Retire su sistema, conserve los datos: desmantelamiento inteligente de sistemas legacy

Nuevamente, hola a todos, y gracias por asistir a nuestro seminario web sobre cómo desmantelar eficazmente sus antiguos sistemas SAP. Antes de comenzar, les informamos que este seminario web está siendo grabado y que se les enviará posteriormente a sus correos electrónicos. Además, también tienen que saber que los micrófonos estarán silenciados durante toda la sesión y que, si tienen alguna pregunta, pues pueden escribirla en el apartado de preguntas de GoToWebinar. Al final de la sesión, si nos queda tiempo, responderemos a las preguntas en directo, pero, de lo contrario, les enviaremos las respuestas por correo. Bueno, primero que nada, presentarme. Soy Stefany Agramonte y formo parte del equipo de marketing de Buse Labs con foco en España. Y hoy me acompaña Sebastián Ibáñez Peláez, nuestro consultor técnico SAP. Algo, algunas cosas sobre Sebastián. Él tiene una sólida trayectoria en ingeniería de software y tecnologías de la información, y se ha ha especializado en entornos SAP. Realmente, a lo que más le motiva es simplificar conceptos complejos para sus clientes, y combinar precisión técnica y pasión por el aprendizaje para ofrecer soluciones sostenibles y eficaces. Antes de darle paso a Sebastián, les cuento brevemente quiénes somos y para quienes no nos conozcan, básicamente. Epius Labs es una empresa internacional de soluciones software y servicios gestionados. Contamos con alrededor de mil ochocientos clientes en todo el mundo, y tenemos presencia en cincuenta y cinco países, además de que ofrecemos soporte en varios idiomas, incluido el español. Formamos parte del grupo Elephant y destinamos el uno por ciento de nuestra facturación anual al programa ERP, siglas para elefantes, rinocerontes y personas, la cual es una organización sin ánimo de lucro. Ahora que ya saben quiénes somos, les informo los temas que vamos a tratar hoy. En primer lugar, vamos a tratarlas desde una perspectiva de negocio y estrategia empresarial, y Sebastián abordará los retos asociados a mantener sistemas SAPs antiguos en modo consulta, y luego presentaremos brevemente a Archive Central, además de que repasaremos las bases de un proyecto de desmantelamiento y realizaremos una demostración en vivo de Archive Central. Finalmente, cerraremos el webinar con el modelo de licenciamiento y con un caso real, el del Hospital Anfia en los Países Bajos, uno de nuestros clientes, y cómo le ayudamos a llevar a cabo con éxito su proyecto de desactivación. Eso es todo por mi parte. Sebastián, te paso la palabra. Muchas gracias, Tefi. Muchas gracias a todos los que nos acompañan el día de hoy en este webinar. Hoy conversaremos sobre el desafío común que enfrentan muchas organizaciones, la gestión de sistemas antiguos, y también esta charla. Puedan tener una visión más clara de las soluciones que desde acá de PS Labs les podemos ofrecer. En el panorama actual, nuestros sistemas, tanto SAP como los SAP, continúan creciendo exponencialmente día a día. Que a la vez se genera más datos y almacenamos más información, lo que naturalmente incrementa los costos operativos dentro de nuestras empresas, especialmente cuando hablamos de datos legacy o históricos. Permítanme compartirles los escenarios que tal vez les suenen familiares. Como pueden ver en las slides, tal vez ustedes mantienen sistemas completos funcionando únicamente para consultas ocasionales de datos históricos. Pagan licencias y mantenimientos de sistemas que no se usan activamente o diariamente, pueden que estén enfrentando una presión dentro de la organización para reducir costos de TI sin perder acceso a información crítica. Y tal vez estén pasando o hayan pasado por alguna fusión o adquisición, sabemos que en estos casos ambas partes requieren acceso a datos históricos dentro de la empresa y tal vez estén incluso considerando migrar o retirarse de SAP, pero necesitan conservar los datos por normas legales o para tener un buen historial de datos. Si alguno de estos puntos les resuena con la situación actual, la solución que les presentaremos hoy será relevante para ustedes. Quisiera, por favor, pasar a un pequeño cuestionario acerca de