Dismissione SAP efficace: come proteggere i dati e disattivare il sistema senza rischi

Okay, diciamo, ti possiamo cominciare. Buongiorno a tutti. Grazie per esservi registrati al nostro webinar su commenti e smettere efficacemente I vostri vecchi semi sa. Io sono Faith Igbinovia e faccio parte del team marketing qui a EPI-USE Labs. Prima di iniziare vi preghiamo di notare che questo webinar sarà registrato e vi verrà poi mandata la registrazione alla fine del webinar. Per vostra informazione I microfoni rimarranno disattivati per tutta la durata del webinar. Se avete domande, vi preghiamo di inserirle nell'apposita sezione "Domande" di GoToWebinar. Se avremo tempo, le risponderemo durante la sessione altrimenti vi manderemo la risposta via email. Favore Vittorio, prossima slide. Chi non ci conoscesse, questa è una piccola introduzione di chi siamo. EPI-USE Labs è una azienda internazionale di soluzioni software e servizi gestiti. Abbiamo oltre mille ottocento clienti in tutto il mondo e siamo presenti in cinquantacinque Paesi e operiamo in diverse lingue tra cui l'italiano. Una cosa di cui siamo molto fieri è che siamo parte Elephant e diamo l'un percento del nostro fatturato a ERP con l'ELIAP che conosciamo in SAP bensì elefanti, rinoceronti e persone, che è un'organizzazione non profit a cui infatti ci dedichiamo a sopportare. Oggi vedremo diverse sezioni, oggi affronteremo argomenti tra cui I fattori strategici da appunto Oggi affronteremo argomenti tra cui I fattori strategici dal punto di vista aziendale e un'introduzione completa a Archive Central. Proseguiremo poi con le diverse fasi di un progetto di dismissione in un vecchio SAP e una demo live di Archive Central. Concluderemo questo webinar dimostrando diversi modelli di licenza e un caso di successo del nostro cliente Amphia Hospital e come lo abbiamo aiutato a completare con successo un progetto di dismissione. Questo webinar sarà presentato da Vittorio Zoccola che è un consulente tecnico qui a EPI-USE Labs con esperienza in implementazione e supporto di soluzioni in ambiente SAP. Questo è tutto per introduzione. Vittorio ti cedo la parola. Grazie. Grazie mille Faith. Ecco il primo step importante per iniziare questo questo webinar è comprendere fin dal primo istante qual è stato il motivo principale che porta EPI-USE Labs alla creazione di Archive central sicuramente ecco Archive Central è una piattaforma web che viene impiegata per quella che è l'archiviazione di dati legacy. Cosa si intende per dato legacy? Si intende un dato obsoleto che non alcuna valenza nell'immediato, quindi è importante per organizzazioni di imprese andare a ridurre quelli che sono come possiamo vedere in questo caso costi e rischi operativi. Di fatto immaginiamo che mantenere in attivo quello che è un sistema ERP che possa essere un sistema SAP o non SAP sicuramente comporta quelle che sono delle licenze un supporto continuo hardware e software e sicuramente quelli che sono dei processi di manutenzione e di aggiornamento costanti. Quindi il primo punto importante da comprendere è che un fattore strategico per l'acquisizione di Archive Central è sicuramente ridurre quelli che sono I costi e I rischi operativi. Successivamente poi sappiamo che nel mondo del business abbiamo acquisizioni e cessioni aziendali. Quindi sicuramente nel momento in cui abbiamo una una parte di azienda che viene ceduta ecco è importante che questa venga ospitata su delle piattaforme. Nel momento in cui poi l'azienda acquirente, ecco, possa usufruire di quelli che sono I dati per poi completare l'acquisizione. Ed ecco che in questo caso Archive Central risulta essere una un alleato importante. Infine poi abbiamo la trasformazione dell'azienda e del sistema. Di fatto come ben sappiamo SAP annunciato nel duemilaventisette che ci sarà dunque il passaggio completo a quelli che sono ecco un sistema cloud quindi dal sistema un premi a un sistema Cloud di ed ecco che in questo caso molti molti clienti, molte aziende preferiscono attuare quello che è un passaggio greenfield quindi non portando con sé alcuna configurazione o parametro precedente. E dunque è importante in questo caso