Si no se ha enfrentado antes, y no se está enfrentando ahora, a sistemas SAP de "sólo visualización" o a datos que realmente deberían ser retirados, pronto lo hará. Con el endurecimiento de las leyes de data compliance en todo el mundo, que se produce justo antes del mayor periodo de transformación masiva del ecosistema SAP de su historia, habrá datos y sistemas heredados que deberán ser eliminados de forma rentable en todas las organizaciones que utilizan SAP.
“Archivar” por tabla o por objeto de negocio
En anteriores blogs, hice referencia a la complejidad del modelo de datos de SAP®. Existen interrelaciones muy profundas entre diferentes tablas, a veces a través de un enlace intuitivo (por ejemplo, un número de Dirección que aparece en las tablas del Socio de Negocio, Cliente o Proveedor). Sin embargo, hay casos en los que un usuario de SAP nunca se daría cuenta cuando el enlace es a través de un número interno.
Cuando se habla de "desmantelamiento", a menudo aparece el término "archivar". El mecanismo tradicional de archivo de SAP consiste simplemente en descargar los datos de la base de datos a un archivo físico. Así, cuando alguien llama a un código de transacción para ver esos datos, la capa de aplicación ABAP sabe que en lugar de dirigir su consulta a la base de datos, debe consultar los archivos pertinentes para leer la información.
Pero los archivos no están organizados por grupos lógicos de datos empresariales, eso no es lo que necesita la capa de aplicación ABAP. Simplemente quiere abrir el archivo y buscar la clave XYZ en lugar de hacer una selección SQL en una tabla de la base de datos para la clave XYZ.
El tiempo de respuesta será normalmente mucho más lento, y por supuesto, los datos archivados no pueden cambiar, pero por lo demás el mecanismo es el mismo. A la hora de desmantelar, los ficheros de archivo no son más útiles que descargar el contenido individual de las tablas de la base de datos, ¿cómo se van a juntar entonces esas tablas? La lógica empresarial que se necesita no está en los archivos; eso estaba todavía en el sistema SAP y ya no va a estar disponible.
Aprovechar las ventajas del Extractor SAP de Data Sync Manager
Para conservar la capacidad de ver la "instancia" del objeto de negocio, no queremos archivos para una tabla con múltiples claves de negocio, más bien, queremos archivos con todas las filas de la tabla para una clave específica o un conjunto de claves. También, necesitamos una definición de metadatos que no sólo nos diga cómo combinar las diferentes filas de la tabla para mostrar la instancia del objeto de negocio, sino también cómo este objeto de negocio puede relacionarse o enlazarse con otros objetos.
Por ejemplo, cuando se visualiza un Pedido de Venta, hay una clave para el Material referenciado en la partida, esto permite que los datos se combinen para mostrar una descripción del material (parte del objeto maestro del material) cuando se visualiza el propio pedido de ventas. Aquí es donde entra en juego el Data Sync Manager™ SAP Extractor: los datos se seleccionan por claves y se exportan con todo el contenido relevante de la tabla y una definición de metadatos. La Propiedad Intelectual que se está aprovechando se ha creado y perfeccionado durante las últimas dos décadas en más de 700 instalaciones de SAP, que abarcan todo el mundo y muchas industrias; se ha utilizado para crear nuevos sistemas SAP, fusionar datos en sistemas y, sobre todo, suministrar o anonimizar datos de prueba.
La extracción también incluye parte de la información de la etiqueta de los campos con valores de dominio específicos. El usuario querrá ver la descripción, no el código arbitrario que se almacena en el propio campo, y en algunos casos, los códigos pueden obtener su descripción de una tabla de configuración relacionada, e incluso pueden depender de los niveles de configuración. Por ejemplo, la descripción de una clave de concepto de nómina puede diferir según el lugar de la empresa en el que trabaje el empleado y, por supuesto, también hay versiones lingüísticas de estas descripciones almacenadas en la tabla de configuración.
Por la parte de la extracción suena fácil, entonces, ¿dónde está el problema?
Hasta ahora, hemos visto las tablas simples y transparentes de la base de datos, pero también hay tipos de tablas más complejos, como las tablas de clúster. En resumen, puedes pensar que el clúster es una fila de una tabla normal pero con uno o más campos que son registros de datos especiales comprimidos, como un archivo zip. Para interpretar los datos comprimidos, es necesario conocer el formato del clúster, y éste puede ser diferente para las distintas filas. Por ejemplo, las tablas reales dentro del clúster para los datos de la nómina varían entre las diferentes versiones de los países; hay usos más sencillos de los clústeres para el rendimiento o el ahorro de espacio.
El clúster RFBLG se ha utilizado durante mucho tiempo en muchas versiones de SAP para gestionar algunos de los documentos contables. En este caso, la clave de la tabla se encuentra en la parte transparente, pero hasta que los datos se "descomprimen" del clúster, no sabemos en qué tabla están realmente los datos. Existen diversas variantes y cualquier solución que intente desmantelar SAP tendrá que atender a muchas de ellas.
