고객 성공 사례: Document Builder를 통해 간소화된 Dorset Council의 SAP HCM

Document Builder: 가치 있는 투자

당면 과제: 복잡한 직원 계약서

Dorset Council의 인사팀은 복잡한 직원 계약서와 인사 서신을 작성하는 데 많은 시간을 소비했습니다. 직원 계약서는 개인별 맞춤형 커버 레터와 직원 계약 유형 및 특정 직원 조건에 따라 달라지는 여러 섹션으로 구성된 복잡한 문서입니다.

팀에서 사용하는 프로세스는 SAP의 Infotype 906에서 관련 정보를 추출하고 MS Excel에서 데이터를 조작한 다음 매크로를 사용하여 MS Word에 복사하여 붙여넣은 다음 필요에 따라 수동으로 조정하는 것이었습니다. 이 작업은 번거롭고 오류가 발생하기 쉬우며 시간이 많이 소요되는 작업이었습니다.

해결책: EPI-USE Labs의 Document Builder

EPI-USE Labs의 기존 고객인 Dorset Council은 실시간 HCM 보고서를 생성할 수 있는 Query Manager가 제공하는 기능에 깊은 인상을 받았습니다. 기존 Query Manager 기술을 사용하여 직원 계약서 작성을 자동화하기 위해 Dorset Council은 Document Builder에 투자하기로 결정했습니다.

Dorset Council은 Document Builder를 통해 프로세스를 간소화하고 상당한 시간을 절약하여 더 부가가치가 높은 서비스에 재투자할 수 있게 되었습니다. 즉, 수작업을 없애고 개별화된 계약서를 빠르고 안전하게 생성할 수 있게 되었습니다. Query Manager 보고서를 기반으로 필요에 따라 다양한 레이아웃과 헤더를 사용하여 표 형식으로 개인화된 커버 레터와 세부 사항(근무 시간 및 기타 고용 조건)을 작성할 수 있습니다.

"조건부 단락과 조건부 페이지를 선택할 수 있는 옵션은 우리에게 진정한 게임 체인저입니다."라고 Dorset Council의 HR 시스템 고문인 Richard Cain은 말합니다. "다양한 고용 조건에 맞게 문서를 쉽게 조정하고 전문가 수준의 서신과 계약서를 작성할 수 있다는 뜻입니다. 15,000명 이상의 직원을 위한 계약서를 작성하는 입장에서 이는 큰 이점입니다.

"중요한 점은 Query Manager의 모든 기능을 사용할 수 있을 뿐만 아니라 Document Builder 자체에서 추가적인 의사 결정을 내릴 수 있다는 점입니다. 예를 들어, 사용 시 첫 화면에서 변경할 수 있으므로 비정상적인 시나리오에서 사용할 수 없는 데이터가 있는 경우 템플릿을 재정의할 수 있습니다."

결과: 가치 있는 투자

"전반적으로 Document Builder에 매우 만족하고 있습니다. 저희에게는 매우 가치 있는 투자였고, 사용 중인 사람들로부터 압도적으로 긍정적인 반응을 얻었습니다."라고 Richard는 말합니다. "새로운 작업 방식은 몇 가지 세부 정보를 입력하고 보고서를 실행하기만 하면 대부분의 정보가 시스템에 이미 있기 때문에 훨씬 더 빠릅니다. 고객마다 다른 버전을 만들 수 있고 수작업이 필요 없습니다."

"지금은 고용 계약서에만 사용하고 있지만, 임시직 직원을 위한 변경 서신이나 계약서 등 다른 많은 옵션이 있습니다. 또한 무급 휴가, 자동 가입 연금 안내문과 같은 다른 복잡한 서신에도 사용할 수 있기를 기대하고 있습니다. 기본 편지 템플릿 초안을 작성하고 나면 다양한 용도로 사용할 수 있습니다."

"Document Builder 자체는 사용하기 매우 간단하며, EPI-USE Labs에서 하루 동안 교육을 받았는데 매우 훌륭했습니다. 또한 서비스 컨설턴트와 지원팀 모두 우리에게 맞는 솔루션을 신속하게 맞춤 제공하는 후속 지원과 도움도 매우 인상적이었습니다."

Dorset Council 소개

Dorset Council은 영국 Dorset의 단일 기관입니다. 2019년 4월 1일 East Dorset, North Dorset, Purbeck, West Dorset, Weymouth와 Portland, Dorset County Council이 이 새로운 단체로 대체되었습니다. Dorset Council은 마을 및 교구 의회와 협력하여 일합니다.

Dorset Council은 학교, 노인과 취약계층을 위한 사회적 돌봄, 도로 유지 보수, 도서관, 거래 표준 등 방대한 업무를 담당하고 있습니다.

또한 새로운 단체는 지역 계획, 협의회 주택, 쓰레기 수거, 스포츠 및 레저 시설, 거리 청소 등 이전 협의회가 담당했던 업무도 이어받았습니다. 그 밖에도 경제 개발 및 재생, 비상 계획, 관광 진흥, 해안 보호 등의 업무를 담당합니다.