¿Por qué reimplementar la nómina al migrar a SAP SuccessFactors? Migra de forma selectiva con PRISM.

Recursos Humanos (HR) se centra en el activo más valioso de cualquier organización: las personas. SAP está en el núcleo de las prácticas de RR. HH. de muchas empresas, por lo que es fundamental contar con una solución que permita aplicar buenas prácticas en todo el ciclo de vida del empleado: desde la atracción y contratación del talento, hasta la compensación y los beneficios, la gestión del desempeño y la nómina.

El área de HR está en constante evolución y, en algún momento, el ciclo de vida de SAP HCM atraviesa una transformación significativa. Esto puede deberse a cambios tecnológicos a gran escala, como la migración a la nube o la revolución de la inteligencia artificial, o a motivos de negocio, como reestructuraciones internas, fusiones o adquisiciones.

He reflexionado sobre la cantidad de cambios trascendentales que he vivido a lo largo de mi carrera. En los últimos 42 años, hemos acompañado a nuestros clientes en muchos de esos procesos. Me gustaría compartir algunos hitos de nuestra historia y ciertos aprendizajes clave desde mi experiencia personal.

Test data Copiando datos de prueba como si estuviéramos en los años 90

Mi trayectoria comenzó en EPI-USE a principios de los años 2000. Antes de mi incorporación, un equipo había trabajado con SAP en el desarrollo de la versión de nómina para Sudáfrica. A partir de ese proyecto nació Data Sync Manager (DSM), con el objetivo de acelerar proyectos mediante el uso de datos de prueba adecuados. Hoy, Data Sync Manager es una solución empresarial de confianza para copiar datos del sistema productivo a entornos no productivos, con fines de testing, formación y soporte, tanto en HCM como en otros módulos de SAP.

En el caso de uso inicial, el equipo analizó alternativas para refrescar sistemas SAP no productivos sin necesidad de realizar una copia completa del cliente o del sistema. La primera solución se centró en la copia selectiva de datos de empleados desde Producción a un sistema no productivo, garantizando pruebas de datos fiables. Esto aceleró considerablemente los proyectos y permitió que los clientes salieran a productivo a tiempo.

El concepto era tan sólido que decidimos invertir más recursos y, con el tiempo, crear nuestra unidad de software, enfocada en el desarrollo de add-ons para SAP.

Nuestros clientes comenzaron a adoptar Data Sync Manager y a utilizarlo de forma recurrente en sus procesos habituales de datos de prueba en SAP. Con los años, la solución ha evolucionado de forma significativa. Aunque sigue llamándose Data Sync Manager y continúa enfocada en la creación de datos de prueba para SAP, ahí terminan las similitudes con su versión inicial.

La base de código se ha actualizado en múltiples ocasiones y actualmente soporta cinco componentes principales, lo que permite no solo copiar subconjuntos de datos, sino también crear el system shell, anonimizar datos por motivos de privacidad y trabajar con herramientas de automatización de pruebas como Worksoft y Tricentis. Hoy en día, más de 850 clientes en todo el mundo utilizan Data Sync Manager a diario.

En el Reino Unido, trabajé con un cliente que implementó Data Sync Manager hace 26 años. Lo más interesante es que todavía lo utilizan hoy. ¿Por qué? Porque se ha vuelto imprescindible: lo usan cada día para gestionar sus datos.

En ese momento, no éramos plenamente conscientes del impacto que Data Sync Manager tendría en las migraciones selectivas de datos HCM en el futuro

El gran punto de inflexión en las transformaciones HCM

En 2003, recibí una llamada de un cliente existente de Data Sync Manager, ubicado en el sur de Inglaterra, con una pregunta bastante peculiar. La empresa operaba con un sistema ECC 4.5B y acababa de externalizar su departamento de IT a un integrador de sistemas. El contrato contemplaba la migración del sistema de HR y Nómina existente a la entonces nueva versión SAP R/3 Enterprise 4.7 (las versiones de SAP delatan mi edad).

La pregunta era clara: ¿podían utilizar Data Sync Manager para llevar a cabo una migración selectiva de HCM desde el sistema actual a la nueva instancia? A mí me sonó a cirugía a corazón abierto, ya que DSM impide de forma natural la copia directa a sistemas productivos, por razones obvias. Sin embargo, la solución ya incorporaba funcionalidad para copiar datos entre versiones inferiores y superiores de SAP en entornos de prueba, por lo que parecía viable.

Llamé a varios compañeros del equipo de desarrollo para confirmarlo, y la respuesta fue afirmativa: técnicamente era posible, con el soporte adecuado de EPI-USE Labs.

Completamos el proyecto con éxito en tres meses.

El cliente quedó satisfecho, pero además fue especialmente perspicaz: había entendido el potencial de la tecnología de Data Sync Manager incluso antes que nosotros.

Poco después iniciamos un proyecto similar, en el que logramos fusionar con éxito dos sistemas SAP 4.6C en un único sistema corporativo de HCM.

Respondiendo al cambio en los procesos de negocio de SAP HR y la expansión hacia M&A

El siguiente gran hito llegó como consecuencia de cambios en los procesos de negocio de SAP HR. Los clientes querían desacoplar su sistema SAP HCM del sistema ECC principal para mantener la estabilidad. Esto estaba motivado por requisitos de cumplimiento normativo y por la necesidad de aislar datos sensibles de empleados y nómina.

