Archive Central : Maîtriser les données SAP grâce au décommissionnement stratégique

Donc bonjour à tous et bienvenue. Merci d'être avec nous aujourd'hui. Je m'appelle et je suis coordinatrice marketing senior chez EPI's Labs. Je suis ravie de vous accueillir aujourd'hui pour notre webinaire, maîtriser vos données SAP grâce au décommissionnement stratégique avec Archive Central. Donc juste avant de commencer, quelques informations pratiques. Comme d'habitude, les micros seront coupés tout au long de la session afin d'éviter les bruits de fond. Donc n'hésitez pas à poser vos questions au fil de la présentation dans la, l'espace dédié aux questions. Le programme est assez chargé aujourd'hui donc nous n'aurons peut-être pas le temps de répondre aux questions en direct, mais nous vous enverrons la réponse par email juste après le webinaire. Anne, si tu peux passer au prochain slide s'il te plaît. Donc juste rapidement pour celles et ceux qui ne connaissent pas EPI-USE Labs, nous sommes une entreprise internationale qui propose des solutions logicielles et des services gérés, ainsi que des, des innovations sur mesure. Nous détenons une forte expertise dans la transformation des paysages SAP notamment, et nous aidons nos clients à améliorer la performance, la gestion, la sécurité et la sécurité pardon de leur système SAP et SAP SuccessFactors. Prochain slide s'il te plaît. Donc aujourd'hui, nous allons voir comment les entreprises peuvent maîtriser leurs données historiques SAP. Mais avant de rentrer dans le vif du sujet, il me semble utile de rappeler pourquoi cette question est importante au jour d'aujourd'hui. Donc de nombreuses entreprises font encore fonctionner leur système historique qui mobilise beaucoup de budgets, d'infrastructures et de supports. Bien sûr, ces systèmes contiennent souvent des données métiers qui importantes et nous ne pouvons donc pas simplement les mettre hors service ou, ou les oublier. Mais par ailleurs, avec le passage au cloud, il n'est plus réaliste de, de vouloir tout migrer et de conserver, de conserver les données dans un environnement actif. Donc les, car les volumes de données ont un impact direct sur l'effort de migration, le stockage, les performances et les coûts récurrents. C'est pourquoi nous allons parler aujourd'hui du décommissionnement stratégique et nous concentrer sur 2 étapes clés. D'abord, dans un 1er temps extraire les données correctement pour qu'elles servent, qu'elles conservent un contexte métier, mais ensuite décommissionner les systèmes historiques en toute sécurité tout en gardant un accès accessible aux données. Donc juste avant de passer la parole à, permettez-moi de la présenter rapidement. Donc est consultante technique chez EPI-USE Labs depuis maintenant plus de 2 ans et accompagne un grand nombre de clients en France dans la gestion et l'optimisation de leur paysage SAP. Donc sans plus attendre, je passe la parole à. Merci Int. Donc comme a mentionné ma collègue Int, aujourd'hui nous allons parler de Arrive Central et de Arrive Extractors. Donc l'un des défis, des principaux défis que rencontrent les entreprises lorsqu'elles migrent vers le cloud ou qu'elles cherchent à mieux gérer leurs données existantes concerne les données historiques. Ces données sont souvent nombreuses, parfois difficiles d'accès et peuvent rapidement devenir un vrai frein à la migration ou à la gestion des, euh, efficaces de ces informations. Donc déjà les organisations européennes consacrent souvent jusqu'à 80 pour 100 de leur budget IT à maintenir d'anciens systèmes au détriment de leur stratégie clé, comme par exemple la transformation cloud ou encore l'IA. Nous avons aussi des extractions SAP. Donc SAP n'a jamais été conçu pour l'extraction de masse. Nous avons des données qui sont très relationnelles, des données qui sont verrouillées dans des tables de cluster comme par exemple PCL 2 ou PCL 4, rendant les extractions brutes en état illisibles sans la logique à derrière. Nous avons aussi un point qui est la vulnérabilité et super. Nous avons un matériel qui est vieillissant, des plateformes logicielles en fin de vie et une raréfaction des experts internes. Tout ça, ça accroît les