cuál sería su principal motivación para dar de baja sus datos. Como pueden ver, las respuestas podrían ser tanto un proyecto Hannah Greenfield, que estén migrando procesos de recursos MODS a la nube, que estén pensando incluso en dejar SA, estén pasando o piensen pasar por fusiones, adquisiciones y o desinversiones, o tal vez ustedes no tengan planes inmediatos, así que por favor les esperamos para que pueda responder esta esta pequeña encuesta. Ok, muchas gracias por participar en la encuesta. Podemos ver que la mayoría está pensando en un proyecto sana Greenfield. Es definitivamente una tendencia predominante hoy en día en el mercado. Este enfoque de empezar desde cero hace que Archive Central sea esencial para preservar todo el historial del sistema anterior mientras usted implementa su nueva arquitectura. Para darle un paso a lo que es Archive Central, es una solución software como servicio. Está diseñada específicamente para abordar los desafíos que les acabamos de mostrar, ¿no? Después de casi veinticinco años trabajando con sistemas SAP, hemos desarrollado un profundo entendimiento acerca del mapeo de datos y sus relaciones tan complejas que estas se encuentran dentro de nuestro sistema SAP. La plataforma ofrece varias capacidades que la distinguen, captamos no solo datos, sino también sus relaciones y cuando sea necesario también incluso metadatos que estén asociados a estos. Esto garantiza que la información que se extraiga de sus sistemas mantenga su contexto y utilidad. Como pueden ver, nosotros contamos con una certificación ISO veintisiete mil uno y también una ISO veintisiete mil setecientos uno, lo cual señala que nosotros manejamos la información confidencial dentro de sus sistemas, como los datos PY, con los más altos estándares. El cifrado de estos también es configurable según sus requerimientos normativos específicos. Implementamos respaldos automáticos también, junto con planes de recuperación ante desastres, porque, de nuestra parte, también entendemos que estos datos, aunque sean históricos, siguen siendo críticos para su organización. Es importante resaltar que los datos archivados son solo para consulta, no para transacciones. Sin embargo, Archive Central les permite realizar una serie de actividades con estos, como podría ser reportes, análisis y también una búsqueda avanzada sobre la información. Quisiera pasar, ahora sí, al proceso de cómo extraemos los datos. En la fase número uno, como pueden ver, los slides es la extracción. Utilizamos nuestra herramienta llamada Archive Extractor, parte de Data Sync Manager, para leer y extraer datos desde sus sistemas de producción. Esta herramienta es compatible con diversos módulos de SAP, como podrían ser un CRM, un SCM, el SRM y muchos más. Después de eso, pasamos a la parte de la configuración donde, una vez extraídos ya los datos, configuramos su visualización en Archive Center. ¿A qué me refiero con esto? Incluimos el tema de estructura de las columnas y los campos, configuramos los índices para búsquedas eficientes, y también tenemos unas vistas personalizadas según la necesidad de cada área de trabajo, ¿no? Como último paso, tenemos la fase tres, que es el control de accesos o la disposición. En este establecemos roles y permisos grandulares, como, por ejemplo, que el área de finanzas o los usuarios que estén con roles financieros solo puedan acceder o visualizar datos financieros, ¿no? Mientras que un área de trabajo, como podría ser recursos humanos, verá únicamente información del personal. Ahora, si me permiten, quisiera pasar a la demo como tal de Archive Central. Ustedes podrán ver que el título y la imagen son editables. Acá podemos ver los diferentes work spaces, las colecciones y un texto de bienvenida para el sistema, para los usuarios. Podemos entrar al el espacio de finanzas y podremos ver que es casi una estructura asimilada. De vistas en el mensaje de bienvenida y las colecciones. En las colecciones tendremos tablas que tienen datos, como pueden ver acá, estamos en el vendor. Con nuestra search bar podemos buscar diferentes clientes específicos mediante lo que nosotros querramos y podemos añadir así filtros. Acá añadiremos un filtro de grupo de cuenta y lo filtraremos