Ottimizza la tua strategia di licenza SAP

I'm James Watson. I'm the director of global services for privacy and security here at EPI-USE Labs. And today, I'm wanting to talk a little bit about the changes to the SAP license model that are coming in as part of the S/4 and RISE process, and how we can help actually impact assess and help reduce that license cost with the use of our partner solution, Soterion. So firstly, the change that's occurring. The new model is called Full Use Equivalent or FUE license modelling, and that is based on specific authorization objects within the SAP environment. And any people that have roles with those authorization objects will be classified as a full use user. And as such, they will then go through for license management against SAP. So in many cases, you may have employees that have roles from previous jobs within the organization, and those roles have never been removed. They will possibly have role setups where you have quite complex roles for a Finance user. But, actually, if we created some Segregation of Duty to be able to say, well, actually, how often are you using that authorization versus the normal? You may have some team splits where you could say, well, one user does need that advanced usage. They're using it daily. But if another user is not and maybe only uses it once a month, then could that be a firefighter control for that user to be able to get that access? Or even is it a business change that could say the other users that do need those authorizations could go through? So there's a number of different ways that you can address this, but the first thing you need to understand is actually how large of a problem do you have. Now there are specific trace programs within SAP that need to be activated that will monitor exactly what your users are using. We can get those running. Once they've been running for a long enough period of time, we can hand over to our partner solution, Soterion, where they will ingest the information from those logs. They'll do an analysis for you, and they'll present back to you the FUE cost. They'll tell you what your FUE count is. Soterion also then have specific rule-sets designed to be able to help advise on how to reduce those FUE license costs. The change can be quite significant when you're going from the old model to the FUE license model. And you can run some of these checks prior to the migration to be able to say, for your existing organization in ECC, how many users do you have that have authorizations that would be classed as FUE in the new process? Or if you've already made that transition and you are already suffering from higher license costs, this is something where we'd be able to provide compliance software with a business payback case for a return on investment. We're quite excited by this opportunity to be able to bring a new license management component to the market, and EPI-USE Labs are very proud to work with Soterion as the technology base, but with our services team able to support you on the delivery of that role redesign project to be able to significantly reduce your license cost.

Evita rischi di non conformità prevenendo situazioni di over- o under-licensing

Automatizza le attività di audit e semplifica i processi di compliance per ottimizzare il tempo

Allinea le licenze all’effettivo utilizzo per eliminare costi non necessari

Razionalizza ruoli e account poco utilizzati per una gestione ottimale delle licenze

Sfide comuni di licensing per i clienti SAP

La gestione efficace delle licenze SAP può essere complessa, soprattutto quando le aziende passano alle soluzioni cloud di SAP. Il passaggio al modello di licenze Full Use Equivalent (FUE) può comportare problemi nel tracciare e ottimizzare accuratamente le licenze. Un eccesso di licenze comporta costi non necessari, mentre un numero insufficiente di licenze espone a rischi di non conformità e a costi imprevisti di regolarizzazione (true-up). Molte organizzazioni faticano anche a mantenere una visibilità chiara sull'utilizzo effettivo del sistema, che spesso porta a sprechi di budget o a problemi di conformità. Sia durante la migrazione verso SAP Cloud ERP Private, sia nella gestione di un ambiente SAP on-premise, le aziende che utilizzano S/4HANA hanno bisogno di un approccio semplificato per gestire le licenze ed evitare costose sorprese.

Come può essere utile il SAP License Manager di Soterion

Il modulo SAP License Manager di Soterion offre un approccio completo e basato sui dati per la gestione delle licenze SAP. Tracciando accuratamente i ruoli degli utenti e l'utilizzo del sistema, garantisce che si paghi solo ciò di cui si ha realmente bisogno. La soluzione automatizza il processo di revisione, semplificando la conformità e riducendo significativamente il tempo dedicato ai controlli manuali. Grazie a funzioni come la pulizia dei ruoli e la simulazione dei costi, Soterion consente alle aziende di ottimizzare l'allocazione delle licenze, evitare costi inutili e mantenere la conformità in tutti gli ambienti SAP.

Decisioni più intelligenti sui ruoli grazie a un'analisi integrata dell'accesso e dell'impatto sulle licenze

Per un ulteriore controllo, License Manager si integra con il modulo Access Risk Management di Soterion. Ciò consente di simulare le modifiche di ruolo o di autorizzazione proposte e di vederne immediatamente l'impatto, non solo sull'esposizione al rischio, ma anche sui requisiti SAP Full Use Equivalent (FUE). Se una modifica aumenta il consumo di FUE, viene segnalata prima che avvenga, aiutando a evitare costi di licenza non pianificati e consentendo l'approvazione da parte del team di licensing, se necessario.