risques opérationnels et de sécurité. Tandis que de l'autre côté, nous avons aussi des réglementations régionales comme le RGPD et le CCPA, imposent des politiques précises de conservation de données et de droit à l'oubli sur le système, sur les systèmes historiques. Et enfin, nous avons un point qui est l'auditabilité et la traçabilité. Donc bien sûr conserver intacts les liens transactionnels, les structures de métadonnées et les pistes d'audit d'origine et tout ça avec des données qui sont, qui sont lisibles et rapides, rapidement consultables par l'administration fiscale ou en cas de demande juridique Et ça, ça reste un challenge. Et bien sûr, tout ça sans avoir à maintenir toute la pile applicative. Et donc, c'est pour ça qu'on parle de scénarios de décommissionnement. Donc, que votre entreprise soit en pleine transformation digitale, qu'elle soit en train de migrer vers SAP S4 ou qu'elle soit en train de traverser une réorganisation à la suite d'une fusion ou d'une scission, les raisons peuvent être différentes. Certains cherchent à réduire leur coût de distance et d'infrastructures, D'autres souhaitent simplement simplifier la maintenance ou se débarrasser des systèmes devenus trop complexes ou trop coûteux à maintenir. Donc nos clients peuvent avoir différents scénarios, mais ces situations les amènent souvent à prendre la même décision, mettre hors service leurs anciens systèmes. Mais quel que soit le scénario, une chose reste essentielle. Il faut continuer à conserver un accès conforme et sécurisé aux données existantes. Et c'est là qu'on parle justement d'un décommissionnement stratégique de données. Et donc c'est quoi ça? De justement le décommissionnement stratégique et tout simplement une façon de retirer ces, toutes ces données de façon sécurisée, de façon cohérente, en garder, en gardant la cohérence et de manière conforme. En gros, c'est une manière de gérer vos données de façon plus intelligente. Et donc pour mieux comprendre ces enjeux-là, nous avons réalisé une petite étude en interne. Nous avons eu de nombreuses discussions avec nos clients et beaucoup nous ont expliqué avoir essayé d'extraire les données de façon brute, mais avant de les mettre dans des systèmes hors service, avant de mettre leur système hors service. Et nous avons voulu, nous avons voulu comprendre pourquoi cette approche ne fonctionne pas et ne fonctionne pas tout simplement comme prévu. Donc la 1re raison c'est déjà que les systèmes SAP et même aussi les systèmes non SAP sont souvent très complexes. Extraire les données d'une table peut sembler relativement simple mais dès que l'on arrive sur des domaines plus complexes comme par exemple la paix ou la finance, les données sont souvent réparties ou regroupées entre plusieurs tables et plusieurs structures. Il ne suffit donc pas simplement d'extraire les données, il faut ensuite reconstruire les relations entre elles et leur redonner du sens. C'est là que les choses se compliquent et SAP repose sur de nombreuses relations logiques et internes. Il faut souvent aller à beaucoup trop loin pour comprendre, pour comprendre comme les différentes données sont liées entre elles. Avec une extraction en masse classique, on risque donc de se retrouver avec des données qui sont fragmentées et de ne pas récupérer toutes les informations nécessaires. Il faut alors multiplier les extractions, faire des vérifications et parfois même développer des solutions spécifiques pour obtenir des données réellement exploitables. Et lorsqu'on choisit de faire cela sur mesure en interne, cela prend davantage de temps, de ressources, d'expérience, peut aussi prolonger les délais du projet. Donc au final, le véritable défi n'est donc simplement pas d'extraire les données, mais aussi de les rendre compréhensibles, cohérentes et exploitables une fois sorties des systèmes. Et donc c'est justement là que Arrive Extractors et Arrive Central rentrent en jeu permettant justement de conserver ces données historiques et d'y accéder facilement facilitant ainsi la mise hors service des systèmes. Donc chez EPI-USE Labs, nous avons donc développé 2 approches différentes en fonction du type de système concerné. Pour les