Cómo optimizar la gestión de licencias en RISE with SAP

El modelo de licencias de SAP siempre ha requerido una gestión cuidadosa, y la introducción de RISE with SAP añade nuevas dimensiones que las organizaciones deben considerar. A medida que SAP apoya a sus clientes en la transición hacia modelos de suscripción y estrategias cloud-first, muchas empresas encuentran complicado tener claridad sobre lo que está incluido en sus contratos y cómo garantizar que estas inversiones se alineen de manera óptima con sus necesidades operativas.

En este artículo, exploramos cómo estos modelos de licencias en evolución están configurando los entornos SAP de los clientes y compartimos estrategias prácticas para ayudarte a optimizar tu landscape de licencias SAP en la era RISE.

Comprendiendo el cambio: de la licencia tradicional a RISE

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Tradicionalmente, los clientes de SAP operaban bajo modelos de licencias perpetuas, adquiriendo licencias por adelantado y pagando costes de mantenimiento continuos. RISE with SAP representa un cambio significativo: un enfoque moderno basado en suscripción que consolida infraestructura, plataforma y software en una única oferta diseñada para apoyar la transformación digital.

Este modelo empaquetado ofrece beneficios estratégicos, pero también requiere un tipo diferente de análisis y supervisión. Entre los aspectos clave a considerar se incluyen:

• Dinámicas de precios empaquetados: puede ser más difícil aislar y evaluar el coste de los componentes individuales dentro del contrato RISE global.
• Nuevas métricas de licencia: la introducción del modelo Full Use Equivalent (FUE) obliga a las organizaciones a re-evaluar cómo se calculan y gestionan las licencias de usuario, ya que un diseño de roles y accesos no optimizado puede generar un número mayor de licencias y, potencialmente, costes más altos.
• Consideraciones sobre acceso digital en evolución: a medida que los escenarios de acceso se diversifican, entender cómo se licencian los accesos digitales e indirectos sigue siendo un aspecto crítico.

Para las organizaciones que planean migrar a S/4HANA o evaluar RISE, estos elementos requieren atención proactiva para asegurar alineación comercial y valor a largo plazo.

¿Por qué la optimización de licencias es más crítica que nunca?

Con el cambio hacia suscripciones en la nube, la flexibilidad tradicional, como ajustar la cantidad de licencias anualmente,  puede verse limitada. Sin una planificación cuidadosa, las organizaciones corren el riesgo de sobrecargar (y sobrepagar) o sub-licenciar, lo que puede exponerlas a riesgos de cumplimiento.

Además, aunque RISE simplifica muchos aspectos del entorno SAP, también puede ocultar detalles subyacentes sobre el uso y los derechos de las licencias. Sin visibilidad del uso real, algunas empresas podrían estar pagando por módulos no utilizados o servicios infrautilizados.

Por eso, una estrategia de licencias basada en datos es esencial. Las decisiones que se tomen hoy (especialmente en contratos plurianuales) tendrán implicaciones duraderas sobre control de costes, agilidad y cumplimiento.

Tres estrategias prácticas para optimizar licencias en la era RISE with SAP

1. Realiza una auditoría completa de licencias antes de firmar tu contrato RISE 

Antes de comprometerte con RISE with SAP, aún tienes la oportunidad de optimizar costes, y la planificación temprana es clave. Una auditoría detallada de tu entorno actual con una solución GRC (Governance, Risk & Compliance), como la que ofrece Soterion, puede ayudarte a:

• Entender qué licencias se están utilizando activamente y por quién
• Identificar licencias inactivas o infrautilizadas que se pueden reasignar o retirar
• Evaluar la alineación entre los procesos de negocio actuales y los módulos SAP licenciados
• Analizar cómo el diseño actual de roles impacta al consumo de FUE y qué medidas tomar para minimizar asignaciones innecesarias.

Esto proporciona una base sólida para la planificación futura y permite tomar decisiones informadas antes de firmar tu contrato RISE. Soterion también permite simular cómo los cambios en el diseño de roles impactarían el cálculo de FUE, ayudándote a reducir la estimación inicial de SAP y negociar un punto de partida más preciso y coste-efectivo

2. Modela escenarios futuros antes de migrar a RISE 

Migrar a RISE sin comprender plenamente las necesidades futuras del negocio puede generar ineficiencias financieras a largo plazo. Utiliza planificación de escenarios para modelar diferentes trayectorias de crecimiento y uso:

•  ¿Cómo afectarán cambios en el tamaño o la estructura del equipo o las necesidades de licencias?
• ¿Existen proyectos próximos que introducirán nuevos módulos o usuarios SAP?
• Proporcionaría un enfoque híbrido (cloud + on-premise) un mejor valor?

Al modelar estos escenarios, podrás negociar de manera más efectiva y evitar pagar por capacidad innecesaria.

3. Aprovecha las herramientas GRC 

Las soluciones GRC como Soterion ofrecen visibilidad y control para gestionar tu posición de licencias de manera efectiva. Una función destacada es ‘Stay Clean’, que ofrece un doble beneficio:

• Realiza un análisis de riesgos de acceso antes de implementar cambios en SAP, ayudándote a mantener el cumplimiento y reducir riesgos de seguridad.
• Evalúa cómo esos cambios impactarán en el consumo de Full Use Equivalent (FUE), permitiendo decisiones de licencias más informadas.

Al obtener insights en tiempo real sobre la utilización de licencias, identificar brechas de cumplimiento de manera temprana y gestionar los accesos de usuarios eficientemente, puedes reducir significativamente el consumo innecesario de licencias y evitar costes inesperados.

Soterion también puede utilizarse en operaciones diarias (business-as-usual) para simular el impacto de futuros cambios de roles o asignaciones de usuarios sobre FUE, proporcionando un control proactivo de licencias a medida que tu entorno evoluciona.

Conclusión: la visión humana sigue siendo clave 

Aunque los datos y la tecnología son esenciales para optimizar licencias SAP, el criterio humano sigue siendo igualmente importante. Las decisiones sobre licencias no deben tomarse de manera aislada; requieren colaboración estrecha entre IT, finanzas, compras y equipos de cumplimiento para equilibrar coste, riesgo y necesidades operativas.

Las organizaciones que gestionan de manera proactiva sus estrategias de licencias no solo reducirán costes, sino que también se posicionarán para mayor agilidad y resiliencia en un entorno empresarial cada vez más digital.