Comment optimiser les licences dans le cadre de RISE with SAP

Le modèle de licence de SAP a toujours exigé une navigation prudente, et l'introduction de RISE with SAP ajoute de nouvelles dimensions à prendre en compte par les organisations. Alors que SAP aide ses clients à évoluer vers des modèles basés sur l'abonnement et des stratégies " cloud-first ", de nombreuses entreprises éprouvent des difficultés à clarifier ce qui est inclus dans leurs contrats, et à s'assurer que ces investissements correspondent au mieux à leurs besoins opérationnels.

Dans cet article, nous examinons comment ces modèles de licence en évolution façonnent les environnements des clients SAP et nous partageons des stratégies pratiques pour vous aider à optimiser votre paysage de licences SAP à l'ère de RISE.

Comprendre le changement : des licences traditionnelles à RISE

Traditionnellement, les clients SAP fonctionnent selon des modèles de licences perpétuelles : achat de licences à l'avance avec des coûts de maintenance continus. RISE with SAP représente un changement significatif : une approche moderne, basée sur l'abonnement, qui consolide l'infrastructure, la plateforme et les logiciels dans une offre unique conçue pour soutenir la transformation numérique.

Ce modèle groupé offre des avantages stratégiques, mais il nécessite également un autre type d'analyse et de supervision. Les principaux éléments à prendre en compte sont les suivants :

• Dynamique de tarification groupée : il peut être plus difficile d'isoler et d'évaluer le coût des composants individuels dans le cadre d'un contrat RISE plus large.
• Nouveaux paramètres de licence : L'introduction du modèle FUE (Full Use Equivalent) signifie que les organisations doivent réévaluer la manière dont les licences d'utilisation sont calculées et gérées, car cela peut conduire à un nombre global de licences plus élevé - et potentiellement à des coûts plus élevés, si les rôles et l'accès ne sont pas optimisés.
• Évolution des considérations relatives à l'accès numérique : Les scénarios d'accès devenant de plus en plus diversifiés, la compréhension de la manière dont les accès numériques et indirects sont concédés sous licence reste un domaine d'intérêt important.

Pour les organisations qui prévoient de passer à S/4HANA ou qui envisagent RISE, ces éléments requièrent une attention proactive afin de garantir l'alignement commercial et la valeur à long terme.

Pourquoi l'optimisation des licences est-elle plus importante que jamais ?

Avec le passage aux abonnements Cloud, la flexibilité traditionnelle, telle que l'ajustement annuel des quantités de licences, peut devenir plus limitée. Sans une planification minutieuse, les organisations risquent soit de s'engager de manière excessive (et de dépenser trop), soit de ne pas accorder suffisamment de licences, ce qui peut les exposer à des risques de non-conformité.

Par ailleurs, si RISE simplifie de nombreux aspects de l'environnement SAP, il peut également masquer les détails sous-jacents de l'utilisation et des droits. Sans visibilité sur l'utilisation réelle, certaines entreprises peuvent, sans le savoir, payer pour des modules inutilisés ou des services sous-utilisés.

C'est pourquoi une stratégie de licence basée sur les données est essentielle. Les décisions prises aujourd'hui, en particulier dans le cadre d'accords pluriannuels, peuvent avoir des conséquences durables sur la maîtrise des coûts, l'agilité et la conformité.

Trois stratégies pratiques pour optimiser les licences à l'ère de RISE with SAP

1. Réaliser un audit complet des licences - avant de signer votre contrat RISE

Avant de signer votre contrat RISE with SAP, vous avez encore la possibilité d'optimiser vos coûts, et une planification précoce est essentielle. Un audit détaillé de votre environnement actuel à l'aide d'une solution de gouvernance, de risque et de conformité (GRC) telle que celle de Soterion, partenaire d'EPI-USE Labs, peut vous aider à :

• comprendre quelles licences sont activement utilisées, et par qui
• identifier les licences dormantes ou sous-utilisées qui peuvent être retirées ou réaffectées
• évaluer l'alignement entre les processus de gestion actuels et les modules SAP sous licence
• comprendre l'impact de la conception actuelle de vos rôles sur la consommation de FUE et les mesures à prendre pour minimiser les attributions de licences inutiles.

Cela fournit une base de référence puissante pour la planification future et vous aide à prendre des décisions éclairées avant de vous engager dans votre contrat RISE with SAP. Soterion vous permet également de simuler l'impact des changements apportés à la conception actuelle de vos rôles sur les calculs FUE de SAP, ce qui vous aide à réduire l'estimation initiale de SAP et à négocier un point de départ plus précis et plus rentable.

2. Modéliser les scénarios futurs avant de migrer vers RISE

Migrer vers RISE sans comprendre pleinement les besoins futurs de l'entreprise peut entraîner des inefficacités financières à long terme. Utilisez la planification de scénarios pour modéliser différentes trajectoires de croissance et d'utilisation :

• Comment les changements dans la taille ou la structure des effectifs affecteront-ils les besoins en licences ?
• Y a-t-il des projets à venir qui introduiront de nouveaux modules SAP ou de nouveaux utilisateurs ?
• Une approche hybride de solutions en nuage et sur site serait-elle plus avantageuse ?

En modélisant ces scénarios, vous pouvez négocier plus efficacement et éviter de payer pour une capacité dont vous n'aurez pas besoin.

3. Exploiter les outils de GRC

Les solutions GRC telles que celles proposées par Soterion offrent la visibilité et le contrôle nécessaires pour gérer efficacement votre position en matière de licences. L'une des caractéristiques les plus remarquables est la solution " Stay Clean " de Soterion, qui offre un double avantage :

• elle effectue une analyse des risques d'accès avant que les changements SAP ne soient mis en œuvre, ce qui vous aide à rester conforme et à réduire les risques de sécurité.
• elle évalue également l'impact de ces changements sur la consommation d'équivalents d'utilisation totale (FUE), ce qui permet de prendre des décisions plus éclairées en matière de licences.

En obtenant des informations en temps réel sur l'utilisation des licences, en identifiant rapidement les lacunes en matière de conformité et en gérant l'accès des utilisateurs de manière plus efficace, vous pouvez réduire de manière significative la consommation inutile de licences et éviter les coûts inattendus.

Soterion peut également être utilisé dans le cadre d'opérations courantes pour simuler l'impact de futurs changements de rôles ou d'affectations d'utilisateurs sur le FUE, ce qui vous permet de contrôler de manière proactive l'octroi de licences à mesure que votre environnement évolue.

Conclusion : l'intuition humaine reste importante

Si les données et la technologie jouent un rôle essentiel dans l'optimisation des licences SAP, l'intuition humaine reste tout aussi importante. Les décisions relatives aux licences ne doivent pas être prises de manière isolée ; elles nécessitent une collaboration étroite entre les équipes informatiques, financières, d'approvisionnement et de conformité afin d'équilibrer les coûts, les risques et les besoins opérationnels.

Les organisations qui gèrent de manière proactive leurs stratégies de licences ne réduiront pas seulement leurs coûts, mais se positionneront également pour une plus grande agilité et résilience dans un paysage commercial de plus en plus numérique.