THE ISLE OF WIGHT COUNCIL: SMOOTH MIGRATION  TO THE EPI-USE LABS CLOUD

The Isle of Wight Council: Reibungslose Migration in die EPI-USE Labs Cloud

Data Sync Manager Suite ermöglicht schnelle Migration der SAP Umgebung in eine kosteneffiziente Cloud Infrastruktur mit fortlaufendem Hosting und Managed Services.


„Unser SAP System befand sich On-Premise, und die gesamte Hardware war im Wesentlichen am Ende ihrer Lebensdauer, so dass wir entweder eine erhebliche Investition in neue Hardware tätigen oder nach einer alternativen Option suchen mussten. Wir entschieden uns für Cloud Hosting. Außerdem waren wir in Bezug auf die Kapazität, die Systeme auf dem neuesten Stand zu halten, recht begrenzt. Der Umstieg in die Cloud war eine Chance, eine bessere Version von SAP in Form von aktuellen Patches und Enhancement Packs zu erhalten."

Gavin Muncaster, Strategic Manager ICT & Digital Services, Isle of Wight Council



ÜBER THE ISLE OF WIGHT COUNCIL

The Isle of Wight Council ist eine einheitliche Verwaltungsbehörde, die die Isle of Wight nahe der Südküste Englands abdeckt. Die Behörde wurde 1995 gegründet und ersetzte Isle of Wight County Council sowie Medina und South Wight Borough Councils. Die Behörde ist für öffentliche Dienstleistungen und Einrichtungen wie Bildung, Verkehr, Planung, Sozialwesen, Bibliotheken, Handelsstandards und Abfallmanagement zuständig.

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Die Herausforderungen

SAP ist das Herzstück der Finanz- und Personalprozesse des Isle of Wight Council. Angesichts der Herausforderungen durch veraltete Hardware hat die Verwaltungsbehörde einige Zeit damit verbracht, über eine neue Infrastruktur nachzudenken und Optionen für Re-Platforming und Hosting zu prüfen. Ihr Basis Team nutzte bereits Data Sync Manager™, um die nicht-produktive Landschaft zu aktualisieren, und war an einer Migration ihres SAP-Produktionssystems von der bestehenden auf die neue Plattform interessiert. Die Behörde wog die Vorteile eines Wechsels zu S/4HANA, SuccessFactors oder On-Premise zu bleiben ab. Sie prüften Cloud-Optionen und erforderten eine rasche Migration ihrer SAP-Systeme auf eine neue kosteneffiziente Cloud-Infrastruktur, um die Einschränkungen der derzeitigen Plattform zu beseitigen und das Risiko von Systemausfällen zu mindern.

Herausforderungen des Isle of Wight Council im Überblick:

  • Alternde Hardware
  • In Rente gehende Arbeitskräfte
  • Keine aktualisierten SAP-Systeme
  • Budgetbeschränkungen
  • Bevorstehender Engpass bei der SAP HR Versionierung auf ihrer Kernel Version
  • Notwendigkeit der Umstellung von Windows 2003 und SQL Server 2005

In einem offenen Ausschreibungsverfahren bewarb sich EPI-USE Labs um den Auftrag für Migration und Hosting und erhielt den Zuschlag.

DIE LÖSUNG: EPI-USE LABS CLOUD UND MANAGED SERVICES

Im Anschluss an die öffentliche Ausschreibung wählte der Isle of Wight Council EPI-USE Labs aus, um ihre SAP-Umgebung zu hosten und diese auch über Managed Services zu betreiben. Hierbei wird die iHost Private Cloud von EPI-USE Labs in London und Amsterdam genutzt. EPI-USE Labs führte Kickoff- und Planungsmeetings beim Kunden vor Ort durch, um ihren Projektansatz, Prozess und Vorgehensweise allen beteiligten Interessengruppen vorzustellen.