comprendere che che si passi ecco ad S/4HANA o piuttosto che ad un altro ERP System e ecco Archive Central risulta essere un alleato molto importante. Prima di proseguire quindi con la nostra demo teorica e pratica introduciamo un primo sondaggio. Primo sondaggio è qual è la motivazione principale che vi spinge a disattivare I vostri casi. Abbiamo cinque opzioni quindi ad esempio come detto in precedenza un progetto Greenfield nel passaggio S/4HANA piuttosto che il passaggio dei dati quindi legati all'HR da al cloud abbandonare SAP fusioni acquisizioni e scissioni oppure nessun progetto immediato quindi adesso apriamo il sondaggio Faith attendiamo un minutino per analizzare le risposte. Abbiamo ricevuto diverse risposte e come detto I due tagli adesso aspettiamo un po'. Stanno arrivando e diciamo che ci siamo. Quindi il cinquanta per cento delle persone detto che un progetto è pieno di tsunami, quindi la prima risposta. La seconda opzione più scelta è stata funzione, acquisizioni e cessioni e la terza nessun progetto immediato. Okay, quindi come possiamo anche osservare ecco dalle risposte, come anche evidenziato dai punti in precedenza Archive Central risulta essere una piattaforma che adesso non solo analizzeremo ma vedremo anche nella pratica sicuramente importante per archiviare quelli che sono dati provenienti da sistemi SAP o non SAP, nel passaggio quindi ad un progetto Greenfield piuttosto che ad una fusione, acquisizione o scissione. Benissimo, allora iniziamo con comprendere cosa è Archive Central. Archive Central è una piattaforma web, quindi facilmente accessibile attraverso un URL, un link di fatto che ci consente di vedere dunque in maniera facile e rapida quelli che sono I dati archiviati. Ecco, Archive Central è costruita sulla nostra piattaforma Essential, che viene impiegata come iperScailer per quelli che sono ecco anche altri prodotti della suite DSM di EPI-USE Labs. È importante quindi notare che se Archive Central si configura come un software service in questo caso, essendo dunque una piattaforma web accessibile che consente, come vediamo nei vari punti, una serie di vantaggi e e di caratteristiche. La primissima caratteristica è che possiamo ospitare dunque diversi sistemi, ERP, su un'unica piattaforma. Successivamente poi vediamo che ovviamente prenderemo le diverse modalità di estrazione durante questo webinar, ma di fatto la totalitarietà delle informazioni viene estratta, quindi il materiale informativo dal sistema d'origine sorgente viene estratto e poi sarà ecco compito di dei consulenti di EPI-USE Labs insieme al cliente nel configurare in maniera chiara come e in che maniera si vogliono osservare I dati sulla piattaforma. Quindi ci sarà la possibilità di creare tabelle customizzabili, quindi personalizzabili con dei report grafici specifici, come possiamo vedere nella nel grafico in basso a destra. Un'altra caratteristica importante di Archive Central è sicuramente quella che consente di creare diversi ruoli all'interno della piattaforma così come siamo abituati in SAP a ecco osservare le diverse autorizzazioni possiamo ricreare questa ecco questo concetto anche in archive central e quindi questo ci consente ovviamente di dare a diversi utenti diversi ruoli e quindi di conseguenza diverse tipologie di accesso a compartizioni di dati. Ed infine abbiamo poi l'ultimo punto. L'ultimo punto è forse uno dei più importanti ovvero quello che in EPU Slabs nello sviluppo e quindi nel processo di archiviazione e ed estrazione del dato vi è quello che è un un'attenzione alle normative sulla protezione dei dati personali quindi I famosi IP le informazioni private che possono dire molto sulla nostra persona piuttosto che I dati di un dipendente come vedremo poi in seguito all'interno della nostra piattaforma quindi nel rispetto ecco delle normative CDPR o vigenti in Europa sicuramente abbiamo che sicurezza e conformità è una chiave, un principio cardine all'interno dell'implementazione e nell'estrazione del dato. Allora proseguiamo osservando quelle che sono le diverse fasi del progetto. Abbiamo sicuramente tre fasi importanti. La prima fase è una fase di analisi del sistema, quindi