Eliminando el proceso manual y riesgo de seguridad de Microsoft Mail Merges para documentos de empleados, cartas y contratos
He tenido la oportunidad de trabajar en nuevas pequeñas empresas y en una de las organizaciones más grandes del mundo, y los desafíos a los que se enfrentan a menudo son los mismos, incluida la correspondencia de los empleados. ¿Cómo enviar cartas personalizadas a los empleados que contienen solo sus datos específicos del sistema de Recursos Humanos / Nómina?
Recuerdo haberlo hecho manualmente para empresas muy pequeñas; creando un documento de Microsoft Word y luego reemplazando manualmente el texto en cada uno para reflejar los cambios específicos. Para organizaciones más grandes, no es tan simple. Aquí hay un ejemplo de la solución popular utilizada por la mayoría de las organizaciones en la actualidad.
Usemos la carta de notificación de aumento de sueldo anual de un empleado como ejemplo. Lo que muchas empresas hacen es crear una descarga de datos de su sistema de nómina con todos los campos que aparecen en la carta (nombre, salario anterior, nuevo salario, porcentaje de aumento, calificación de rendimiento, etc.). A continuación, crean manualmente un documento de combinación de correspondencia de Microsoft Word y redactan una carta , insertando los campos del archivo descargado.
El esfuerzo manual de hacer esto es una preocupación, pero lo más importante para hacer este método es que debe extraer sus datos confidenciales fuera de su sistema de Recursos Humanos / Nómina . A menudo los usuarios tomarán ese archivo descargado que contiene datos salariales y otra información personal y simplemente lo guardarán localmente o en una red, evitando todos los protocolos de seguridad dentro de la organización.
Actualmente la mayoría de las compañías envían las cartas a sus empleados así:
Hay una mejor manera. Puede crear estas cartas en vivo dentro de SAP. Al utilizar Query Manager con Document Builder, simplemente satisface este requisito comercial dentro de los límites de su sistema SAP. Aún mejor, el documento se puede personalizar según la lógica y las reglas para diferentes empleados. Por ejemplo, el documento podría identificar el idioma principal del empleado, a partir de su infotipo 0002 Datos personales, y crear la carta en el idioma apropiado.
Aquí esta la forma fácil de lograrlo en tres pasos sencillos:
- Cree un informe que incluya todos los campos de datos que desee incluir en su carta.
- Especifique el resultado como un documento e inserte los campos apropiados.
- Determine la forma de salida ha utilizar (correo electrónico, Impresión MSS etc.)
Paso 1
Paso 2
Paso 3
Este es un ejemplo muy básico de una carta de empleado. En un blog futuro, le mostraré ejemplos de cómo se puede llevar esto al siguiente nivel y variar el contenido insertado, en base a filtros simples.
