Optimice su estrategia de licencias SAP

I'm James Watson. I'm the director of global services for privacy and security here at EPI-USE Labs. And today, I'm wanting to talk a little bit about the changes to the SAP license model that are coming in as part of the S/4 and RISE process, and how we can help actually impact assess and help reduce that license cost with the use of our partner solution, Soterion. So firstly, the change that's occurring. The new model is called Full Use Equivalent or FUE license modelling, and that is based on specific authorization objects within the SAP environment. And any people that have roles with those authorization objects will be classified as a full use user. And as such, they will then go through for license management against SAP. So in many cases, you may have employees that have roles from previous jobs within the organization, and those roles have never been removed. They will possibly have role setups where you have quite complex roles for a Finance user. But, actually, if we created some Segregation of Duty to be able to say, well, actually, how often are you using that authorization versus the normal? You may have some team splits where you could say, well, one user does need that advanced usage. They're using it daily. But if another user is not and maybe only uses it once a month, then could that be a firefighter control for that user to be able to get that access? Or even is it a business change that could say the other users that do need those authorizations could go through? So there's a number of different ways that you can address this, but the first thing you need to understand is actually how large of a problem do you have. Now there are specific trace programs within SAP that need to be activated that will monitor exactly what your users are using. We can get those running. Once they've been running for a long enough period of time, we can hand over to our partner solution, Soterion, where they will ingest the information from those logs. They'll do an analysis for you, and they'll present back to you the FUE cost. They'll tell you what your FUE count is. Soterion also then have specific rule-sets designed to be able to help advise on how to reduce those FUE license costs. The change can be quite significant when you're going from the old model to the FUE license model. And you can run some of these checks prior to the migration to be able to say, for your existing organization in ECC, how many users do you have that have authorizations that would be classed as FUE in the new process? Or if you've already made that transition and you are already suffering from higher license costs, this is something where we'd be able to provide compliance software with a business payback case for a return on investment. We're quite excited by this opportunity to be able to bring a new license management component to the market, and EPI-USE Labs are very proud to work with Soterion as the technology base, but with our services team able to support you on the delivery of that role redesign project to be able to significantly reduce your license cost.

Evite problemas de cumplimiento de la normativa impidiendo la concesión de licencias excesivas o insuficientes.

Automatice las auditorías y simplifique las tareas de cumplimiento para ahorrar tiempo

Alinee sus licencias con el uso real para eliminar el gasto innecesario

Eliminar funciones y cuentas infrautilizadas para una asignación óptima de licencias

Desafíos comunes de licenciamiento para clientes SAP

Gestionar licencias SAP de forma eficaz puede ser complejo, especialmente cuando las empresas avanzan hacia las soluciones en la nube de SAP. La transición al modelo de licenciamiento Full Use Equivalent (FUE) puede generar dificultades a la hora de medir, supervisar y optimizar correctamente las licencias. El exceso de licencias deriva en costes innecesarios, mientras que la falta de licencias aumenta el riesgo de incumplimiento y cargos inesperados por true-up.

Muchas organizaciones también tienen problemas para mantener visibilidad real sobre el uso del sistema, lo que se traduce en gasto innecesario o problemas de cumplimiento. Tanto si migras a SAP Cloud ERP Private como si mantienes un entorno SAP on-premise, las empresas que ejecutan SAP S/4HANA necesitan un enfoque más ágil para gestionar licencias y evitar sorpresas costosas.

Cómo puede ayudarle el SAP License Manager de Soterion

El módulo SAP License Manager de Soterion ofrece un enfoque completo y basado en datos para gestionar sus licencias SAP. Al realizar un seguimiento preciso de las funciones de los usuarios y del uso del sistema, garantiza que sólo pague por lo que realmente necesita. La solución automatiza el proceso de auditoría, simplificando el cumplimiento y reduciendo significativamente el tiempo dedicado a las comprobaciones manuales. Con funciones como la limpieza de funciones y las simulaciones de costes, Soterion permite a las empresas optimizar la asignación de licencias, evitar costes innecesarios y mantener la conformidad en todos los entornos SAP.

Decisiones más inteligentes sobre roles con análisis integrado de acceso y licencias

Para un control aún mayor, License Manager se integra con el módulo Access Risk Management de Soterion. Esto te permite simular cambios propuestos en roles o autorizaciones y ver al instante su impacto, no solo en el riesgo, sino también en tus requisitos de SAP FUE. Si un cambio incrementa el consumo de FUE, el sistema lo alerta antes de aplicarse, ayudándote a evitar costes de licencia no planificados y permitiendo que el equipo de licencias pueda intervenir cuando corresponda.

