University of Tenessee - 몇 달이 아닌 며칠이 걸리는 HCM 테스트 프로세스

당면 과제:

HR 환경은 끊임없이 변화하고 있습니다. 이러한 변화는 내부 정책의 변경(새로운 복리후생 패키지), 정부 주도의 규제 변화(새로운 세법), SAP 업그레이드 또는 지원 팩과 같은 소프트웨어 변경으로 인해 발생할 수 있습니다. 이로 인해 두 가지 주요 문제가 발생합니다:
1. 변경이 올바른 결과를 가져오는가?
2. 누구에게 영향을 미치는가?

그러나 테스트는 지원 또는 개선 팩을 설치하는 동안 리소스를 크게 소모하며, 테네시 대학교의 경우 BSI TaxFactory 업그레이드를 진행합니다. 중대형 조직에서 테스트 프로세스를 정기적으로 실행하는 데 필요한 노력은 상당하며, 대부분의 조직은 전체 인원을 대상으로 급여 및 회계에 게시를 적절히 테스트할 리소스나 시간이 없습니다. 그 결과, 일부 시나리오만 개발되고 소수의 직원 샘플만 테스트에 사용되어 정보 누락과 부정확한 데이터가 발생하게 됩니다. 안타깝게도 SAP의 기능 개선(Enhancement) 및 수정 사항(Correction)이 미치는 영향을 충분히 파악하지 못하는 경우가 많아, 여전히 오류가 운영 환경으로 유입될 수 있습니다.

급여 및 회계에 게시에 대한 테스트 프로세스는 신중하게 선택한 시나리오와 약 500명의 직원 샘플을 사용하여 일반적으로 두 달이 걸렸습니다. 이 테스트는 포괄적이지 않았고 데이터 정확성이 항상 의심스러웠습니다.

솔루션: Data Sync Manager 및 Variance Monitor

시간과 노력을 줄일 수 있는 솔루션이 필요했고, 그 핵심 동력은 자동화에 있었습니다. 이 대학은 이러한 목표를 달성하기 위해 EPI-USE Labs의 Data Sync Manager(DSM)와 Variance Monitor를 선택했습니다.

왜 Data Sync Manager인가요?

Data Sync Manager는 선택한 데이터를 비운영 시스템에 복사합니다. 빠른 속도와 지원 팩 및 업데이트 테스트의 편의성 및 보안성 때문에 선택되었습니다. 최신의 유효하고 정확한 운영 데이터를 테스트 환경으로 쉽게 전송하여 다운타임 없이 테스트할 수 있습니다.

왜 Variance Monitor인가요?

Variance Monitor는 사용자가 설정한 허용 오차에 따라 SAP HCM 데이터를 비교합니다. 시스템, 고객, 급여 기간을 비교하고 파일에 있는 데이터와도 비교할 수 있습니다.

Variance Monitor는 HR 시스템에서 크게 두 가지 용도로 사용됩니다:

• 첫째, 구성 변경 또는 SAP 업그레이드 시 부적절한 구성이 프로덕션 시스템에 적용될 수 있는 위험을 줄여줍니다.
• 둘째, 급여 주기마다 매일 사용할 경우 기존 급여와 마지막 급여를 비교하고 새로운 복리후생 계획, 새로운 노조 규정, 새로운 임금 유형 또는 구성 등 시스템에 적용된 모든 변경 사항을 강조 표시합니다.

Variance Monitor는 변경과 관련된 리스크와 비용을 줄이는 데 매우 유용하며, 관리자는 변경 사항이 영향을 받아야 하는 사람과 시스템에만 영향을 미치도록 할 수 있습니다.

Variance Monitor의 일상적인 사용

급여를 주 단위, 격주 단위, 반월 단위 또는 월 단위로 실행하든, 데이터 변경이 한 명 이상의 직원 급여에 영향을 미칠 가능성은 항상 존재합니다. 대부분의 프로세스는 데이터의 양이 많기 때문에 직원 데이터의 하위 집합을 사용하므로 실제 문제를 놓칠 위험이 있습니다. 급여를 회수하는 것은 시간이 많이 걸리고 노동 집약적인 프로세스입니다.

Variance Monitor는 이러한 모든 리스크를 줄여줍니다. 대학에서는 전체 직원 집단에 대한 데이터를 검토하고, 백분율 및 금액 편차를 모두 확인하고, 드릴다운하여 편차의 원인을 찾을 수 있습니다. 이제 대학은 단 2~3일 만에 전체 인구를 테스트할 수 있습니다.

Variance Monitor의 이점

Variance Monitor를 통해 대학은 다음을 수행할 수 있습니다:

• 변동을 자세히 확인하거나 요약을 확인하여 문제가 발생하기 전에 문제 해결
• 여러 규칙을 생성하여 대규모로 문제 파악
• 기간마다 쉽게 비교를 반복
• 시뮬레이션 모드에서 실행하여 구성 변경 사항 확인
• 급여 지급이 시작되기 전에 수정해야 할 문제 포착

대학이 경험한 전반적인 이점

테네시 대학교의 테스트 프로세스가 30배 빨라졌습니다. 이전에는 2~3개월이 걸리던 것이 이제는 2~3일이면 완료됩니다. 시간이 크게 절약되어 다른 우선순위에 집중할 수 있는 리소스를 확보할 수 있게 되어 매우 만족하고 있습니다. 가장 중요한 것은 DSM 및 Variance Monitor를 사용하여 시스템 변경 사항을 사전에 확인하고 급여 문제가 발생하기 전에 이를 감지하고 수정할 수 있어 급여 지급이 정확해졌다는 점입니다.

University of Tennessee 소개

Tennessee주에서 가장 오래되고 규모가 큰 공립 고등 교육 기관인 테네시 대학교(UT)는 Tennessee가 주가 되기 2년 전인 1794년 Knoxville에 Blount 대학을 설립한 데서 그 시작을 찾을 수 있습니다. UT 시스템은 Knoxville, Chattanooga, Martin캠퍼스,  Memphis의 보건 과학 센터,  Tullahoma의 우주 연구소, 주 전역의 농업 연구소 및 공공 서비스 연구소로 구성되어 있습니다.

테네시 대학교는 2002년 1월부터 SAP® 제품을 사용해 왔으며, 약 14,000명의 정규직 직원과 9,000명의 격주 근무 직원을 보유하고 있습니다. 급여 부서에서는 모든 직원의 급여와 회계를 처리하며, 정확한 급여 확인을 위해 매년 테스트 기간을 거칩니다.

테네시 대학교 한눈에 보기: