Éxito de la Universidad de Tilburg

We are Tilburg University, we are located in Tilburg in the south of the Netherlands. We are an internationally oriented university, we are also really a research university, so research is at a very high level here. Four years ago, we made a system copy once a year in consultation with our hosting partner and the turnaround time for such a system copy was up to four weeks. The system copies we made took too long. After the copy was made, we had post processing that took about two or three weeks. So, the total process was about six weeks. Last time, everything went wrong and we had no test environment for four weeks while the HRSP was coming up before the 1st of January, adjustments that needed to be tested. That is already a very tight time frame anyway, so that meant that we had to do tests between Christmas and New Year to ensure that the adjustments could go to Production on time. So we were looking for a new partner who could help us to make the copy process easier. We ended with EPI-USE Labs. So we made contact with EPI-USE Labs and we started the talks and about a year later, everything was completed and Data Sync Manager was ready to run for the first time. And now we've had a trouble-free data copy three times in half a day, half a day of turnaround time. I think it is very intuitive and also easy to use, because when you start the transaction, the steps you make are very clear. The waiting time for the export and import takes more time than the action I have to do. You’re finished in a quarter of an hour. And we are very happy about that. We do this together with our HR department. They use SuccessFactors. Well, a data copy must be requested six weeks in advance. So we are still planning very tightly. But as soon as SuccessFactors copy is ready in the morning, when we arrive, the export starts on our side and the import is scheduled immediately, so a day later we have a completely updated test environment.

Copias del sistema SAP que requieren mucho tiempo

En la Universidad de Tilburg, SAP es el núcleo de sus sistemas; utilizan SAP para finanzas y SAP SuccessFactors para sus sistemas de recursos humanos. Una vez al año, utilizaban copias completas del sistema SAP para copiar los datos relevantes en sus sistemas de control de calidad y desarrollo. Esto requería mucho tiempo; con las tareas de postprocesamiento, tardaban hasta seis semanas en completarlo. Durante una de las últimas actualizaciones, este proceso provocó errores, y los nuevos sistemas no estuvieron listos a tiempo para probar los paquetes de soporte de RR.HH. Debido a que el proceso llevaba tanto tiempo, realizaron las pruebas durante el periodo de Navidad y Año Nuevo, lo que supuso una gran presión para los empleados. La universidad se dio cuenta de que tenía que realizar cambios para mejorar este proceso en el futuro.

Optimización de la copia con DSM Client Sync

Como parte de su proceso actualizado, la universidad seleccionó Client Sync™, parte de la suite Data Sync Manager™ (DSM) de EPI-USE Labs, para copiar clientes. Este proceso es ahora 252 veces (o un 99,6 %) más rápido que el anterior, y la universidad dispone de los datos que necesita para realizar pruebas.

La universidad también ejecuta SAP Portfolio and Project Management (PPM) para sus proyectos de investigación, que tiene un modelo de datos especial. Descubrieron que Client Sync era lo suficientemente flexible como para adaptarse a su instalación PPM, y funciona bien tanto con datos FI como HCM.

Anteriormente, el equipo de RRHH tenía que solicitar una copia de SAP SuccessFactors con seis semanas de antelación, pero la copia de Client Sync puede programarse para que se ejecute el mismo día, lo que significa que los datos se actualizan completamente entre el sistema SAP ERP y los sistemas SAP SuccessFactors.

Acerca de la Universidad de Tilburg

La Universidad de Tilburg, situada en los Países Bajos, es una institución moderna y con vocación internacional, muy centrada en las ciencias sociales. Fundada en 1927, la universidad cuenta con más de 19.000 estudiantes de más de 120 países. La Universidad de Tilburg es especialmente conocida por sus programas e investigaciones en economía, empresa, derecho, ciencias sociales y del comportamiento, humanidades y teología.

La universidad hace hincapié en la comprensión de la sociedad y en la resolución de problemas sociales complejos a través de enfoques multidisciplinares. Ocupa puestos destacados en las clasificaciones internacionales, especialmente en campos como los negocios, la economía y el derecho. Más allá del ámbito académico, la Universidad de Tilburg aspira a convertir a sus estudiantes en pensadores críticos con un fuerte carácter moral, preparados para contribuir de forma significativa a la sociedad.