El camino hacia SAP S/4HANA: ¿Están las organizaciones minimizando el impacto de las licencias FUE?

RESUMEN: En este blog, Roy Topham explica cómo la migración a SAP S/4HANA supone un cambio en las licencias de SAP, pasando de las categorías de «usuario designado» a las licencias SAP Full Use Equivalent (FUE), con el apoyo de la matriz de medición STAR. Los diferentes tipos de usuarios (Avanzado, Básico, Autoservicio, Desarrollador) consumen FUE según ratios de conversión definidos, por lo que una clasificación errónea de los usuarios y los roles heredados de ECC pueden inflar los requisitos de licencia. Al analizar los roles, los objetos de autorización y el uso real desde el principio, las organizaciones pueden optimizar el consumo de FUE y reducir costes innecesarios.

Para muchas organizaciones que están planificando su transición a SAP S/4HANA, la conversación suele comenzar con preguntas habituales:

• ¿Deberíamos optar por una solución «Greenfield» o «Brownfield»?
• ¿Cómo minimizamos las interrupciones?
• ¿Cuál será el calendario de la migración?

No hay duda de que se trata de cuestiones importantes. Sin embargo, hay otro tema que suele surgir mucho más adelante en el proceso y que puede tener un impacto significativo en el coste final de la solución.

El cambio al modelo de licencias SAP Full Use Equivalent (FUE)

A medida que las organizaciones realizan la transición a SAP S/4HANA, la forma de calcular las licencias de SAP cambia de manera significativa. El modelo tradicional de «usuario designado» se sustituye por el modelo FUE, en el que los diferentes tipos de usuarios se convierten en valores de licencia ponderados que determinan los costes totales de la suscripción.

Además, SAP ha introducido la matriz de medición STAR, de modo que las categorías de licencia vienen determinadas ahora por determinados objetos de autorización y los valores de actividad que se asignan a los usuarios.

A primera vista, el modelo parece sencillo. Sin embargo, para muchas organizaciones, introduce un nuevo nivel de incertidumbre. No se trata de cuántos usuarios hay en el sistema; la verdadera cuestión es si las organizaciones tienen una comprensión clara de sus requisitos de FUE antes de iniciar las negociaciones sobre licencias con SAP.

Un modelo de licencias que cambia las reglas

Históricamente, las licencias de SAP se basaban en categorías de usuarios designados. Las organizaciones adquirían licencias según tipos de usuario definidos, y dichas licencias se asignaban directamente a personas concretas dentro del sistema. Aunque el modelo presentaba ciertas complejidades, la relación entre usuarios, roles y licencias era relativamente clara.

Posteriormente, la introducción de las FUE cambió esa dinámica. Este modelo de licencias se aplica tanto a SAP S/4HANA Cloud ERP Public Edition como a Private Edition. En lugar de contabilizar a los usuarios de forma individual, las organizaciones operan ahora dentro de un fondo común de capacidad de FUE. Las diferentes categorías de usuarios, como los usuarios avanzados, básicos y de autoservicio, aportan valores ponderados distintos al requisito total de licencias.

Los índices de conversión de la técnica FUE suelen seguir esta estructura:

• 1 FUE = 1 usuario avanzado (con acceso completo a todas las funciones de la solución)
• 1 FUE = 5 usuarios básicos (con acceso limitado a módulos específicos)
• 1 FUE = 30 usuarios de autoservicio (con acceso muy limitado, como el registro de horas o las aprobaciones)
• 2 FUE = 1 acceso de desarrollador (con acceso a herramientas y entornos de desarrollo)

Esto significa que el coste total ya no viene determinado únicamente por el número de usuarios, sino por la forma en que estos se clasifican dentro del sistema mediante ratios predefinidos. En este modelo, una clasificación errónea de los usuarios puede tener un impacto enorme en el consumo de FUE y, por lo tanto, en los costes de las licencias.

El concepto de FUE y la medición STAR aquí descritos se aplican principalmente en las ediciones de SAP Cloud ERP. Sin embargo, el programa de medición STAR también se utiliza habitualmente en instalaciones de S/4HANA on-premise para evaluar los requisitos de licencias de usuario. En estos casos, aunque los tipos de licencia tradicionales pueden seguir adquirirse por separado, los mismos principios en torno a la clasificación de usuarios y el análisis de acceso siguen desempeñando un papel importante a la hora de determinar la exposición global en materia de licencias.

¿Por qué los roles heredados genera resultados de licenciamiento inesperados?

Muchas organizaciones dan por sentado que sus roles de ECC actuales pueden trasladarse sin más al entorno de S/4HANA, con pequeños ajustes para las transacciones nuevas y las que han quedado obsoletas. Al fin y al cabo, estos roles han respaldado el negocio durante años y están profundamente integrados en los procesos operativos.
Sin embargo, la mayoría de los roles heredados nunca se diseñaron teniendo en cuenta el modelo de licencias FUE.