zones d'environnement SAP, nous disposons de notre propre extracteur. Au fil des années, nous avons cartographié les objets et les structures de données SAP avec une expertise qui couvre aujourd'hui plus de 35 ans. Cela nous permet d'aller au-delà de la simple extraction des données bruts, mais de préserver le contexte et les relations entre les données. Et pour les systèmes non SAP, l'approche peut être un peu différente, mais nous avons quand même développé des extracteurs adaptés à chaque environnement afin de récupérer les données dont vous avez besoin. Une fois extraites, ces données sont ensuite réintroduites dans Arkive Central où elles peuvent être conservées et consultées de manière sécurisée et conforme. L'objectif reste dans les 2 cas le même, extraire les données tout en conservant leur sens et leurs valeurs métiers afin de pouvoir mettre les systèmes hors service en toute confiance. Et donc passons maintenant à Arrive Extracteur. Nous allons commencer par ces solutions car c'est là que se trouve l'un de nos principaux atouts. Archive extracteur travaille avec nos objets métiers et non simplement avec des. Concrètement au lieu de copier des données table par table, nous analysons l'objet dans son ensemble, cela nous permet de récupérer toutes les informations pertinentes et surtout surtout de préserver les relations, les relations entre les données. Donc par exemple, si nous extrayons un partenaire commercial, nous nous assurons de récupérer toutes les informations qui lui sont associées. De la même manière, si nous extrayons un document comptable, nous veillons à conserver toutes les informations pertinentes et les relations entre les différents éléments. C'est donc un point essentiel. Les données ne sont pas fragmentées et leur intégrité est préservée. Même lorsqu'il s'agit de structures plus conserves, plus complexes comme les tables clusterisées, Donc les tables clusterisées sont automatiquement décomposées en tables distinctes, ce qui rend les données plus lisibles et plus faciles à exploiter. Cela facilite ensuite la recherche d'informations et la création de rapports dans l'Arquel Central. Et enfin, nous pouvons adapter le niveau de granularité de l'extraction en fonction du besoin. Nous pouvons faire une extraction qui est très ciblée, par exemple sur un Quid Society, ou à l'inverse, nous pouvons adopter une approche plutôt globale, plus large et transférer l'ensemble du mandat vers Arcade Central. Dans les 2 cas, l'objectif reste le même, récupérer les bonnes données et conserver leur contexte, et les relations et les rendre facilement exploitables dans Arcade Central. Et donc c'est là qu'entre en jeu notre business Object Workbench sur lequel vous propose Arrive Extracteur, qui est une, 1 plateforme qui est particulièrement puissante. Aujourd'hui nous avons plus de 3000 objets métiers documentés et maîtrisés dans l'environnement SAP. Cette expertise repose sur une expérience très concrète, plutôt plus de 35 ans d'expérience en production avec plus de 800 clients qui utilisent aujourd'hui nos solutions au quotidien. Donc au total nous avons livré plus de 5000 licences qui sont des produits basés sur, sur le beau, notre business Object Workbench. Et nous continuons d'accompagner nos clients dans leurs projets de migration, de transformation et de mise hors service leur, le système. Donc ce que ces chiffres reflètent, c'est une chose, surtout une chose, une technologie qui est reconnue, basée sur une connaissance approfondie des données SAP et leur relation. Et donc bien sûr l'extraction des, des données à partir des systèmes SAP est également possible dans leur. Au fil des années, nous avons développé des extracteurs, donc que ce soit par exemple pour des systèmes à SuccessFactors, IFS Workday, Ultimate HR, Query, comme exemple. Nous avons aussi, un, 1 développement spécifique. Donc quand il s'agit des systèmes qu'on ne connaît pas, ce qu'on fait c'est simplement demander de l'aide à l'équipe, à l'équipe de développement en interne et on travaille avec eux pour développer des extracteurs qui sont spécifiques à vos systèmes. Et parfois les clients ils veulent extraire les données eux-mêmes. Et donc quand