abbiamo due tipologie di analisi. Nel caso in cui il sistema sorgente sia un sistema SAP, in questo caso pochi trasporti noi riusciremo a importare quello che è un nostro sistema analisi interno che ci darà una panoramica completa di quelli che sono I dati all'interno del sistema. Se invece il sistema è un sistema non SAP, bene, in questo caso allora con l'aiuto di consulenti funzionali e tecnici e in seguito poi all'impiego di questionari riusciremo ad estrarre I dati in maniera altrettanto immediata. Una seconda fase ecco del progetto è sicuramente la delimitazione del progetto stesso e quindi vediamo che ci sono vari workshop che saranno tenuti dai nostri consulenti di Epius Labs che andranno poi a guidare ecco il cliente verso la giusta direzione delle migliori pratiche che possono essere attuate. Ed infine poi vediamo l'ultimo punto, cioè il punto dell'implementazione. L'implementazione è quella parte cardine del progetto e vediamo che l'estrazione quindi per completare ecco questo punto se il sistema sorgente è un sistema SAP verrà impiegato Arcari Extractor che mh è un prodotto della suite DSM di Epheus Labs che consentirà un'estrazione facile ed immediata. Se invece ancora una volta non si adopera un sistema SAP allora verranno estratti dei file in formato CSD che verranno poi importati e caricati sulla piattaforma. Ecco, come possiamo vedere nella parte in basso della slide, I tempi del progetto possono variare da quelli che sono sei settimane, un mese a tre mesi o più. Questo ovviamente dipende molto dalla tipologia di complessità del progetto che si trovi davanti. Bene, passiamo adesso alla demo pratica di Archive Central. Fait, mi confermi che si vede lo schermo, vero? Di Archive Central? Sì, si vede. Perfetto. Allora iniziamo. Abbiamo ovviamente, come detto in precedenza, una piattaforma web, quindi un URL facilmente accessibile. E prima ovviamente di entrare in quelle che sono le caratteristiche di Arcale Central andiamo ad osservare che ovviamente URL, banner della landing page, e anche quelle che sono ovviamente varie personalizzazioni saranno modificabili in base a quella che poi ecco la volontà del cliente e quindi ovviamente URL e immagine possono essere modificate. Ecco, abbiamo ovviamente diverse sezioni. La parte più interessante sicuramente è questa delle workspace. Abbiamo ovviamente varie macro aree tematiche, così come possiamo poi osservarle anche nei vari sistemi RP come SAP. Di fatto abbiamo macro aree tematiche come finanza, come IFS che in questo caso è un un supplier abbiamo HCM, la gestione dei materiali, quindi abbiamo grandi macro aree tematiche che se ecco andiamo ad attuare l'accesso su queste possiamo osservare quelle che sono le collezioni Ecco, la collezione è sicuramente l'aspetto più importante perché è il logo, ecco e lo spazio dove I dati provenienti da vari sistemi vengono poi archiviati. Abbiamo diverse tipologie di sistemi come possiamo vedere in questo caso abbiamo sistemi SAP qui in alto in alto a destra qui abbiamo ecco anche sistemi non SAP quindi a rimarcare ancora una volta che ovviamente è possibile ospitare diverse tipologie di sistemi ERP. Andiamo adesso a analizzare ad esempio questo sistema, è di un ottocento, e così vediamo appunto una la vista del dei dipendenti. Quindi abbiamo dunque il nome dei dipendenti il loro numero identificativo e sicuramente ci inoltriamo all'interno della piattaforma, osserviamo poi ulteriori sotto sotto cartelle che ci dà abbiamo ovviamente I dati di questo dipendente che sono I dati di base, quindi I vari indirizzi, le varie informazioni legate ai pagamenti e notiamo subito in questa parte ovviamente tre aspetti importanti. Il primo aspetto importante è che, come detto in precedenza, noi abbiamo diverse tipologie di accesso. Delegato a questo dipendente non sarà possibile accedervi se non attraverso una specifica uno specifico permesso. Cambio ovviamente se questo permesso ci è garantito è semplicemente cliccando sul lucchetto riusciremo a sbloccare ad esempio questo dato sensibile che è il la data di nascita del dipendente. Un altro aspetto importante è sicuramente ecco probabilmente uno degli