Con el tiempo, las estructuras de roles suelen acumular accesos adicionales debido a cambios en el sistema, permisos temporales o requisitos operativos en constante evolución. Lo que comienza como una solución práctica para respaldar los procesos de negocio se convierte gradualmente en un conjunto complejo de autorizaciones.

Bajo el modelo FUE, esta complejidad puede tener consecuencias no deseadas. Las clasificaciones de usuarios se ven muy influidas por los objetos de autorización asignados dentro de los roles, más que por lo que los usuarios realmente hacen en el sistema en el día a día. Esto significa que un usuario que rara vez realiza tareas avanzadas puede seguir siendo clasificado en un nivel de licencia superior simplemente porque su rol lo permite técnicamente.

Cuando las organizaciones transfieren roles heredados sin examinar cómo se traducen en clasificaciones FUE, los requisitos de licencia pueden dispararse rápidamente.

Cuando la conversación sobre las licencias se produce demasiado tarde

En muchos programas de transformación a S/4HANA, las conversaciones sobre licencias solo se toman en serio una vez que comienzan las negociaciones contractuales. Para entonces, es posible que las organizaciones ya estén trabajando con estimaciones aproximadas, en lugar de tener una idea clara de cómo su diseño de accesos se traduce en consumo de FUE.

Aquí es donde pueden surgir retos inesperados. Lo que inicialmente parecía un requisito de licencia manejable durante la planificación inicial puede cambiar significativamente una vez que se analizan más detenidamente las funciones de los usuarios y las autorizaciones.

Sin visibilidad sobre cómo las funciones influyen en las clasificaciones de FUE, las organizaciones corren el riesgo de comprometerse con niveles de suscripción que no reflejan con precisión cómo se utilizan sus sistemas.

Esta falta de claridad no solo afecta a los costes de las licencias. El número de FUE adquiridas también influye en el tamaño de la infraestructura proporcionada según la metodología de dimensionamiento «T-shirt» de SAP. Como resultado, reducir la exposición a las FUE sin una planificación adecuada podría dar lugar a una asignación insuficiente de memoria o almacenamiento. Sin embargo, en la mayoría de los casos, resulta más rentable añadir extensiones de memoria, servidores de aplicaciones y niveles no productivos a la lista de materiales (BOM) que pagar de más por FUE que no son necesarias. En última instancia, las organizaciones deben evitar que unas cifras infladas de FUE generen innecesariamente mayores costes de infraestructura.

El licenciamiento se está convirtiendo en parte de la estrategia de transformación 

El proceso de transición a SAP S/4HANA suele plantearse como una transformación tecnológica. En realidad, también se trata de una transformación del modelo operativo.

Las decisiones sobre licencias están ahora estrechamente relacionadas con aspectos como el diseño de la seguridad, la arquitectura de roles y la gestión del acceso. Las decisiones que se tomen en estos ámbitos pueden tener un impacto directo en los costes de suscripción a largo plazo.

Las organizaciones que abordan las licencias de forma estratégica suelen empezar por analizar cómo se corresponde su diseño de acceso actual con las clasificaciones FUE. A continuación, examinan lo que sus usuarios hacen realmente en el sistema. Esto brinda la oportunidad de alinear el acceso de los usuarios con los requisitos empresariales reales, en lugar de con estructuras de roles históricas.

De este modo, las licencias se convierten en algo que se puede gestionar de forma activa, en lugar de heredarse de forma pasiva.

 Una perspectiva más clara sobre el camino hacia S/4HANA 

La transición a SAP S/4HANA ya exige a las organizaciones tomar decisiones complejas en materia de tecnología, procesos y modelos operativos.

La gestión de licencias no debería convertirse en un obstáculo inesperado en el camino. Comprender cómo funciona el modelo de licencias FUE y cómo influyen los roles existentes en esos cálculos permite a las organizaciones abordar su transformación con mucha mayor claridad.

Soluciones como SAP License Manager de Soterion ayudan a las organizaciones a obtener esta visibilidad mediante el análisis de los roles de usuario, los derechos de acceso y el uso del sistema. Esto proporciona una visión basada en datos del consumo de licencias y ayuda a identificar oportunidades para optimizar la asignación de licencias, reducir costes innecesarios y prepararse para las negociaciones sobre licencias.

Aquellas que se toman el tiempo de analizar sus estructuras de acceso en las primeras fases del proceso se sitúan en una posición más sólida para abordar las negociaciones contractuales, optimizar los costes de las licencias y alinear su entorno SAP con la forma en que opera realmente el negocio.

Para terminar: las organizaciones que gestionen de forma proactiva sus estrategias de licencias no solo reducirán costes innecesarios, sino que también se posicionarán para ganar en agilidad y resiliencia en un panorama empresarial cada vez más digital.