Welcome to an overview of Soterion's SAP Access Risk Assessment process. Soterion offers select organizations running SAP the opportunity to perform an SAP Access Risk Assessment on their data. In this video, we will explain the process at a high level and discuss the benefits of performing this assessment. Here's what we'll cover: How much effort is required from you or your team's side? What data is used from SAP for this Access Risk Assessment? How is this data extracted? The Process: What are the benefits to my organization? What happens to our data after the assessment? How secure is our data? And lastly, connecting to your Soterion hosted database. How much effort is required from you or your team's side? Your effort involves a few straightforward tasks. Downloading the Data Extractor from our website will take approximately five minutes. Installing the Soterion Data Extractor on a desktop or laptop will take roughly five minutes. Initiating the download from SAP will take ten minutes. The extraction may take up to sixty minutes to run, but it will run-in the background. And lastly, uploading the files to Soterion's data center in your geographic region will take approximately five minutes. What data is used from SAP for this access risk assessment? Soterion extracts SAP authorization related tables such as USR02 and AGR_Define. We also download user transaction logs to determine whether any remediation or role cleanup opportunities exist. A full list of tables downloaded can be found in Soterion's Data Extractor Guide. How is this data extracted? Soterion has created a Data Extractor utility that uses standard SAP functionality to read the SAP authorization tables. No custom function modules or transports need to be installed on your SAP system. The person performing the data extract will need the SAP authorization for the tables being downloaded. Soterion can provide an SAP role with the necessary authorization if required. The Process: Download the Soterion Data Extractor from the Soterion website. Install the Soterion Data Extractor on a desktop or laptop. The person performing the data extraction uses their SAP credentials to initiate the extraction process. Upload the downloaded files to the Soterion Data Center. Soterion will prepare a database with this data. The client will be notified on completion, and the next steps will be communicated, which could include a demonstration or providing logon details to review the SAP Access Risk results. What Are the Benefits to my organization? A Soterion SAP Access Risk Assessment allows your organization to understand its access risk exposure. Soterion presents this information in a business friendly manner to enhance effective decision making. Powerful risk remediation functionality helps address access risk violations, which is especially beneficial before impending audits. It also offers a mini proof of concept using data that you are familiar with. What happens to our data after the assessment? After the assessment, Soterion will delete the data upon request. How secure is our data? Soterion adheres to the latest security protocols, including annual ISO27001 certification, a SOC 2 Type 2 report, and annual penetration testing. We do not download personal data such as email addresses. SAP Usernames are downloaded but can be masked to hide this information if needed. All data can be viewed via Soterion's Data Extractor before being uploaded, and it is zip-locked for added protection during the upload process. Connecting to your Soterion-hosted database Accessing the Soterion database requires a username and password that comply with your SAP password policy. Two factor authentication can also be set up if needed. Thank you for watching this overview of Soterion's SAP Access Risk Assessment process. We hope this video has provided valuable insights into how the assessment works and its benefits to your organization.

Eccesso di licenze

Numero insufficiente di licenze

Passaggio al modello FUE

Gestione inefficiente dei ruoli

Mancanza di visibilità sull'utilizzo delle licenze

Controlli manuali che richiedono molto tempo

Eccesso di licenze

Spese inutili per licenze extra

Molte organizzazioni hanno problemi di over-licensing, ovvero acquistano più licenze utente SAP di quelle necessarie. Ciò accade a causa della mancanza di visibilità sull'utilizzo effettivo del sistema, con conseguenti costi inutili. Senza una chiara comprensione dei ruoli degli utenti e del consumo effettivo, le aziende spesso si ritrovano con un numero significativo di licenze inutilizzate, con conseguenti sprechi.

Ottimizzazione dell'utilizzo delle licenze

Il modulo SAP License Manager di Soterion aiuta a tracciare l'utilizzo effettivo del sistema, assicurando che si paghino solo le licenze necessarie. Allineando le licenze ai dati di utilizzo in tempo reale, le aziende possono eliminare le licenze in eccesso ed evitare spese inutili.

Numero insufficiente di licenze

Rischio di non conformità e audit

L'insufficienza di licenze si verifica quando le organizzazioni non assegnano un numero sufficiente di licenze, spesso causando violazioni della conformità durante gli audit. Un'allocazione insufficiente delle licenze può portare a penali SAP e a costi di adeguamento imprevisti, soprattutto se il sistema è sotto licenza rispetto all'uso effettivo.

Garantire la conformità e la corretta allocazione

Il modulo SAP License Manager calcola accuratamente il numero di licenze necessarie in base all'utilizzo reale del sistema. In questo modo si evitano le licenze insufficienti, assicurando che l'organizzazione rimanga conforme ed eviti le penalizzazioni durante gli audit SAP.

Passaggio al modello FUE

Passaggio alle licenze Full Use Equivalent (FUE)

Il passaggio al modello di licenze FUE (Full Use Equivalent) di SAP può essere complesso e molte organizzazioni non sanno come misurare e assegnare il giusto numero di licenze. Senza capire come vengono calcolate le FUE, le aziende possono trovarsi a dover pagare un numero eccessivo di licenze.