con que no se incluyan los que son Lyef. Como pueden ver, una vez aplicado el filtro, nos filtra toda la información dentro de nuestros sistemas y creamos una vista para que el usuario no pueda, no tenga que pasar por ese proceso de filtrado otra vez en la siguiente. Después tenemos el la exportación de datos como CSV, como Word, podemos configurar nuestra tabla. También podemos hacer refresco de los datos, si es así que estamos importando nuevos datos y aún no se ha actualizado la tabla, o también lo podemos poner en modo full page. Déjenme entrar a uno de los datos que tenemos acá adentro. Como el caso este de Berlín. Como pueden ver acá, tenemos diferentes pestañas de control, pago de transacciones, y cada una de estas contiene datos que están ligados a estos, ¿no? Cada uno es diferente y cada uno está ligado al al vendor Berlín, nos iremos a la parte de SAP y buscaremos el el el transaction code XK cero tres y, como pueden ver, la misma pantalla que está en SAP se refleja dentro del Archive Central. Con esto podemos decirles que el mapeo que nosotros tenemos para sus datos es similar al de SAP. Entonces, el usuario con esto no se va a perder en una interfaz compleja y que tenga muchas cosas que no se tengan que tener. Ahora volvemos a la parte de atrás y nos iremos a una save view, que es algo que ya está directo para que el usuario pueda entrar sin filtrar cosas y nos iremos a los balances. Acá les quiero mostrar lo que serían los datos no estructurados, ya que Archive Central también puede almacenar datos no estructurados, en este caso, PDFs del company code F cien. Acá veremos el balance del período doce. Como pueden ver, acá les muestro que dentro de Arquipe Central puedes visualizar este tipo de datos no estructurados con toda la información que ha sido extraída desde sus sistemas, ¿no? Para otro ejemplo, nos vamos a ir al período uno del mismo vendor y, como pueden ver, los datos son exactos, los datos son los mismos que se reflejan dentro de los sistemas que ustedes tienen. Se pueden también descargar estas estos datos no estructurados. En el edit mode podemos básicamente personalizar el layout de esta de esta pantalla moviendo a las columnas, así lo prefiere el usuario. Y también editando el header, ¿no? Para darle una más más información al usuario de acerca de los campos que se van a visualizar en esta. Una vez devuelta en Archive Central, podemos ver que incluso tenemos espacios para sistemas Nosa que tienen la misma interfaz, así que el usuario podría tener una fácil interacción con todo lo que es Archive Central. En la parte de cuenta, como podrán ver, tenemos las soluciones, usuarios, roles y actividades, esto para un tema de auditoría. Acá podríamos ver las actividades que nuestros usuarios van teniendo día a Central, y también así los usuarios que se van uniendo, ¿no? Y aquí también dándoles sus respectivos roles y permisos. Como pueden ver, la interfaz es demasiado sencilla, es súper intuitiva y, básicamente, no requiere un un análisis o un entendimiento complejo. Ahora quisiera, por favor, pasar a la encuesta número dos. Si pueden otra vez, por favor, involucrar en esta. Y la pregunta sería, ¿cuáles son sus principales retos a la hora de mantener los datos que tienen ustedes heredados en su sistema? A saber qué se necesita para cumplir la normativa, satisfacer las expectativas de los usuarios, tal vez es caro de mantener, y tal vez estén con temas de seguridad y cumplimiento de las legislaciones sobre privacidad, o tal vez sea un tema de tiempos y recursos. Así que, por favor, les vamos a dar unos minutitos para que puedan responder la encuesta. Muy bien, como podemos ver, los resultados han sido más acerca de saber qué se necesita para cumplir la normativa. Archive Central incluye prácticas preconfiguradas para el cumplimiento normativo, eliminando la incertidumbre de ustedes como clientes de saber qué datos conservar y por cuánto tiempo, ¿no? Muchas gracias por esa fue la última encuesta. Ahora, quisiera, por favor, pasar a la parte de las fases de proyecto de, en un proyecto de archiving, ¿no? Como pueden ver, la primera fase sería el análisis inicial, lo cual para sistemas SAP nosotros utilizamos una herramienta especializada