Desmantelamiento y almacenamiento de datos SAP con Archive Central

RESUMEN: Cambios empresariales como fusiones, desinversiones y la migración a SAP S/4HANA representan una oportunidad para depurar el panorama de datos antes de la transición. Mantener los sistemas SAP heredados en modo de solo lectura o extraer los datos “tal cual” conlleva riesgos.La extracción masiva de datos en SAP es compleja debido a las tablas cluster, los programas ABAP, las limitaciones de extracción a nivel de tabla y la naturaleza agregada de los datos en SAP BW. EPI-USE Labs Archive Central permite una extracción coherente, un acceso seguro y consultable, el cumplimiento normativo y la desactivación de sistemas heredados, manteniendo al mismo tiempo un control total sobre los datos.

Los cambios empresariales, como la adaptación a fusiones y desinversiones o la adopción de nuevas tecnologías como SAP S/4HANA, representan una valiosa oportunidad para depurar el panorama de datos antes de la transición. Si se realiza correctamente, esto garantiza que el nuevo entorno SAP no solo sea más ágil y optimizado, sino también conforme con las normativas y la legislación de protección de datos.

Los datos que ya no son necesarios para las operaciones diarias pueden seguir siendo requeridos con fines de auditoría y cumplimiento. Aunque este tipo de datos suele consultarse de forma puntual, cuando se necesita, el acceso debe ser sencillo, rápido y seguro.

Aquí es donde muchas organizaciones encuentran dificultades.

Algunas organizaciones optan por mantener los sistemas SAP heredados en funcionamiento en modo de solo lectura para conservar el acceso a los datos. Otras extraen los datos “tal cual” y esperan que esto sea suficiente. Ambos enfoques conllevan riesgos, ya sea en términos de costes continuos de infraestructura y recursos, complejidad técnica, posibles hallazgos en auditorías cuando los datos no pueden accederse de forma rápida o significativa o incumplimientos de la normativa de protección de datos, incluido el RGPD.

La solución Archive Central de EPI-USE Labs aborda este desafío y permite a las organizaciones desmantelar sistemas heredados de forma rápida y correcta, al tiempo que mantienen un acceso seguro, fiable y sencillo a sus datos.

En esencia, todo se reduce a dos preguntas fundamentales:

• ¿Cómo se extraen exactamente los datos que deben ser retirados?
• ¿Y cómo se almacenan y se accede a esos datos una vez archivados?

Extracción correcta de los datos SAP desde el principio

Esto está lejos de ser trivial.

SAP no fue diseñado para la extracción masiva de datos. Sus datos son altamente relacionales y a menudo se almacenan en estructuras complejas como las tablas cluster (por ejemplo, PCL2 y PCL4), donde las dependencias están estrechamente vinculadas a la lógica de negocio. Exportar simplemente una base de datos SAP no da como resultado datos utilizables para archivado.

Las organizaciones suelen intentar resolver esto de distintas formas.

Algunas optan por programas de extracción ABAP personalizados. Estos suelen ser procesos largos y costosos, que requieren un conocimiento funcional profundo. Es necesario reconstruir las relaciones de datos, garantizar la consistencia y validar los resultados. Incluso después de un esfuerzo significativo, queda una pregunta: ¿cómo se puede saber que todo ha sido extraído correctamente?

Otras optan por la extracción a nivel de tabla mediante herramientas como SE16 o el acceso directo a la base de datos. Aunque es técnicamente sencillo, este enfoque elimina el significado de negocio y la estructura de los documentos. Se pierden las relaciones entre los objetos SAP, lo que da lugar a conjuntos de datos fragmentados y difíciles de interpretar.

Algunas organizaciones recurren a la extracción desde SAP BW. Sin embargo, esta solo proporciona datos agregados y carece del contexto completo y del nivel de detalle necesario para el cumplimiento normativo y la trazabilidad.

En EPI-USE Labs utilizamos nuestra solución propia, Archive Extractor, para ayudar a las organizaciones a abordar estos desafíos, garantizando que los datos SAP se extraigan de forma coherente y estructurada. En lugar de tratar SAP como una colección de tablas, Archive Extractor preserva la integridad de las relaciones entre estructuras de datos complejas. Gestiona la desagrupación de tablas e incluye datos no estructurados asociados, como los adjuntos.