Semplifica la transizione al FUE

La soluzione di Soterion semplifica la transizione al FUE fornendo informazioni chiare e basate sui dati relativi all'utilizzo attuale delle licenze. Ciò consente alle aziende di ottimizzare le licenze durante il passaggio al FUE, assicurandosi di pagare per ciò che serve e di rimanere conformi.

Gestione inefficiente dei ruoli

Gestione dei ruoli e delle autorizzazioni SAP

Una gestione inefficiente dei ruoli può portare all'assegnazione di licenze non necessarie, soprattutto quando non vengono identificati i ruoli inattivi o sottoutilizzati. Ciò aumenta la complessità della gestione delle licenze SAP e può comportare uno spreco di risorse.

Ottimizzazione della gestione dei ruoli

Il modulo identifica i ruoli SAP inattivi o inutilizzati, consentendo alle aziende di ripulire il sistema e ottimizzare l'allocazione delle licenze. Gestendo i ruoli in modo efficace, le aziende possono semplificare il processo di gestione delle licenze e ridurre i costi inutili.

Mancanza di visibilità sull'utilizzo delle licenze

Le sfide nel monitoraggio dell'utilizzo delle licenze

Senza una visibilità in tempo reale sull'utilizzo delle licenze SAP, le aziende spesso faticano a capire dove è possibile ottimizzare. Questa mancanza di informazioni può portare a uno spreco di risorse e a costi imprevisti.

Approfondimenti in tempo reale per migliorare il processo decisionale

Il modulo SAP License Manager di Soterion fornisce visibilità in tempo reale e analisi dettagliate sull'utilizzo delle licenze. Ciò consente alle aziende di prendere decisioni informate sulle licenze, aiutando a ottimizzare le risorse e a ridurre le spese inutili.

Controlli manuali che richiedono molto tempo

Gli sforzi richiesti dalle verifiche manuali delle licenze

Gli audit manuali richiedono molto tempo e sono soggetti a errori. Richiedono risorse significative e spesso non riescono a fornire le informazioni accurate necessarie per ottimizzare le licenze SAP.

Automatizzazione del processo di audit per una maggiore efficienza

SAP License Manager automatizza il processo di audit, rendendo le attività di conformità più rapide ed efficienti. Grazie agli approfondimenti automatici, le organizzazioni possono garantire la conformità costante ed evitare le inefficienze del monitoraggio manuale.

Abbiamo avuto le soluzioni nel giro di una settimana e ne abbiamo beneficiato fin dal primo giorno. Abbiamo potuto iniziare a lavorare con il sistema immediatamente: è stato un vero e proprio plug and play che ha superato le nostre aspettative.

Cecilie Relling, Senior Specialist, Finance Process Improvements & Systems, Aker Solutions

Volevamo ridurre al minimo l'accesso agli utenti, ma volevamo avere la possibilità di fornire transazioni aggiuntive quando necessario per casi eccezionali... Possiamo quindi verificare esattamente quali accessi e quali transazioni hanno avuto gli utenti. Questo è stato un ulteriore vantaggio dell'utilizzo di Soterion.

David Hall, Responsabile delle Soluzioni aziendali di Compass Group Regno Unito e Irlanda

La soluzione Soterion fa esattamente ciò che ci serve. Si è dimostrata molto efficace. La utilizziamo quotidianamente, non solo per la gestione degli accessi firefighter, ma per praticamente tutte le attività legate alle autorizzazioni e agli accessi SAP.

Marko Lotens, Vicepresidente Information Technology, Masimo Consumer

La soluzione GRC di EPI-USE Labs e Soterion ha aumentato il livello di consapevolezza e ha riportato la responsabilità al business, anziché mantenerla all’interno del team IT.

Atle Myklebust, Teamlead IT SAP Technical Services, Elkjøp Nordic

Lo facevamo manualmente, ma dovevamo cercare una soluzione GRC sofisticata e matura. Lavoravamo già con EPI-USE Labs, quindi Soterion era lo strumento perfetto per il nostro framework SoD.

Piet Jan Van Egdom, Responsabile del team Sistemi aziendali, Nikon Europe BV

Con Access Manager di Soterion, il processo di approvazione è molto più trasparente e non ci sono più resistenze da parte degli utenti aziendali.

Thijs Van Haaren, Tech Lead SAP Security, Orkla

Grazie a Soterion, posso garantire che il nostro landscape è sicuro, che i dati sono protetti e che i permessi su ciò che gli utenti possono o non possono fare sono adeguatamente controllati. Inoltre, la possibilità di disporre di una reportistica puntuale mi consente di operare con serenità, nella certezza di agire nel migliore interesse dell’organizzazione.

Zaki Mouden, Responsabile Globale delle Applicazioni aziendali, BSI

Abbiamo ottenuto risultati molto positivi nell’Access Review Management, che oggi viene gestito direttamente dai responsabili di linea con uno sforzo significativamente ridotto.

Nick Achteberg, Direttore senior dei servizi tecnici (SAP), Endeavor