Come ottimizzare le licenze in RISE with SAP

Il modello di licenze di SAP ha sempre richiesto un'attenta navigazione, e l'introduzione di RISE con SAP aggiunge nuove dimensioni da considerare per le organizzazioni. Poiché SAP supporta i propri clienti nel passaggio a modelli basati su abbonamento e a strategie cloud-first, molte aziende trovano difficile ottenere piena chiarezza su ciò che è incluso nei loro contratti e su come garantire che questi investimenti si allineino al meglio con le loro esigenze operative.

In questo articolo analizziamo come questi modelli di licenza in evoluzione stiano plasmando gli ambienti dei clienti SAP e condividiamo strategie pratiche per aiutarti a ottimizzare il tuo landscape di licenze SAP nell'era RISE.

Capire il cambiamento: dalle licenze tradizionali a quelle RISE

Tradizionalmente, i clienti SAP hanno operato in base a modelli di licenza perpetua: acquistando licenze in anticipo con costi di manutenzione continui. RISE with SAP rappresenta un cambiamento significativo: un approccio moderno, basato su abbonamento, che consolida infrastruttura, piattaforma e software in un'unica offerta progettata per supportare la trasformazione digitale.

Questo modello a pacchetto offre vantaggi strategici, ma richiede anche un diverso tipo di analisi e supervisione. Le considerazioni principali includono:

• Dinamica dei prezzi dei pacchetti: può essere più difficile isolare e valutare il costo dei singoli componenti all'interno del più ampio contratto RISE.
• Nuove metriche di licenza: L'introduzione del modello Full Use Equivalent (FUE) significa che le organizzazioni devono rivalutare il modo in cui vengono calcolate e gestite le licenze utente, in quanto può portare a un aumento del numero complessivo di licenze - e potenzialmente a costi più elevati - se i ruoli e gli accessi non sono ottimizzati.
• Considerazioni sull'accesso digitale in evoluzione: Poiché gli scenari di accesso diventano sempre più diversificati, la comprensione delle modalità di concessione delle licenze per l'accesso digitale e indiretto rimane un'importante area di attenzione.

Per le organizzazioni che stanno pianificando un passaggio a S/4HANA o che stanno considerando RISE, questi elementi richiedono un'attenzione attiva per garantire l'allineamento commerciale e il valore a lungo termine.

Perché l'ottimizzazione delle licenze è più importante che mai?

Con il passaggio ai modelli di sottoscrizione cloud, la flessibilità tradizionale — come la possibilità di adeguare annualmente il numero di licenze — si riduce. Senza un'attenta pianificazione, le organizzazioni rischiano di impegnarsi eccessivamente (e di spendere troppo) o di non concedere le licenze, esponendosi così a rischi di conformità.

Inoltre, se da un lato RISE semplifica molti aspetti dell'ambiente SAP, dall'altro può nascondere i dettagli sottostanti dell'utilizzo e dei diritti. Senza visibilità sull'utilizzo effettivo, alcune aziende potrebbero pagare inconsapevolmente per moduli inutilizzati o servizi sottoutilizzati.

Ecco perché una strategia di licensing basata sui dati è essenziale. Le decisioni prese oggi, soprattutto nel contesto di accordi pluriennali, possono avere implicazioni durature per il controllo dei costi, l'agilità e la conformità.

Tre strategie pratiche per l'ottimizzazione delle licenze nell'era RISE with SAP

1. Effettuare un audit completo delle licenze - prima di firmare il contratto RISE

Prima di firmare il contratto RISE with SAP, hai ancora l'opportunità di ottimizzare i costi e una pianificazione tempestiva è fondamentale. Un audit dettagliato del tuo ambiente attuale con una soluzione di Governance, Risk and Compliance (GRC) come quella del nostro partner Soterion, può aiutarti a:

• comprendere quali licenze vengono utilizzate attivamente e da chi
• identificare le licenze inattive o sottoutilizzate che possono essere ritirate o riassegnate
• valutare l'allineamento tra gli attuali processi aziendali e i moduli SAP concessi in licenza
• ottenere informazioni su come l'attuale struttura dei ruoli influisce sul consumo di FUE e sulle misure da adottare per ridurre al minimo le allocazioni di licenze non necessarie.

Questo fornisce una potente base per la pianificazione futura e aiuta a prendere decisioni informate prima di impegnarsi nel contratto RISE with SAP. Soterion consente inoltre di simulare l'impatto delle modifiche al tuo attuale design dei ruoli sui calcoli FUE di SAP, aiutandoti a ridurre la stima iniziale di SAP e a negoziare un punto di partenza più accurato ed economicamente vantaggioso.

2. Crea scenari futuri prima di migrare a RISE

La migrazione a RISE senza comprendere appieno le esigenze aziendali future può portare a inefficienze finanziarie a lungo termine. Utilizza la pianificazione degli scenari per modellare diverse traiettorie di crescita e di utilizzo:

• In che modo i cambiamenti nelle dimensioni o nella struttura della forza lavoro influiranno sulle esigenze di licenza?
• Ci sono progetti imminenti che introdurranno nuovi moduli o utenti SAP?
• Un approccio ibrido alle soluzioni cloud e on-premise offrirebbe un valore migliore?

Modellando questi scenari, potrete negoziare in modo più efficace ed evitare di pagare per capacità che non ti serviranno.

3. Sfrutta gli strumenti GRC

Le soluzioni GRC come quelle offerte da Soterion forniscono la visibilità e il controllo necessari per gestire efficacemente la posizione delle licenze. Una caratteristica di spicco è "Stay Clean" di Soterion, che offre un duplice vantaggio:

• Esegue un'analisi del rischio di accesso prima dell'implementazione delle modifiche SAP, aiutandoti a mantenere la conformità e a ridurre i rischi per la sicurezza.
• Inoltre, valuta l'impatto che tali modifiche avranno sul consumo di FUE (Full Use Equivalent), consentendo di prendere decisioni più informate in materia di licenze.

Ottenendo informazioni in tempo reale sull'utilizzo delle licenze, identificando tempestivamente le lacune di conformità e gestendo in modo più efficiente l'accesso degli utenti, è possibile ridurre significativamente il consumo di licenze non necessarie ed evitare costi a sorpresa.

Soterion può essere utilizzato anche nelle operazioni di business-as-usual per simulare l'impatto di futuri cambiamenti di ruolo o di assegnazioni di utenti sul FUE, offrendo un controllo attivo sulle licenze in base all'evoluzione dell'ambiente.

Riflessioni conclusive: le intuizioni umane contano ancora

Se i dati e la tecnologia svolgono un ruolo fondamentale nell'ottimizzazione delle licenze SAP, l'intuizione umana rimane altrettanto importante. Le decisioni in materia di licenze non dovrebbero essere prese in modo isolato, ma richiedono una stretta collaborazione tra i team IT, finanza, acquisti e conformità per bilanciare costi, rischi ed esigenze operative.

Le organizzazioni che gestiscono in modo attivo le proprie strategie di licensing non solo ridurranno i costi, ma si posizioneranno anche per una maggiore agilità e resilienza in un panorama aziendale sempre più digitale.