Las herramientas automatizadas de análisis escanean el entorno SAP para identificar los conjuntos de datos óptimos para el archivado, asegurando la alineación con las políticas de retención de datos. Esto reduce el esfuerzo manual, minimiza el riesgo y acelera el proceso de extracción.

La extracción puede realizarse a un nivel granular, hasta objetos específicos y sus dependencias, o bien a nivel de todo un cliente SAP. En comparación con enfoques de extracción a medida, la coherencia de los datos, junto con el ahorro de tiempo y costes, es significativa.

Una vez extraídos, ¿dónde residen los datos?

Los entornos de TI modernos rara vez son simples. Suelen estar compuestos por múltiples sistemas y plataformas, lo que da lugar a entornos de datos fragmentados. El archivado elimina los datos del sistema productivo, pero la necesidad de acceder a ellos posteriormente no desaparece.

Los usuarios siguen necesitando acceso para auditorías, consultas de recursos humanos, investigaciones financieras y controles de cumplimiento. Sin embargo, los archivos estándar de SAP (ficheros ADK) no están diseñados para el uso moderno. Son difíciles de buscar, requieren conocimientos técnicos para acceder a ellos y se integran mal con herramientas de analítica, lo que puede generar una experiencia de usuario poco satisfactoria.

Además, los auditores necesitan un acceso rápido a conjuntos de datos completos y trazables. Los equipos de cumplimiento normativo deben gestionar distintos periodos de retención y regulaciones de privacidad en distintas regiones, incluidos marcos como el RGPD. Sin una solución robusta, las organizaciones se exponen a ineficiencias, retrasos y posibles problemas de cumplimiento.

¿De quién es este problema?

Esta es a menudo la pregunta que se pasa por alto.

La responsabilidad del archivado de datos SAP suele situarse en la intersección entre TI, cumplimiento normativo y negocio, pero la propiedad no siempre está claramente definida. Sin un enfoque unificado, las organizaciones corren el riesgo de adoptar soluciones fragmentadas que no abordan el problema en su totalidad.

Archive Central ofrece una plataforma única y unificada para abordar estos desafíos.

Diseñado específicamente para resolver los retos descritos anteriormente, Archive Central consolida los datos archivados de SAP, permitiendo a las organizaciones vincular registros relacionados procedentes de distintas fuentes. Ya se trate de datos de clientes, información de proveedores o transacciones financieras, todo se integra en una vista coherente y consultable.

Los controles de acceso granulares garantizan la seguridad de los datos al tiempo que cumplen con los requisitos de cumplimiento normativo. Los usuarios pueden consultar conjuntos de datos completos o navegar de forma fluida entre colecciones de datos vinculadas.

Entregado como una solución SaaS alojada, Archive Central aprovecha la escalabilidad elástica y el almacenamiento flexible, ofrece múltiples ubicaciones de alojamiento para cumplir con las normativas de seguridad y privacidad de datos, y utiliza redes de distribución de contenido globales para garantizar un acceso rápido.

De forma importante, Archive Central no se limita a SAP. Es compatible con datos de una amplia gama de sistemas, incluidos entornos Microsoft, bases de datos Oracle, aplicaciones personalizadas y sistemas heredados. La mayoría de las organizaciones operan en entornos tecnológicos híbridos.

Para aquellas organizaciones que ya cuentan con herramientas de extracción o experiencia interna, Archive Central ofrece flexibilidad. Puede ingerir y gestionar datos extraídos externamente, adaptándose fácilmente a distintos formatos y sistemas de origen. Archive Central aborda las necesidades de almacenamiento de datos heredados y cumplimiento normativo, proporcionando acceso de solo lectura para cumplir con los requisitos legales.

 Desmantelar sistemas heredados manteniendo el control total

La complejidad y la importancia de la retirada de datos SAP suele subestimarse.

No se trata simplemente de mover los datos fuera de un sistema; se trata de garantizar que los datos se extraigan correctamente dentro de la estructura de SAP y que sigan siendo significativos, accesibles de forma segura y conformes con la normativa a lo largo del tiempo.

Con el enfoque adecuado, las organizaciones pueden desmantelar con confianza sus sistemas heredados manteniendo el control total sobre sus datos, reduciendo costes, simplificando su entorno y cumpliendo los requisitos de cumplimiento normativo sin concesiones.