c'est le cas, en fait ce qu'on peut faire c'est vous, vous pouvez extraire les données et nous on les intègre à Arcade Central. On peut travailler ensemble dans ces cas-là. Et donc comment fonctionnent les commissionnements stratégiques? Pour récapituler, nous avons des données actives qui sont stockées dans des systèmes de production qui est infrastructure assez coûteuse. Cela nous fait penser à l'archivage classique, donc stockage moins coûteux, mais quand même ça reste, les systèmes de production restent actifs. Et donc là ça nous amène à un archivage à long terme dans une plateforme qui est centralisée, plus économique, car on peut garder plusieurs systèmes. Et donc enfin cela permet le retrait des, permet de libérer les ressources et de réduire les coûts. Donc voyons ça un peu en démo. Excusez-moi, ça m'a déconnecté du système et voilà. Donc là on regarde Arrive Extracteur d'abord et après on passe à Arrive Central. Donc déjà ça c'est l'interface Arrive Extracteur. Pour créer un export, il suffit de cliquer sur le bouton créer un export et c'est là qu'on retrouve ce que j'ai mentionné tout à l'heure notre business Object Work Pench donc le. On retrouve toute la liste d'objets qui sont liés à différents secteurs par exemple ressources humaines, comptabilité et prenons un exemple celui d'un employé donc données de base, on retrouve notre employé. Et ici dans les options de sélection, ce qu'on retrouve, c'est notre, ces options de sélection, on peut, on peut récupérer notre objet, notre employé 60 20. On voit qu'on peut appliquer un filtrage code société. On a aussi des data groupes. Donc ce que ça veut dire c'est si on veut récupérer tous les par exemple avec, on peut sélectionner ça ou décocher si on ne veut pas. On peut récupérer par exemple les données de temps, les données de déplacement donc tout ça. On peut aussi appliquer du filtrage sur les data groupes mais aussi sur le côté gauche, nous avons un arbre d'intégration. Donc ce que ça veut dire, c'est tous les objets qui sont liés à notre objet employé, on peut les récupérer par exemple le centre de coût, client, mes données clients, les données Payroll. Donc ça en fait, ça permet de garder des liens entre les, les objets aussi. Et dans notre sélection, notre prévisualisation de la sélection, nous avons notre objet d'intégration, les données Payroll, mais aussi nous avons la centrale personne qu'on retrouve ici. On veut, on retrouve le numéro de la clé et tous les liens, tous les liens intégrés. Ensuite nous avons les options de rédaction qui ne sont pas cliquables dans ces cas-là, et enfin les options de, d'exécution. Nous avons 2 types de transfert, un transfert par SFTP et donc ou un transfert par route HTTPS qui est automatique et qui emmène la, la, la donnée à à travers des API. L'exécution peut se faire en arrière-plan ou en avant-plan selon votre choix. Donc c'est la partie Arrive extracteur. Voyons un peu ce que ça donne pour la partie Arrive. Donc ici ce qu'on voit c'est l'interface Arkell Central. Donc j'aime bien moi qualifier Arkell Central comme un livre où on a différents chapitres. Ces chapitres sont représentés par les. Nous avons par exemple ici un chapitre finance, un chapitre RH. Et si on clique sur le chapitre finance, ce qu'on voit c'est qu'on peut avoir différentes collections. Ces collections représentent un ensemble de données qui sont spécifiques à un seul objet. Donc par exemple le document comptable ou encore client. Nous avons aussi des vues qui sont basées sur des rapports. Ces rapports par exemple FBL un n, FBL 3 n, FBL 5 n, ces rapports sont recréés en joignant les différentes tables nécessaires. Prenons l'exemple d'un client. Ici, on retrouve un, 1 à la collection finance. On retrouve la, la collection des budgets clients. Et donc en ouvrant la transaction x d 0 3 dans SAP, ce qu'on peut voir c'est qu'on a, pardon ça n'a pas marché, voilà. Ce qu'on peut voir c'est qu'on a de la même façon, on peut appliquer des filtres à droite par exemple ici code société et filtre sur, sur le client. On peut reproduire ça aussi du côté gauche, du côté Arcade Central. On peut sélectionner une par exemple et en cliquant sur la ligne, on peut