creada y diseñada por EPUS Labs, que analiza sus metadatos de los sistemas, ¿no? Para sistemas no SAP realizamos un assessment más personalizado y este análisis nos proporcionará un entendimiento completo de su arquitectura de datos dentro de sus sistemas. Para la fase dos, esto ya sería el tema del alcance, acá tendremos talleres, organizamos sesiones de trabajo con equipos funcionales y de auditoría. Esto para identificar qué datos deben archivarse, definir también así los períodos de retención de estos datos, y también establecer requisitos acerca de accesos y reportes. Como última fase, sería la parte de aplicación o implementación. Nuestros consultores ejecutarán una extracción usando ArkHealth Central en sistemas SAP. Su equipo revisará y validará los datos extraídos por nuestros consultores y configuraremos las vistas y accesos a estos datos extraídos según lo acordado, ¿no? Un aspecto que sí quisiera destacar de nuestra solución Archive Central es la duración del proyecto. Típicamente, completamos el proceso en uno a tres meses. Entonces, esto, al ser una solución tan intuitiva como ustedes lograron ver en el demo, representa y quiere decir que no requieren capacitaciones extensivas o complejas, ¿no? Y que también la documentación que se les entrega no es complicada, no es tan grande y así tan alborotada para entender lo que es la solución. Con el tema de las licencias. En las licencias, como ustedes pueden ver dentro de los slides, tenemos una suscripción básica. El sistema fuente es el que se les incluye en esta. Tenemos hasta mil millones de filas para la los datos que se vayan a almacenar dentro de su sistema fuente y hasta veinticinco usuarios, ¿no? Tenemos hasta quinientos gigas de almacenamiento para los datos no estructurados, que se los demostré en el demo, son estos datos tipo PDF, HTML, TXT, entre otros, ¿no? Y si aún así esto no fuera suficiente, tenemos los complementos, que son básicamente añadirles un sistema adicional del que ya tienen, otras más de mil millones de filas para los datos que quieran almacenar dentro de Argev Central, un adicional de cincuenta usuarios, más de cincuenta usuarios, y así más de un terabyte de almacenamiento para estos datos no estructurados, ¿no? Ahora, quisiera pasar en una demostración que que reconocemos básicamente que lo único constante es el cambio, ¿no? Entonces, por eso, Archive Central está diseñado para evolucionar con ustedes. Como pueden ver en estas en estas gráficas, si ustedes empiezan el año dos mil empezaron el año dos mil veinticuatro con su sistema Archive Central basándose en SAP, nosotros tranquilamente podemos manejar ese escenario y, por si alguna razón en dos mil veinticinco estén añadiendo un nuevo sistema, como puede ser el Microsoft, se puede seguir manteniendo su mismo sistema Archive Central, solamente adicionando las nuevas configuraciones que ustedes tienen dentro como organización, ¿no? Así, en el dos mil veintisiete, tienen dentro como organización, ¿no? Así, en el dos mil veintisiete, en un hipotético escenario de que su sistema base haya sido Microsoft, todos los datos se van a seguir almacenando en un solo sistema de archive central. Por último, en el dos mil veintiocho, si así ustedes necesiten involucrar más sistemas, esto básicamente es súper adaptable con la solución que nosotros tenemos. Como pueden ver, en en la en las animaciones que les acabo de mostrar, pueden seguir implementando y cambiando su sistema para acomodarse a las necesidades que ustedes vayan teniendo, ya sea que cambien de sistema y utilicen otra solución que, básicamente, sea no SAP. Esta flexibilidad que nosotros tenemos con esta solución garantiza que su inversión esté protegida independientemente de cómo cambien sus necesidades tecnológicas, ¿no? Y ahora, como mi colega Tefi les mencionaba, quisiera hablarles acerca de nuestra historia de éxito con el Hospital Anthya de Países Bajos, ¿no? Como pueden ver, el caso de Anthya utilizó Archive Central para transformar completamente su proceso de inmigración y ARP. Después de trece años con SAP, lograron retirar completamente su sistema antiguo mientras mantenían acceso a sus datos históricos para cumplir con la normativa holandesa de