Pourquoi réimplémenter la paie lors de la migration vers SAP SuccessFactors ? Migrez sélectivement avec PRISM

Les ressources humaines (RH) se concentrent sur l'actif le plus précieux de l'organisation : le personnel. SAP est au cœur des pratiques RH de nombreuses entreprises ; il est important de disposer d'une solution capable de faciliter les meilleures pratiques, depuis le recrutement et l'embauche jusqu'à la rémunération et aux avantages sociaux, en passant par la gestion des performances et la paie.

Les RH sont en constante évolution et, à un moment donné, votre cycle de vie SAP HCM subira une transformation dynamique. Cela peut être dû à des changements technologiques à grande échelle, tels que le passage au Cloud et la révolution de l'IA, ou à des raisons commerciales telles que des changements internes ou des fusions et acquisitions d'entreprises.

J'ai réfléchi au nombre de changements monumentaux auxquels j'ai assisté au cours de ma carrière. Au cours des 42 dernières années, nous avons aidé nos clients à traverser bon nombre de ces changements. J'aimerais partager avec vous quelques développements de notre histoire et quelques points forts de ma propre expérience.

Tester la copie de données comme si nous étions dans les années 1990

Mon propre parcours a commencé avec EPI-USE au début des années 2000. Avant que je ne rejoigne EPI-USE, un groupe travaillait avec SAP pour développer la version sud-africaine de la paie nationale. Ce projet a donné naissance à Data Sync Manager (DSM), qui permet d'accélérer les projets grâce à des données de test appropriées. Aujourd'hui, Data Sync Manager est une solution d'entreprise fiable qui permet de copier les données d'un système de production vers des systèmes de non-production à des fins de test, de formation et d'assistance dans le domaine de la gestion des ressources humaines et au-delà.

Au cours du cas d'utilisation initial, l'équipe a examiné les options permettant de rafraîchir les systèmes SAP de non-production sans avoir à effectuer une copie complète du client ou du système SAP. La première solution s'est concentrée sur la copie sélective des données des employés du système de production vers un système de non-production, en veillant à ce que les données soient correctement testées. Cette solution a permis d'accélérer considérablement ces projets et de faire en sorte que les clients soient opérationnels à temps.

Le concept sous-jacent était si bon que nous y avons investi davantage de ressources et avons finalement créé notre entreprise de logiciels pour nous concentrer sur le développement de solutions complémentaires pour SAP.

Nos clients ont commencé à adopter Data Sync Manager et ont continué à l'utiliser eux-mêmes pour les aider dans leurs processus habituels de données de test SAP. Au fil des ans, la solution a considérablement évolué et, bien qu'elle s'appelle toujours Data Sync Manager et qu'elle se concentre sur la création de données de test pour les clients SAP, c'est là que s'arrêtent les similitudes avec la première version.

La base de code a été mise à jour à plusieurs reprises. Elle prend désormais en charge cinq composants principaux, ce qui lui permet non seulement de copier des sous-ensembles de données, mais aussi de créer le shell du système, de brouiller les données pour garantir la confidentialité et de travailler avec des outils d'automatisation des tests tels que Worksoft et Tricentis. Aujourd'hui, nous avons plus de 850 clients dans le monde qui utilisent Data Sync Manager tous les jours.

Au Royaume-Uni, j'ai travaillé avec un client qui a mis en œuvre Data Sync Manager il y a 26 ans. Le plus beau de l'histoire, c'est qu'il l'utilise encore aujourd'hui. Pourquoi ? Il est devenu indispensable ; ils utilisent DSM quotidiennement parce qu'ils en ont besoin pour gérer leurs données.

Nous étions loin de nous douter de l'impact que Data Sync Manager allait avoir sur les migrations sélectives de données HCM à l'avenir.