Schrittweiser Migrationsprozess

Die EPI-USE Labs-Methodik sieht vor, dass der Kunde vom ersten Tag an so viele Informationen wie möglich sammelt und bereitstellt, um die Schritte besser zu planen und den Zeitrahmen für das bevorstehende Projekt festzulegen. Dieser Prozess basiert auf einer stufenweisen Migration der Landschaft: Entwicklung, QA und Produktion. In jeder Phase werden die migrierten Systeme getestet und die Erkenntnisse in das Projekt zurückgeführt. Dadurch wird der Übergang zur nächsten Phase verbessert und das Vertrauen des Kunden in die Lösung gestärkt. Das Team kann während des gesamten Migrationsprozesses flexibel auf sich ändernde Kundenanforderungen reagieren und stellt somit einen reibungslosen Projekterfolg sicher.

 

Schrittweiser Migrationsprozess

 

„Wir wussten, dass es einige spezifische Eigenheiten in unserem System gab, die EPI-USE Labs Probleme bereiten könnten. Aber das war nicht der Fall. Alles wurde einfach erledigt. Jedes kleinere Problem wurde einfach behoben, was sehr beruhigend war.“

Dean Finlayson, Corporate Application Development Lead, Isle of Wight Council

Reibungslose Umstellung

„Die Tests während des gesamten Prozesses haben dazu geführt, dass wir zum Zeitpunkt der Go-Live Phase sicher waren, die meisten Probleme gelöst zu haben. Die Umstellung fand an einem Wochenende statt und verlief überraschend reibungslos. Nachdem wir in den letzten Jahren eine Reihe von Projekten abgewickelt haben, ist dies wahrscheinlich eines der reibungslosesten, das wir je hatten.“

Dean Finlayson, Corporate Application Development Lead, Isle of Wight Council



„Ich muss ehrlicherweise zugeben, dass ein Großteil der Benutzer nichts von der Umstellung wusste. Dank einer reibungslosen Migration war es also das ideale Projekt, mit einer Verbesserung der Leistung und wenig bis keine Unterbrechung für unsere Nutzer.“

Gavin Muncaster, Strategic Manager ICT & Digital Services, Isle of Wight Council



Vorteile

Vorteile

 

Eine sichere, kosteneffiziente Lösung

Den Sicherheitsbedenken der Behörde wurde vorgebeugt, indem sichergestellt wurde, dass die richtigen Standards und Zertifizierungen als Teil des Prozesses eingeführt wurden. Ihre Daten sollten auch nur im Vereinigten Königreich und in Europa gehostet werden. Weitere Bedenken und Fragen gab es seitens der Behörde bei der Handhabung und Übergang von einem CAPEX- zu einem OPEX-Finanzierungsmodell. Aufgrund der Migration konnten einige Funktionen stillgelegt werden und das Projekt kosteneffizient abgeschlossen werden.

„Wir standen vor einer Hardware Investition von £600.000 - £700.000, die unsere Hardware Probleme gelöst hätte, aber keine unserer Herausforderungen in Bezug auf Versionierung und Upgrade-Patches, begrenzte Leistungsfähigkeit, Wissensbasis oder Entwicklungskapazität. Der Umstieg in die Cloud bietet uns neue Möglichkeiten. Wir haben jetzt alle Erweiterungspakete, bessere Disaster-Recovery-Optionen und die Ausfallsicherheit der Systeme. Das ist ein riesiger Erfolg für uns!"

Gavin Muncaster, Strategic Manager ICT & Digital Services, Isle of Wight Council

Kosteneffektiver Support

„Im Vergleich zu vielen größeren Behörden haben wir ein kleines internes Support-Team. Wir waren nicht wirklich in der Lage die Lösung optimal anzuwenden. Es ist von großem Vorteil ein ganzes Support-Team von der EPI-USE Labs an der Seite zu haben.“

Dean Finlayson, Corporate Application Development Lead, Isle of Wight Council

Eine enge Partnerschaft

„Die Kommunikation mit EPI-USE Labs war sehr gut und in jeder Projektphase standen wir in regelmäßigem Kontakt. Wir haben tatsächlich eine enge Beziehung aufgebaut und diese hat sich fortgesetzt.“

Dean Finlayson, Corporate Application Development Lead, Isle of Wight Council

DER WEG IN DIE ZUKUNFT

EPI-USE Labs arbeitet auch weiterhin eng mit Isle of Wight Council zusammen und ermöglicht fortlaufende Kosteneinsparungen in ihrer SAP Landschaft durch Upgrade Empfehlungen wie beispielsweise die Migration zu NetWeaver Business Client und EHP8.

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