siete años, ¿no? Lo más impresionante, yo creo que es que sus equipos de finanzas y compras continúan accediendo diariamente a esta información, a través de la interfaz que nosotros tenemos con Archive Central, ¿no? Sin necesidad de mantener esas costosas licencias de SAP activas. Entonces, yo creo que ahí viene lo que es Archive Central, ¿no? Convertir lo que típicamente es un proceso complejo y costoso de años en una implementación exitosa de apenas unos meses, liberando recursos significativos que Anfia, en este caso, puede destinar la atención a sus más de cuatrocientos mil pacientes, así que yo creo que si ellos pudieron hacerlo con datos tan críticos como son los de la salud, yo creo que dentro de sus organizaciones pueden lograr demasiadas cosas, ¿no? Si están interesados en la solución que les acabamos de mostrar, pueden obtener una evaluación de sus datos heredados de SAT en nuestra página web. Esto sería todo por mi parte. Muchas gracias por atender al webinar. Y espero que les haya servido mucho para entender lo que es archive central y lo que es nuestra solución. Muchas gracias, Sebastián, por este webinar tan claro y tan útil, y muchas gracias también a todos ustedes por acompañarnos. Llegamos al final del webinar y veo que todavía tenemos tiempo para responder algunas preguntas que han dejado en el chat. Veo que preguntan por aquí, Sebastián, ¿es posible utilizar Archive Central por un período determinado y luego brindar los datos a otra plataforma? Por supuesto, Archive Central ofrece una total flexibilidad acerca de los datos. Si después de cuatro años ustedes decidieran mudarse a otra plataforma, llámese Microsoft Dynamics o cualquier otro sistema, tenemos varios servicios disponibles, ¿no? El tema de exportación completa de la base de datos, exportación también así selectiva mediante formatos específicos como CSVs o XLSX. Nuestra recomendación ahí sería, más que todo, mantener su instancia permanente en ArchieC Central y como su repositorio histórico, ¿no? Mientras que los nuevos sistemas que ustedes vayan integrando y desintegrando sigan evolucionando según sus necesidades empresariales. Perfecto, gracias, Sebastián. Veo también que preguntan, ¿soporta Archive Central políticas de retención y eliminación de datos según normativas de privacidad? Sí, absolutamente. Contamos con una amplia experiencia dentro de la empresa, implementando políticas de retención de datos que cumplen muchas de las regulaciones, ¿no? Como el GDPR, el CCPA y otras normativas. Esto no sería un inconveniente a la hora de implementar Archive Central como una de sus soluciones. Perfecto. Tenemos otra pregunta también, ¿es posible implementar Archive Central on premise? Lastimosamente, no. Déjenme comentarles por qué Archive Central está diseñado exclusivamente con una solución de software como servicio, ¿no? Se lo comentaba al principio del del webinar. Entonces, ¿qué es lo que nos permite tener la solución en este modo? ¿No? Nos permite que la arquitectura como tal nos sea más fácil implementar nuevas funcionalidades a esta y mejorar de forma más continua sin interrumpir su servicio. También garantizamos los altos estándares, como se los mencionaba el ISO veintisiete mil uno y el veintisiete mil setecientos uno, y la escalada automática según sus necesidades de almacenamiento es más fácil al ser una solución de software como servicio. Si tuviera algunos requisitos específicos de seguridad o residencia de estos datos, se podría manejar alguna otra, algún otro approach, ¿no? Pero por el momento no, esta no se puede instalar en un en un premise y es preguntas en el chat, pero al resto las responderemos por correo, como mencioné anteriormente. Les recuerdo que si desean tener cualquier tipo de información sobre Arkado Central o sobre cualquier otra de nuestras soluciones, tenemos un equipo técnico y un equipo de ventas en toda Latinoamérica y en España, y tenemos nuestra página web en español. También no se olviden de seguirnos en nuestro canal de LinkedIn llamado Epius Labs en Español, para estar atento a cualquier novedad o cualquier evento en dos mil veinticinco. Y, de nuestra parte, le agradecemos mucho su atención y esperamos que tengan un buen día. Hasta luego.