Welcome to an overview of Soterion's SAP Access Risk Assessment process. Soterion offers select organizations running SAP the opportunity to perform an SAP Access Risk Assessment on their data. In this video, we will explain the process at a high level and discuss the benefits of performing this assessment. Here's what we'll cover: How much effort is required from you or your team's side? What data is used from SAP for this Access Risk Assessment? How is this data extracted? The Process: What are the benefits to my organization? What happens to our data after the assessment? How secure is our data? And lastly, connecting to your Soterion hosted database. How much effort is required from you or your team's side? Your effort involves a few straightforward tasks. Downloading the Data Extractor from our website will take approximately five minutes. Installing the Soterion Data Extractor on a desktop or laptop will take roughly five minutes. Initiating the download from SAP will take ten minutes. The extraction may take up to sixty minutes to run, but it will run-in the background. And lastly, uploading the files to Soterion's data center in your geographic region will take approximately five minutes. What data is used from SAP for this access risk assessment? Soterion extracts SAP authorization related tables such as USR02 and AGR_Define. We also download user transaction logs to determine whether any remediation or role cleanup opportunities exist. A full list of tables downloaded can be found in Soterion's Data Extractor Guide. How is this data extracted? Soterion has created a Data Extractor utility that uses standard SAP functionality to read the SAP authorization tables. No custom function modules or transports need to be installed on your SAP system. The person performing the data extract will need the SAP authorization for the tables being downloaded. Soterion can provide an SAP role with the necessary authorization if required. The Process: Download the Soterion Data Extractor from the Soterion website. Install the Soterion Data Extractor on a desktop or laptop. The person performing the data extraction uses their SAP credentials to initiate the extraction process. Upload the downloaded files to the Soterion Data Center. Soterion will prepare a database with this data. The client will be notified on completion, and the next steps will be communicated, which could include a demonstration or providing logon details to review the SAP Access Risk results. What Are the Benefits to my organization? A Soterion SAP Access Risk Assessment allows your organization to understand its access risk exposure. Soterion presents this information in a business friendly manner to enhance effective decision making. Powerful risk remediation functionality helps address access risk violations, which is especially beneficial before impending audits. It also offers a mini proof of concept using data that you are familiar with. What happens to our data after the assessment? After the assessment, Soterion will delete the data upon request. How secure is our data? Soterion adheres to the latest security protocols, including annual ISO27001 certification, a SOC 2 Type 2 report, and annual penetration testing. We do not download personal data such as email addresses. SAP Usernames are downloaded but can be masked to hide this information if needed. All data can be viewed via Soterion's Data Extractor before being uploaded, and it is zip-locked for added protection during the upload process. Connecting to your Soterion-hosted database Accessing the Soterion database requires a username and password that comply with your SAP password policy. Two factor authentication can also be set up if needed. Thank you for watching this overview of Soterion's SAP Access Risk Assessment process. We hope this video has provided valuable insights into how the assessment works and its benefits to your organization.

Licencias excesivas

Sub-licenciamiento

Transición al modelo FUE

Gestión ineficiente de roles

Falta de visibilidad del uso de licencias

Auditorías manuales que consumen mucho tiempo

Licencias excesivas

Gastos innecesarios en licencias que no se te utilizan

Muchas organizaciones luchan contra el exceso de licencias, cuando adquieren más licencias de usuario SAP de las que necesitan. Esto ocurre debido a la falta de visibilidad sobre el uso real del sistema, lo que se traduce en gastos innecesarios. Sin una comprensión clara de las funciones de los usuarios y del consumo real, las empresas suelen acabar con un número significativo de licencias sin utilizar, lo que supone un gasto innecesario.

Optimización del uso de licencias

El módulo SAP License Manager ayuda a monitorizar el uso real del sistema, permitiendo pagar solo por las licencias que realmente se requieren. Alinear licencias con datos actualizados evita el exceso y elimina costes superfluos.

Sub-licenciamiento

Riesgo de incumplimiento y auditorías

La concesión de licencias insuficientes se produce cuando las organizaciones no asignan suficientes licencias, lo que a menudo da lugar a infracciones de cumplimiento durante las auditorías. Una asignación insuficiente de licencias puede dar lugar a sanciones de SAP y a costes de compensación inesperados, especialmente si su sistema no tiene suficientes licencias para el uso real.

Garantizar el cumplimiento y la asignación adecuada

El módulo SAP License Manager calcula con precisión el número de licencias necesarias en función del uso real del sistema. Esto ayuda a evitar la concesión de licencias insuficientes, lo que garantiza que su organización siga cumpliendo la normativa y evita sanciones durante las auditorías de SAP.

Transición al modelo FUE

Transición a licencias Full Use Equivalent (FUE)

El cambio al modelo de licencias Full Use Equivalent (FUE) de SAP puede ser complejo, ya que muchas organizaciones no están seguras de cómo medir y asignar el número correcto de licencias. Si no comprenden cómo se calculan las FUE, las organizaciones pueden enfrentarse a pagos excesivos por licencias.