bien voir les mêmes fenêtres que SAP qu'on va voir dans une seconde. Par exemple adresse, on retrouve à gauche adresse, contrôle data, paiement et qu'on retrouve dans SAP. Ce qui est bien quand même de prendre en compte c'est que, on ne reproduit pas SAP, ça reste, encore une plateforme qui est en lecture seulement. Prenons donc un autre exemple qui est document comptable. Ici on peut voir qu'on peut rajouter différents filtres. Par exemple code société, si on tape code société, on retrouve le chiffre qu'on peut choisir soit un code société uniquement ou plusieurs. Dans cet exemple-là, on prend code société 1000 et le code société 2000. Donc ici on va afficher seulement ces 2 codes société. On peut appliquer un filtrage supplémentaire, et par exemple année fiscale. Donc là on prend l'année 2014. Et si on clique sur la donnée spécifique, on retrouve justement les différents champs qui sont liés aux documents comptables, mais non seulement on a aussi le j l account, donc le grand livre, et donc on retrouve le flux des documents. Comme on voit bien ici, donc on retrouve type de description, contrôle data, en fait ce que vous voulez mettre en avant. Prenons un exemple RHEC. Si on prend l'objet employé et qu'on sélectionne par exemple le, l'employé Michael, ici on retrouve les données de base, par exemple un faux type 0. On retrouve les données de paie, et non seulement les données de p, mais aussi les, les, les fiches de p. Donc en tant que PDF, donc données non structurées. On peut garder ça dans le même endroit qui, qui est facilement accessible. Donc ici, on a notre PDF de la fiche de paie. On peut aussi choisir de, de retrouver les données RH, genre les tables de cluster par exemple données RT, cluster PCL de RT, CRT aussi. Donc on voit bien que les données sont déclustérisées. Nous pouvons aussi choisir de, d'autoriser les gens à par exemple regarder les fiches de paie ou pas, avoir accès des accès qui sont limités. Vous pouvez produire en gros les autorisations dans SAP. Nous avons aussi un audit log si besoin, donc là où on retrouve les, traçabilité de ce que font les gens et aussi si besoin pour être conforme à l'RGBT ou aider à être conforme à l'RGBT, nous avons des employés ici qu'on peut mentionner comme, qui doivent être supprimés par exemple. Et voici le, l'audit log donc que j'ai mentionné, là où on peut retrouver ce qu'une personne a, a vu, a changé, ainsi de suite. Donc au final, notre méthodologie de réalisation de projet est finalement très simple. Nous privilégions une approche pragmatique et minimaliste, commençant par votre, comprendre votre environnement SAP ou non SAP et vos données. Pour nos clients et nos prospects SAP, nous proposons notamment un rapport d'analyse gratuit qui s'appelle le DSMR que nous pouvons exécuter directement dans votre environnement SAP. Ce rapport nous donne une vue d'ensemble de l'empreinte de votre système. Il est important de préciser qu'aucune donnée personnelle n'est extraite ou transmise. Ce qu'on prend, en fait, c'est juste des métadonnées de votre système. Il nous permet notamment d'identifier les objets utilisés, leur taille et leur utilisation. Nous comparons ensuite ces informations avec notre propre base de connaissances afin de déterminer une meilleure approche pour votre environnement. Et grâce à notre expérience avec Arkay Central dans les nombreux secteurs d'activité, nous pouvons ensuite adapter notre approche à vos besoins spécifiques. Une fois cette 1re analyse réalisée, nous organisons des ateliers avec les différentes prenantes afin de valider vos besoins et définir précisément les périmètres de l'extraction. Ensuite, nous passons à l'étape qui est l'extraction des données, et puis nous revenons vers vous pour les tests d'acceptation utilisateur afin de nous assurer que les données répondent bien à vos attentes. Pour les systèmes non SAP, l'approche reste très, très similaire. C'est juste qu'on travaille plus avec vous. Nous commençons par, par comprendre votre environnement, le type de système, la base de données utilisée, la manière dont les données peuvent être extraites et surtout surtout comment ils sont actuellement utilisés. Nous organisons