Le grand tournant de la transformation HCM

En 2003, j'ai reçu un appel téléphonique d'un client de Data Sync Manager basé dans le sud de l'Angleterre, qui me posait une question très particulière. L'entreprise utilisait un système ECC de 4,5 milliards de dollars et venait d'externaliser son service informatique auprès d'un intégrateur de systèmes. Le contrat du client prévoyait la migration du système de ressources humaines et de paie existant vers la toute nouvelle version SAP R/3 Enterprise 4.7. (Les versions SAP montrent à quel point je suis vieux !)

La question était la suivante : pouvaient-ils utiliser Data Sync Manager pour entreprendre une migration HCM sélective du système existant vers la nouvelle instance ? Cela m'a semblé être une opération à cœur ouvert, car Data Sync Manager empêche naturellement les clients de copier directement dans un système de production, pour des raisons assez évidentes ; mais la solution avait une fonctionnalité intégrée pour copier des données entre des versions inférieures et supérieures de SAP dans des systèmes de test. Cette solution semblait donc viable. J'ai téléphoné à quelques collègues de notre équipe de développement pour vérifier, et la réponse a été oui, c'était techniquement possible - avec le soutien adéquat d'EPI-USE Labs.

Nous avons mené à bien ce projet en trois mois.

Ce client était satisfait, mais aussi intelligent ; il avait compris ce que la technologie Data Sync Manager pouvait faire avant nous.

Nous avons démarré un projet similaire peu de temps après et, cette fois, nous avons réussi à fusionner deux systèmes 4.6C en un seul système HCM d'entreprise.

Répondre au changement de processus SAP HR - et s'étendre aux fusions et acquisitions

L'événement marquant suivant est survenu à la suite de la modification du processus de gestion des ressources humaines de SAP. Les clients souhaitaient découpler le système SAP HCM de leur système ECC principal afin de maintenir la stabilité. Cela a été attribué à la conformité et au cloisonnement des données sensibles relatives aux employés et à la paie. Mais en réalité, les équipes RH étaient frustrées par le reste de l'entreprise parce qu'elles n'arrivaient pas à se mettre d'accord sur une fenêtre pour appliquer les packages de support, qui étaient vitaux pour maintenir la législation du système.

Nous avons découplé les systèmes HCM des grands clients en copiant de manière sélective les données qui n'étaient pertinentes que pour les exigences de leur nouveau système, et en supprimant les autres données qui n'étaient pas nécessaires.

En 2012, nous avons étendu nos activités au secteur des fusions et acquisitions. Un client néerlandais nous a contactés parce qu'il venait de vendre une partie de son entreprise à un concurrent et qu'il souhaitait migrer de manière chirurgicale uniquement les employés concernés par cette transaction. Il n'était pas possible de mettre en place un système complet et de supprimer ensuite les employés, en raison des implications en matière de conformité et de la nature concurrentielle de l'acheteur.

L'efficacité et les capacités de Data Sync Manager en tant que solution de données de test l'ont rendu utilisable dans ces scénarios de production.

Migration de la paie vers SAP SuccessFactors Employee Central Payroll

L'année 2016 a été marquée par le grand changement technologique de SAP. Nous avons reçu un appel d'un client existant ,PostNL, aux Pays-Bas, qui avait décidé d'adopter une stratégie " cloud-first ". Il souhaitait qu'EPI-USE Labs migre de manière sélective les données de paie de son système ECC6 vers SuccessFactors Employee Central Payroll.

Ce projet n'avait jamais été tenté auparavant. La migration a duré cinq mois, y compris deux essais supplémentaires à des fins d'assurance commerciale. Le chemin vers Employee Central Payroll était désormais clair et plus facile, et naturellement, de nombreux clients ont ensuite suivi les traces de PostNL vers le nuage.

À ce stade, nous avons décidé de faire un investissement substantiel dans un groupe de consultants spécialisés dans la transformation, avec une connaissance approfondie du domaine, et une solution de transformation ciblée : désormais appelée PRISM for Payroll.