Datos no estructurados en tus sistemas SAP
Los datos que hemos analizado hasta ahora son lo que se denomina datos "estructurados": el mismo modelo de metadatos que se repite una y otra vez con las mismas filas de tablas que se enlazan para encapsular los datos. A continuación, tenemos que considerar los datos no estructurados que se han generado a partir de sus sistemas SAP, o que se han introducido en ellos. Hay varias formas diferentes de almacenar documentos en SAP, pero la más común es a través de un servidor de contenidos. La premisa básica es que el Sistema de Gestión de Bases de Datos Relacionales que se encuentra debajo de su aplicación SAP no era especialmente adecuado para almacenar documentos de Word, PDF, etc., por ello, SAP introdujo Archive Link, que permitía a las organizaciones trasladar este contenido a una base de datos independiente o a una ubicación del sistema de archivos. De este modo, se podía almacenar los datos de forma más eficaz y, a continuación, pasar la información en tiempo real al servidor de aplicaciones SAP y a la interfaz gráfica de usuario cuando un usuario solicitaba ver el documento. Será necesario formular un plan para descargar masivamente estos documentos y ponerlos a disposición cuando SAP sea retirado. Esto puede abordarse mediante la codificación en la capa de SAP o, alternativamente, utilizando tecnología RPA o "Bot".
Los datos no estructurados también pueden almacenarse directamente en la base de datos de SAP, a través de la capacidad de Generic Object Services (GOS), se trata de un pequeño botón que puede aparecer en la parte superior izquierda de muchas transacciones para indicar que GOS está disponible. Aquí, el usuario puede hacer notas públicas o privadas o utilizarlo para cargar un documento de Word o PDF.
¿Datos invisibles?
Para continuar, están los datos que no están realmente ahí… bueno, por lo menos, no de forma sistemática. Hay algunos tipos de datos de gran volumen, generados a partir de datos estructurados, introducidos a través de una plantilla o un formulario, y almacenados temporalmente antes de ser enviados. Esto puede incluir nóminas, notificaciones de pago, facturas generadas y muchos otros tipos de documentos. Se trata de una desafiante mezcla de datos estructurados y diseño no estructurado que se combina para dar un diseño muy identificable. La mayoría de la gente asume que se encuentra en formato PDF en algún lugar de SAP o de un servidor de contenidos, pero no es así. Las nóminas y todo lo que utiliza SAP Forms son las principales áreas a tener en cuenta.
Bien, ya lo tenemos. Ahora, ¿a dónde lo llevamos?
En los próximos cinco años se retirará un número sin precedentes de sistemas SAP, y durante ese tiempo, se espera que el movimiento hacia la nube (en 2018, Cisco predijo que para este momento el 95% del tráfico total del centro de datos sería el tráfico de la nube) y el SaaS continúen sin cesar. Por eso, cuando decidimos crear una solución para tratar los sistemas y datos antiguos, queríamos utilizar una tecnología moderna que se adaptara a dónde vayan nuestros clientes, no a dónde vienen. Archive Central se utiliza como una aplicación SaaS y con ella nunca tendrá otras facturas o costes inesperados, podemos adaptarnos a las restricciones o preferencias geográficas y hay flexibilidad en cuanto a la elección del hiperescalador (no diré nuestros favoritos, ya que todos tienen departamentos jurídicos que empequeñecen nuestra organización diez veces).
La plataforma tecnológica subyacente no es en realidad una plataforma completamente nueva, como organización, tenemos más de 1.000 clientes y nos desilusionamos con lo que había disponible para gestionar nuestras interacciones con ellos. Hace muchos años cambiamos de proveedor de tickets y asistencia técnica a nuestra propia plataforma, Client Central: Según el último recuento, cuenta con 19.000 usuarios y más de 400 activos en el último mes.
La plataforma Archive Central comparte la base y se beneficia de las nuevas funciones y características a medida que están disponibles, se despliega de forma completamente independiente en una instancia dedicada para el cliente, beneficiándose de todas las protecciones de seguridad del hiperescalador y de sus complementarias. Tanto Client Central como Archive Central se someten a proyectos anuales de pruebas de penetración por parte de organizaciones externas acreditadas.
Archive Central soporta el desmantelamiento de sistemas heredados que no son SAP, pero su verdadero valor se encuentra en el espacio SAP: se ha diseñado específicamente para gestionar el complejo y prolijo modelo de datos de SAP, con la ayuda de especialistas. Los extractos de SAP pueden incorporarse automáticamente y convertirse en colecciones con decisiones de procesamiento automatizadas (como por ejemplo, mostrar sólo los campos con datos para al menos una clave; los metadatos adicionales están en segundo plano y son visibles con sólo pulsar un botón).
Los metadatos de SAP ya son inherentes a la colección e incluso a los enlaces entre colecciones para objetos relacionados (como el ejemplo de Pedido de Ventas y Material mencionado anteriormente). Cualquier persona con los permisos pertinentes basados en el rol puede alterar la disposición sin ningún conocimiento o habilidad técnica. Los datos no estructurados pueden introducirse y vincularse a los datos estructurados para facilitar su visualización y existen utilidades basadas en SAP para extraer los tipos más comunes.
¿Cómo podemos ayudar con el desmantelamiento?
Nuestros equipos se encargan de todo el proceso de desmantelamiento de SAP: un análisis del sistema SAP para comprender los datos en uso, talleres para acordar y finalizar el proyecto, la extracción e ingesta y la realización de ajustes en el diseño después de las pruebas de aceptación del usuario.
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