également des ateliers de découverte pour analyser les, les données et définir la meilleure façon de les structurer dans Arcade Central. Donc dans les 2 cas, le, le processus est simple, maîtrisé, adapté à votre environnement pour vous donner une vision claire de ce qui sera extrait et la manière dont vos données seront accessibles par la suite. Donc il est important de déterminer quelle approche correspond plus à vos besoins. Donc l'approche par objet qui est moins rapide, elle est plus fragmentaire donc on récupère que ce dont vous avez besoin, une charge interne qui est légèrement plus élevée, une perturbation qui est quand même minime de, de l'activité et un coût d'infrastructure qui est plus faible. Par contre nous avons de l'autre côté une approche permanent. Donc ça c'est plus rapide parce que c'est général, ça prend généralement c'est sur des semaines. Ça prend l'exhaustivité des données, donc on n'est plus sur une approche fragmentaire. Et la charge interne, elle est plutôt minimale et une, avec une perturbation quasi nulle, mais quand même le coût d'infrastructure, elle reste un peu élevée parce qu'on prend plus de données. Et donc nous avons un modèle de licence, Arcade Central est une solution SAS, donc nous avons un déploiement d'Arkail Central, des services professionnels, une licence Arkail Extractors, et ça ça se fait à travers un abonnement annuel qui comprend un système source jusqu'à 1000000000 de lignes de base, jusqu'à 25, 25 utilisateurs à qui sont nommés par vous et jusqu'à 500 gigaoctets de données non structurées. Après des extensions de licences sont disponibles. Et donc pour finaliser, nous avons aussi une vision de produit et une évolution. Au court terme, nous pensons à l'archivage continue pour SAP. Donc on travaille dessus. À moyen terme, davantage d'extracteurs pour s'adapter plus au système non SAP, et une vision à long terme, un archivage continue justement pour ces systèmes non SAP. Et là je remets la main à ma collègue. Merci beaucoup. Juste avant de conclure ce webinaire, quelques points clés à retenir. Donc tout d'abord, il est essentiel de définir très tôt une stratégie claire pour vos données historiques. Nous sommes là pour vous accompagner justement dans cette démarche comme énoncée par. Donc que vous pouvez faire comme 1re étape, c'est déjà de demander une démo gratuite. Il vous suffit de scanner les QR codes affichés à l'écran, ils vous mèneront directement à la bonne page pour faire la demande. Vous pouvez aussi demander une évaluation gratuite de vos données historiques. Nous la, nous la réalisons pour vous en analysant notamment la taille de votre système, l'empreinte, les types de données qu'ils contiennent, et vous retrouvez ensuite des résultats dans un tableau de bord très interactif sur Client Central, puis l'un de nos experts les passe en revue avec vous afin de construire ensemble un plan d'action qui, qui sera adapté à votre besoin. Si tu peux passer au prochain slide, Hannah s'il te plaît, merci. Et enfin, surtout, je voudrais vous parler de nos prochains rendez-vous. Vous avez peut-être déjà reçu des communications dans ce sens, mais je tenais à vous, à réitérer les, les prochains rendez-vous justement. Donc la semaine prochaine, nous participerons à l'USF aux côtés de notre partenaire Inverture et ça se tiendra le 14 et 15 octobre à Strasbourg. Nous y animerons aussi un atelier avec qui expliquera justement comment le groupe a transformé sa gestion des données de test sur, grâce à Data Sync Manager. Et donc rendez-vous le 15 octobre à 15 heures 15, et puis le prochain rendez-vous c'est, ça sera à Paris pour France. Donc l'Inspire qui est notre événement présentiel annuel qui est ouvert à tous les utilisateurs SAP. Donc le décommissionnement stratégique sera notamment au programme et sera l'occasion justement de prolonger les échanges d'aujourd'hui. Les QR codes que vous pouvez voir à l'écran vous permettent de réserver votre place et pour l'atelier et pour vous inscrire à l'Inspire. Donc nous sommes à la fin de, des 30 minutes du webinaire. Donc merci à tous d'avoir participé et merci à toi Hannel pour ta présentation. Je vous souhaite une excellente fin de journée.