En la práctica, los equipos de HR estaban frustrados porque no conseguían acordar con el resto del negocio una ventana adecuada para aplicar support packages, fundamentales para mantener la legislación actualizada del sistema.

Desacoplamos sistemas HCM de grandes clientes copiando de forma selectiva únicamente los datos relevantes para los nuevos requisitos, eliminando el resto de la información innecesaria.

En 2012, nos expandimos al ámbito de fusiones y adquisiciones (M&A). Un cliente en los Países Bajos nos contactó tras vender parte de su negocio a un competidor y necesitaba migrar de forma quirúrgica solo a los empleados implicados en la operación. Crear un sistema completo y luego eliminar empleados no era una opción, debido a las implicaciones de cumplimiento y a la naturaleza competitiva del comprador.

La eficacia y madurez de Data Sync Manager como solución de datos de prueba permitió su uso en estos escenarios productivos.

Migrando de Nómina a SAP SuccessFactors Employee Central Payroll

En 2016 llegó el gran cambio tecnológico en SAP. Recibimos una llamada de PostNL, cliente existente en los Países Bajos, que había adoptado una estrategia cloud-first. Querían que EPI-USE Labs migrara de forma selectiva los datos de nómina desde su sistema ECC6 a SuccessFactors Employee Central Payroll (ECP).

Este proyecto no se había realizado nunca antes. La migración se completó en cinco meses, incluyendo dos ejecuciones adicionales de prueba para garantizar la validación del negocio. A partir de ahí, quedó claro que existía un camino más sencillo hacia Employee Central Payroll, y muchos clientes siguieron los pasos de PostNL hacia la nube.

En ese momento decidimos realizar una inversión significativa en un grupo especializado de consultores en transformación, con profundo conocimiento funcional, y en una solución específica: PRISM para Payroll.

Sabemos que SAP Payroll es una de las mejores soluciones del mercado: es robusta, funciona a nivel global y, lo más importante, paga a las personas a tiempo. El mayor reto al migrar de ECC a SAP SuccessFactors es qué hacer con la nómina existente, algo que ha ralentizado o bloqueado muchos proyectos de modernización HCM.

Por otro lado, algunos integradores y partners de SAP promueven la reimplementación completa de la nómina bajo el pretexto de una “transformación corporativa”.

La realidad es sencilla: ¿por qué empezar desde cero cuando tu nómina actual funciona perfectamente?

Una reimplementación de nómina suele implicar un proyecto de 12 meses, en el que perfiles clave (incluido el responsable de nómina) se ven apartados de su actividad diaria para supervisar el proyecto. Además, una implementación greenfield puede costar millones, introducir riesgos, disrupciones y generar ineficiencias operativas. (Siempre me recuerda a una frase de "Trainspotting": “¿Por qué querría vender mi pasaporte?”).

PRISM para Payroll hoy para las transformaciones HCM

Nuestra solución PRISM  para SAP SuccessFactors Employee Central Payroll es una propuesta de vanguardia que permite migraciones selectivas de nómina desde ECC. PRISM ha demostrado a numerosos clientes globales ser un enfoque rápido, innovador y quirúrgico. Gracias a una migración basada en software y al uso de la suite Data Sync Manager de EPI-USE Labs, el proyecto puede combinar enfoques greenfield y brownfield. PRISM permite evaluar opciones de migración más flexibles, gestionar riesgos y evitar los costes asociados a una conversión tradicional.

Una migración típica con PRISM desde ECC6 a SuccessFactors ECP dura entre tres y seis meses, dependiendo de la complejidad del sistema.

PRISM es un servicio estándar de migración que cubre tanto los requisitos técnicos como funcionales para el paso a SuccessFactors. Y si el cliente desea avanzar en nuevas modernizaciones sobre su entorno SuccessFactors, colaboramos con distintos partners para complementar el proyecto con consultoría adicional en HR.

Los datos de los clientes están protegidos antes, durante y después de la migración. Complementamos la migración de nómina con otras soluciones, como Archive Central, para retirar datos de empleados que ya no son necesarios. Tras el go-live, uno de los beneficios clave es el uso continuo de nuestra HCM Productivity Suite para necesidades de testing BAU y reporting HCM.

El punto clave es que PRISM es significativamente más rentable que una reimplementación o conversión completa de la nómina. Nuestra tecnología sigue evolucionando y nuestra vocación por la innovación permanece intacta. Esto ha permitido a muchos clientes tener una experiencia positiva y maximizar su inversión en SAP y SuccessFactors.

Agradezco a nuestros clientes la confianza depositada en nosotros hace tantos años y el seguir trabajando juntos. Ese apoyo ha convertido a Data Sync Manager en una solución sólida y fiable, capaz de cubrir necesidades diarias de datos de prueba y de responder a los momentos clave del ciclo de vida SAP.

Hoy, con el fin del soporte de SAP ECC cada vez más cerca, hemos visto un aumento significativo de proyectos PRISM para Payroll. Seguimos invirtiendo para hacer estos proyectos más rápidos y automatizados, sin perder de vista la calidad. Queremos asegurarnos de que cada proyecto se entrega de la mejor manera posible, dedicando el tiempo y el cuidado necesarios para garantizar el éxito.

Y para terminar, te dejo una pregunta: ¿Cuál es tu historia en el recorrido de SAP Payroll?