Successo di un cliente: Nestlé migliora la privacy dei dati e la conformità al GDPR grazie a EPI-USE Labs

Nestlé is big and complex and sometimes complicated. My name is Claudia Bragheri, and I work for Nestlé in the IT hub in Barcelona. We are commercially selling in every country of the world. We have around three hundred thousand employees plus a lot of external collaborators. We started with data privacy a while back. Of course, we started with role segregation. But then GDPR asked for a lot more. Our legal department decided to apply retention concept down to the letter. So they wanted us to delete data from the system following the requirements of each country legislation. That meant a very, very high variance of retention periods and that's when the Data Privacy Suite came into play. It is a super flexible tool, so we started looking at the standard behaviour which is absolutely good enough for half of our countries, but then we started crashing against requirements from the countries that were a little bit more complex, and that's why it is important to have a flexible tool. Beforehand, we needed to collect information from one part of the system and information from another part. This is much easier. You click a button and it goes, explores and catches all the data that are related to you, which is absolutely necessary from many points of view. First, of all, because in this way we would be fully compliant with the local legislation, which is something that Nestlé really cares about. It also has impacts on all the systems that are of course making use of HR data. These projects we have started in our HR core systems, SuccessFactors and SAP, and then with the information that comes from the tool, from the log of the deletion, we are able to cascade the information of what has been deleted to other solutions so that the other solutions as well can follow suit and make themselves compliant. With EPI-USE Labs we can achieve many, many different goals and make use of some of your solutions together.

Nestlé è grande e complessa. Abbiamo circa 300.000 dipendenti, oltre a numerosi collaboratori esterni. Vendiamo in tutti i paesi del mondo, con aziende in 82 paesi. Utilizziamo Data Sync Manager di EPI-USE Labs per copiare e clonare i dati. In risposta al GDPR, abbiamo creato degli standard interni sulla privacy e ora utilizziamo la Data Privacy Suite di EPI-USE Labs (Data Secure, Data Disclose, Data Redact e Data Retain) per soddisfare le nostre esigenze. È uno strumento super flessibile.

Maria Claudia Bragheri, Responsabile Globale dei Dati HR, Nestlé

Complessità della conformità al GDPR in SAP in più Paesi

Inizialmente Nestlé si è concentrata sul rispetto dei requisiti di base in materia di privacy dei dati, ma per conformarsi al GDPR (il Regolamento generale sulla protezione dei dati), l'ufficio legale ha insistito sull'implementazione precisa dei concetti di conservazione dei dati per ciascun paese. Ciò includeva l'obbligo di cancellare i dati dai sistemi, un cambiamento significativo per Nestlé, in quanto i dati non erano mai stati cancellati prima. La gestione di questo aspetto è stata particolarmente impegnativa, sia per l'ampia gamma di periodi di conservazione, sia per la complessità delle leggi GDPR, che dovevano essere implementate individualmente per ogni paese.

Il vasto ambiente SAP di Nestlé presentava ulteriori difficoltà. SAP SuccessFactors, in quanto punto di ingresso principale per le informazioni sul ciclo di vita, richiedeva una copia efficiente dei dati dagli ambienti di produzione a quelli di pre-produzione. L'azienda si affidava a download di dati e upload di massa, che erano funzionali ma non efficienti. Questi fattori hanno reso il progetto molto impegnativo e complesso da gestire.

La soluzione per Nestlé: Data Privacy Suite e Data Sync Manager

Nestlé ha implementato Data Disclose e Data Retain di EPI-USE Labs, parte della Data Privacy Suite di EPI-USE Labs per le soluzioni SAP, per applicare le politiche sulla privacy dei dati in SAP Human Resources in entrambi i sistemi di produzione e pre-produzione. Questo includeva:

la creazione di reports divulgati in SAP e la definizione di un processo globale standardizzato per la trasparenza dei dati
stabilire un processo di conservazione efficiente, con un impegno minimo da parte dei singoli mercati.

Per migliorare ulteriormente la conformità alla privacy dei dati all'interno del suo vasto ambiente SAP, Nestlé ha utilizzato la suite Data Sync Manager (DSM) di EPI-USE Labs per copiare e clonare in modo efficiente i dati tra i sistemi di produzione e quelli di pre-produzione, soprattutto a scopo di test.

Utilizzando DSM e la Data Privacy Suite, Nestlé ha garantito la conformità ai requisiti sempre più stringenti del GDPR, ottimizzando al contempo i processi di gestione dei dati nei suoi sistemi.

Conformità alla privacy dei dati e processi semplificati

Lavorando a stretto contatto, Nestlé ed EPI-USE Labs sono stati in grado di creare regole specifiche per ogni paese per rendere i sistemi SAP di Nestlé conformi al GDPR. L'utilizzo di DSM e della Data Privacy Suite ha semplificato in modo significativo i processi di individuazione e cancellazione dei dati, automatizzando l'identificazione e l'estrazione dei dati rilevanti nei vari sistemi, migliorando l'efficienza e riducendo l'impegno manuale. Questo approccio integrato garantisce una gestione coerente dei dati tra le diverse piattaforme, migliorando la conformità complessiva alla privacy dei dati.

I registri di audit dettagliati generati dagli strumenti di EPI-USE Labs hanno facilitato la stesura dei rapporti di conformità e hanno fornito indicazioni preziose per le attività di governance dei dati in corso. Questo approccio completo alla privacy dei dati non solo ha ridotto al minimo i rischi legali, ma ha anche rafforzato l'impegno di Nestlé per la protezione dei dati dei suoi dipendenti e degli stakeholders.