER QUALITÄT
Mit der Option gezielt Null-Stellen auswerten zu können, ist man darüber hinaus in der Lage bestimmte Datenlücken, wie z.B. Mitarbeiter mit fehlender Bankverbindung, zu identifizieren. Dies erlaubt schnelle Auswertungsmöglichkeiten zur Steigerung der Datenqualität sowie Bereinigung. Alle Berechnungen und Zusammenstellungen von Verknüpfungen erfolgen nun direkt und zentral im Query Manager. Jeder Nutzer kann erstellte Berichte privat speichern, oder auch gezielt anderen Kollegen zur Verfügung stellen. Query Manager setzt dafür auf das bestehende SAP HCM Berechtigungskonzept auf und erweitert diese um eigene Berechtigungen auf Gruppen- oder auch Benutzerbasis. Alte Auswertungen werden dadurch Schritt für Schritt mit gesteigerter Qualität und Nachvollziehbarkeit ersetzt.
INTEGRATION & AUSBLICK
Die Freie Universität Berlin hat im Sommer 2017 auf eine SAP HANA basierende Umgebung migriert. Durch die vollständige Netweaver Integration der Software war dieser Umzug unproblematisch realisiert worden.
 
Die Freie Universität Berlin plant zukünftig eine Auswahl an vorgefertigten Auswertungen, für wiederkehrende Reportinganfragen, zentral im Query Manager bereit zu stellen. SAP HCM Key-User sollen somit entlastet werden und die Möglichkeit bekommen, das regelmäßige  Berichtswesen zu automatisieren.

Unsere komplexen Anforderungen, insbesondere in der Personalabrechnung, konnten schnell umgesetzt werden. Von der gesteigerten Qualität unserer Berichte profitieren wir täglich!

Gudrun Buchholz, Personalsysteme | Freie Universität Berlin


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