Nous savons que SAP Payroll est l'un des meilleurs, si ce n'est le meilleur ; il est robuste, fonctionne dans le monde entier, et - le plus important - il paie les gens à temps. La plus grande difficulté rencontrée lors du passage des clients d'ECC à SAP SuccessFactors est de savoir ce qu'il faut faire de la paie existante. Cette question a ralenti et stoppé de nombreux projets de modernisation HCM.

D'un autre côté, les intégrateurs de systèmes et les partenaires SAP se frottent les mains avec joie et incitent les clients à réimplémenter la paie, sous couvert de "transformation de l'entreprise".

La réalité est la suivante : pourquoi vouloir tout recommencer alors que votre système de paie actuel fonctionne parfaitement ?

Une réimplémentation de la paie équivaut généralement à un projet de 12 mois, dans le cadre duquel les personnes clés - y compris le responsable de la paie - sont retirées de l'entreprise pour devenir des intervenants chargés de superviser les progrès. En outre, une nouvelle implémentation peut potentiellement coûter des millions aux organisations, tout en introduisant des perturbations, des risques et des inefficacités opérationnelles. (Cela me rappelle une citation du film Trainspotting : "Pourquoi voudrais-je vendre mon passeport ?)

PRISM pour la paie aujourd'hui pour les transformations HCM

Notre solution PRISM pour SAP SuccessFactors Employee Central Payroll (ECP) est une solution de pointe qui aide les clients à migrer de manière sélective les systèmes ECC Payroll. PRISM a prouvé à de nombreux clients internationaux qu'il s'agissait d'une approche rapide, innovante et chirurgicale. Grâce à une approche de la migration axée sur le logiciel et à la suite Data Sync Manager d'EPI-USE Labs, le projet peut inclure des éléments de type " greenfield " et " brownfield ". PRISM vous permet d'évaluer des options de migration de données plus souples, de gérer les risques et d'éviter les coûts associés à une conversion traditionnelle.

Une migration PRISM typique d'ECC6 vers SuccessFactors Employee Central Payroll dure de trois à six mois. La durée dépend de la complexité du système.

PRISM est un service de migration standard qui englobe les exigences techniques et fonctionnelles pour le passage à SuccessFactors. Si vous souhaitez moderniser davantage votre système SuccessFactors, nous travaillons avec différents partenaires pour compléter ce service par des conseils RH supplémentaires.

Les données des clients sont très bien prises en charge avant, pendant et après la migration. Nous complétons la migration des données salariales avec certaines de nos autres solutions, comme Archive Central, qui permet de supprimer les données superflues sur les employés. L'un des avantages dont bénéficient nos clients après la mise en service est l'utilisation continue de notre HCM Productivity Suite, pour les tests BAU et les besoins de reporting HCM.

L'essentiel est que l'utilisation de PRISM est nettement plus rentable qu'une réimplémentation ou une conversion de la paie. Notre technologie continue d'évoluer et notre soif d'innovation se poursuit. Cela a permis à de nombreux clients de vivre une expérience positive et les a encouragés à maximiser leurs investissements avec SAP et SuccessFactors.

J'apprécie que nos clients nous aient fait confiance il y a de nombreuses années et qu'ils continuent à travailler avec nous. Ce soutien a permis à Data Sync Manager de devenir une solution performante et fiable qui répond aux besoins quotidiens en matière de données de test et qui traite les événements importants tout au long du cycle de vie de SAP.

Cela m'amène à aujourd'hui, alors que la fin du support SAP pour SAP ECC approche à grands pas, et que nous avons constaté une recrudescence des projets PRISM pour la Paie. Nous continuons à investir pour rendre ces projets plus rapides et plus automatisés. Mais la qualité est très importante pour nous ; nous voulons nous assurer que chaque projet est livré de la meilleure façon possible, et nous investissons donc le temps et le soin nécessaires pour garantir le succès.

Permettez-moi de vous poser une question : Quelle est l'histoire de votre parcours avec SAP Payroll ?