Simplificando la transición a FUE

La solución de Soterion facilita la transición a las FUE proporcionando información clara y basada en datos sobre el uso actual de las licencias. Esto permite a las empresas optimizar sus licencias durante la transición a las FUE, garantizando que están pagando por lo que necesitan y cumpliendo las normativas.

Gestión ineficiente de roles

Gestión de roles y autorizaciones SAP

Una gestión ineficaz de las funciones puede dar lugar a una asignación innecesaria de licencias, especialmente cuando no se identifican las funciones inactivas o infrautilizadas. Esto aumenta la complejidad de la gestión de licencias SAP y puede dar lugar a un desperdicio de recursos.

Optimización de la gestión de roles

El módulo identifica los roles SAP inactivos o no utilizados, lo que permite a las empresas limpiar su sistema y optimizar la asignación de licencias. Mediante una gestión eficaz de los roles, las organizaciones pueden simplificar su proceso de gestión de licencias y reducir costes innecesarios.

Falta de visibilidad del uso de licencias

Dificultad para monitorizar el uso de licencias

Sin una visibilidad en tiempo real del uso de licencias de SAP, las organizaciones suelen tener dificultades para comprender dónde se pueden realizar optimizaciones. Esta falta de información puede provocar el despilfarro de recursos y costes inesperados.

Información en tiempo real para una mejor toma de decisiones

El módulo SAP License Manager de Soterion proporciona visibilidad en tiempo real y análisis detallados sobre el uso de licencias. Esto ayuda a las empresas tomar decisiones informadas sobre la concesión de licencias, lo que ayuda a optimizar los recursos y reducir el gasto innecesario.

Auditorías manuales que consumen mucho tiempo

El reto de las auditorías manuales de licencias

Las auditorías manuales requieren mucho tiempo y son propensas a errores. Se necesitan bastantes recursos y a menudo no proporcionan la información precisa necesaria para optimizar las licencias SAP.

Automatización del proceso de auditoría para mayor eficiencia

El SAP License Manager automatiza el proceso de auditoría, haciendo que las tareas de cumplimiento sean más rápidas y eficientes. Gracias a la información automatizada, las organizaciones pueden garantizar que siempre cumplen las normativas y evitar la ineficacia del seguimiento manual.

Obtuvimos la solución en una semana y empezamos a beneficiarnos desde el primer día. Pudimos trabajar con el sistema inmediatamente: ¡fue realmente plug and play! Incluso mejor de lo que esperábamos.

Cecilie Relling, Especialista Senior, Mejoras y Sistemas de Procesos Financieros, Aker Solutions

Queríamos minimizar el acceso otorgado a los usuarios, pero al mismo tiempo poder dar autorizaciones adicionales en casos excepcionales… Ahora podemos auditar exactamente qué accesos y transacciones han tenido. Esto es un beneficio claro de usar Soterion

David Hall, Director de Soluciones Empresariales de Compass Group UK & Ireland

La solución de Soterion hace exactamente lo que necesitamos. Ha demostrado ser muy efectiva. La usamos a diario no solo para firefighter access, sino para prácticamente todo lo relacionado con autorizaciones y acceso SAP.

Marko Lotens, Vicepresidente de Tecnología de la Información, Masimo Consumer

La solución GRC de EPI-USE Labs y Soterion aumentó la concienciación en la empresa y devolvió la responsabilidad al negocio, en lugar de recaer únicamente en el equipo de TI

Atle Myklebust, Teamlead IT SAP Technical Services, Elkjøp Nordic

Antes lo hacíamos manualmente, pero necesitábamos una solución GRC madura y sofisticada. Ya trabajábamos con EPI-USE Labs, así que Soterion era la herramienta perfecta para nuestro marco SoD.

Piet Jan Van Egdom,Jefe del Equipo de Sistemas Empresariales, Nikon Europe BV

Con Access Manager de Soterion, el proceso de aprobación es mucho más transparente y ya no hay resistencia por parte de los usuarios del negocio.

Thijs Van Haaren, Director Técnico de Seguridad SAP, Orkla

Gracias a Soterion, puedo asegurar que nuestro entorno es seguro, los datos están seguros y lo que las personas pueden o no pueden hacer está controlado. Y la capacidad de informar sobre ello me da tranquilidad y demuestra que estamos haciendo lo mejor para la organización.

Zaki Mouden, Director Global de Aplicaciones Empresariales, BSI

Hemos obtenido excelentes resultados en nuestro Access Review Management, que ahora realizan los managers con mucho menos esfuerzo.

Nick Achteberg, Director Senior de Servicios Técnicos (SAP), Endeavor