aspetti più interessanti di questo di questa piattaforma dove premendo su uno dei quindi uno dei pagamenti ricevuti in data primo gennaio possiamo vedere ecco vediamo che vi è la vista di dati che notoriamente in sono presenti in tabelle cluster quindi la il vero punto di forza ecco di questo di questa piattaforma è quello di mostrare piattaforme quindi trasparenti in questo caso tra belle trasparenti semplici attraverso dati strutturati come possiamo vedere Enrica in colonne provenienti però da ecco cluster table all'interno dei dei vari sistemi come ad esempio SAP e quindi non facilmente accessibili. Ed infine poi il terzo punto altrettanto importante è che abbiamo all'interno della stessa vista la convivenza di dati strutturati e dati non strutturati. Cosa ti intende? Ovviamente abbiamo dati in riga in colonna, quindi il dato strutturato e poi così come in SAP d'altronde abbiamo il concetto di dato non strutturato ovvero il file di testo, il file html, pdf che possiamo semplicemente premere e visualizzare. Benissimo, ovviamente stesso discorso può esser fatto per le altre macro aree tematiche come finance così piuttosto che come la gestione dei materiali ma prima di ecco abbandonare questa demo vediamo un ulteriore step importante ovvero quello delle viste preferite cioè I le varie qui in in basso. Se premiamo ad esempio su una di queste noi vediamo che è una doppia una duplice possibilità ovvero abbiamo la la vista che vogliamo salvare qui in basso piuttosto che in questa toolbar che sarà con noi in qualsiasi sotto scheda della piattaforma. Inoltre, ovviamente, utilizziamo questa vista per spiegare un ulteriore concetto. Noi possiamo anche filtrare ovviamente I dati della vista così possiamo includere più più aziende, possiamo esportare I dati in formato PSV, possiamo esportare in file Excel, in formato Excel, possiamo modificare anche le colonne e quindi la visualizzazione del dato ricordandoci che il materiale informativo estratto rimarrà tale all'interno della piattaforma e ovviamente sarà poi la scelta del cliente nel decidere quale tipologia di dato poi osservare. Ed infine poi premendo su questa stella qui in alto a destra vedremo che sarà possibile anche salvare la vista e quindi avere averla qui in basso piuttosto che al di fuori ecco nella nella parte delle delle visite salvate. Ecco prima di concludere questa demo vediamo che nella parte di account vi è la possibilità di osservare I vari user che hanno quindi accesso alla piattaforma, le attività di vari user sulla piattaforma stessa e I ruoli a cui loro hanno accesso. Poi ovviamente premendo su questa barra di ricerca noi possiamo andare a ricercare in maniera autonoma quello che è un un dato. Quindi se noi sappiamo in anticipo che il dipendente Michael Mair in questo caso il numero identificativo uno nove zero sarà semplice quindi premere sulla barra di ricerca e semplicemente accedere quindi al dato di tale dipendente. Perfetto quindi tornando alla parte di presentazione teorica noi abbiamo adesso ovviamente uno I vari step I tre step che abbiamo già ampiamente discusso ecco estrazione del dato, configurazione del dato sulla piattaforma e l'assegnazione di tale dato attraverso ruoli a diversi utenti. Ovviamente, come posso vedere in questa slide, per chi impiega SAP ci sarà ovviamente l'utilizzo di archive extractor come prodotto che estrae appunto I dati dal sistema sorgente. Bene, prima di concludere quindi proseguiamo con un secondo sondaggio. Quali sono le principali sfide che affronterete o affrontate nella gestione dei vostri dati storici. Quindi abbiamo varie opzioni, abbiamo conoscere I requisiti conformativi in materia di conformità, soddisfare le esigenze degli utenti manutenzione costosa quindi come detto in precedenza rischi e costi di mantenere dunque un sistema SAP in attivo sicurezza e conformità o tempo e risorse Bene, Feta aspettiamo un lutino e poi osserviamo quelle che sono le risposte. Okay, diciamo che possiamo procedere. Adesso togli esultati. Okay. E dai risultati possiamo vedere che abbiamo il trentatré per cento che cliccato sulla prima opzione, che sarebbe conoscere I quesiti conformativi in materia di