Die Freie Universität Berlin bearbeitet über 8.500 Abrechnungsfälle. Seit 2001 setzt man auf den Einsatz eines integrierten SAP HCM Systems als 3-stufige Systemlandschaft. Darüber hinaus kommt ein SAP SRM sowie ein Student Lifecycle Management System zum Einsatz. 

Zu den eingesetzten HCM-Modulen gehören: Personaladministration (PA), -Abrechnung (PY), -Kostenplanung (PKP), Organisationsmanagement (OM), Bewerbermanagement, Reisekostenmanagement sowie der Obligo-Prozessor. Vor der Einführung des Query Managers wurde das operative Reporting mit SAP Bordmitteln, wie z.B. dem Lohnartenreporter, als auch interner und externer ABAP Programmierung und Excel-Weiterverarbeitung abgebildet. Ein SAP BW System kommt nicht zum Einsatz.

Die größte Herausforderung des bisherigen Reportings war die fehlende Grundfunktionalität in der Verknüpfung verschiedener Daten unterschiedlicher Infotypen. Neben der eingeschränkten Möglichkeit verschiedene Clusterdaten oder Nullwerte über die SAP Standardmittel auswerten zu können, kam hinzu, dass sehr oft auf aufwendig und teuer programmierten ABAP Reports zurückgegriffen werden musste. Diese Programmierung galt es zu minimieren und erforderte eine benutzerfreundliche, flexible und leistungsstarke Reporting Software, um zukünftig komplexe Bericht ad-hoc bereitstellen zu können. Die Faktoren Zeit (Zeiteinsparung durch schnellere Erstellung von Auswertungen) und Ressourcen (keine Abhängigkeit von der IT) waren weitere Anforderungen. Vor diesem Hintergrund entschied sich die FU Berlin für die Evaluierung des Query Managers.