conformità e il secondo ovvero punti popolare trentasette per cento e sicurezza e conformità. Quindi la conformità è un po' parte più importante. Certo, è un punto estremamente importante in quanto sappiamo bene che nella nell'archiviazione del dato ecco spesso è importante quindi rispettare quelle che sono le normative discusse in precedenza e sicuramente noi da abbiamo quelle che sono delle procedure di ecco sicuramente riusciamo a nascondere quelli che sono I dati sensibili attraverso l'assegnazione dei vari ruoli abbiamo quelle che sono delle politiche stringenti sulla sulla sulla materia del GDPR che sicuramente ecco vanno ad essere estremamente ecco ad essere estremamente importanti nel momento in cui si voglia dismettere il sistema con dei dati. Ecco, come abbiamo visto. Bene, passiamo adesso a quelli che sono I modelli di licenza. Abbiamo due modelli di licenza: abbiamo una licenza base e abbiamo una licenza con componenti aggiuntivi. Ecco, la vera differenza tra I due modelli di licenza è quella che consente ovviamente all'azienda una scalabilità. Cosa si intende per scalabilità? Andiamo attraverso I punti e poi dopo osserveremo un grafico. Con la licenza base abbiamo la possibilità di ospitare un sistema sorgente fino a un miliardo di righe fino a venticinque utenti e mezzo terabyte di dati non strutturati. Con la componente aggiuntiva, oltre che avere più righe, più utenti e più dati per archiviare e più spazio per archiviare I dati non strutturati, abbiamo anche la possibilità di aggiungere quello che è un sistema supplementare. E andiamo ad osservare questa questo esempio. Ecco nel duemilaventiquattro si vuole archiviare quindi un sistema SAP e in questo caso viene configurato all'interno di Arcade Central come sistema base con più più un miliardo di di righe di archiviazione. Nel duemilaventicinque poi si scopre che vi è un un sistema connesso ovviamente a SAP come in questo caso Microsoft e ex che contiene anch'esso dati obsoleti che vanno ecco osservati in maniera sporattica e che non hanno sicuramente valenza informativa come in passato Nel duemilaventisette poi decorrono ecco le normative, il sistema SAP non contiene più alcun dato che valenza o che abbia senso di essere osservato e quindi può esser semplicemente rimosso dalla dalla piattaforma ed è questo appunto il vero vantaggio scalabilità. Con la seconda opzione noi abbiamo la possibilità di aggiungere o rimuovere un sistema addizionale che ovviamente porta scalabilità ad intero processo. E poi nel duemila ventotto, quando il sistema Microsoft si configura all'interno di Arcade Central come sistema base, abbiamo poi vari sistemi addizionali che possono essere aggiunti se vi è dunque necessità di di archiviazione prima di concludere quindi questo questo incontro andiamo ad osservare quello che è un caso il caso di Anfia Hospital. L'Anfia Hospital è un ospedale nei Paesi Bassi che implementato Arkave Center. In questo caso loro hanno archiviato quello che era un sistema SAP e il vero vantaggio per loro è stato sicuramente quella di una quella di avere una consultazione, un confronto facile di dati attraverso generazioni di report, attraverso quella che era un'analisi chiara del del dato. È sicuramente un altro punto importante che diversi dipartimenti dell'ospedale potevano accedere a diverse tipologie di dato attraverso il nostro meccanismo basato sui ruoli. Ecco, ovviamente al termine del nostro incontro ci sarà la possibilità di rivedere questo webinar, ma ovviamente vi invito a navigare sul nostro sito dove nella sezione in italiano possiamo richiedere gratuitamente quella che è un report del vostro sistema SAP che possa esser chiaro e che possa poi guidarvi verso la comprensione del sistema e l'archiviazione successiva. Perfetto, vi ringrazio per l'attenzione e vi auguro una buona giornata. Grazie mille Vittorio abbiamo circa un minuto ci sono parecchie domande in chat non credo che avremo il tempo di rispondere a tutte però vi manderemo di me quella risposta e per ora voglio ringraziarvi tutti per aver partito da questo webinar come ho menzionato prima vi sarà mandato la registrazione e grazie ancora e arrivederci