Nachhaltigkeit im Blick: Wie man CO2-Emissionen bei Geschäftsausgaben direkt über die Spesenabrechnung misst

Ob zum Kundenmeeting, zur Messe oder bei der Beschaffung von Büromaterial: Betriebliche Ausgaben gehören für viele Unternehmen zum Daily Business. Doch im Zeitalter von ESG-Richtlinien und verschärften CSRD-Berichtspflichten (Corporate Sustainability Reporting Directive) reicht es nicht mehr, nur die finanziellen Kosten im Auge zu behalten. Der ökologische Fußabdruck steht ebenfalls im Fokus von Management, Auditoren und Mitarbeitenden.

Die große Herausforderung für HR, Finance und Nachhaltigkeitsteams: Wie misst man die CO2-Emissionen präzise, ohne dass der administrative Aufwand explodiert? Besonders die sogenannten Scope 3-Emissionen – zu denen Geschäftsreisen und externe Beschaffungen zählen – sind für oft schwer zu beziffern.

Die Antwort liegt an einem Ort, an dem ohnehin jede Ausgabe lückenlos erfasst wird: in der Spesenabrechnung.

Das Problem: Datenchaos statt Nachhaltigkeit

Bisher läuft das CO2-Reporting für Scope 3-Emissionen in vielen Unternehmen eher hemdsärmelig ab. Da werden am Jahresende mühsam Excel-Tabellen ausgefüllt, Tankquittungen geschätzt, Flugmeilen manuell nachgerechnet oder CO2-Werte für Team-Events erraten. Das ist nicht nur extrem fehleranfällig, sondern kostet wertvolle Zeit.

Wenn Nachhaltigkeit ein echter Teil der Unternehmenskultur und des Reportings werden soll, muss die Datenerfassung automatisiert, intuitiv und direkt am Entstehungsort erfolgen – bei jedem einzelnen Beleg.

Die Lösung: Edi macht den gesamten CO2-Fußabdruck sichtbar

Mit dem digitalen Reisekosten- und Spesentool Edi schlagen Unternehmen zwei Fliegen mit einer Klappe. Edi digitalisiert nicht nur den gesamten Spesenprozess vom Belegscan bis zur Rückerstattung, sondern liefert solide CO2-Näherungswerte für absolut jede Geschäftsausgabe. Der Fokus liegt hierbei weit über den reinen Transportmitteln: Auch Ausgaben für Team-Essen, Hotelübernachtungen oder Büromaterial werden erfasst.

So funktioniert das moderne CO2-Tracking mit Edi im Hintergrund:

• Erfassung direkt beim Belegscan: Wenn Mitarbeitende ihre Hotelrechnung, das Bahnticket, die Bewirtungsquittung oder den Beleg für Büromaterial per App einreichen, erkennt die intelligente OCR-Texterkennung sofort die relevanten Daten.
• Smarte Kategorisierung: Edi unterscheidet präzise zwischen den verschiedenen Ausgabenkategorien und Verkehrsmitteln (z. B. Flug, Bahn, Mietwagen, Gastronomie oder Sachbezüge).
• Automatisierter Datenabgleich mit Climatiq: Hier liegt der technologische Hebel: Edi ist im Hintergrund direkt mit der renommierten Climatiq-Datenbank verknüpft. Sobald die OCR-Erkennung einen Beleg ausliest, gleicht das System die Ausgabenkategorie und den Betrag automatisch mit den dort hinterlegten, standardisierten Emissionsfaktoren ab. So entsteht vollautomatisch eine verlässliche CO2-Näherung für jede einzelne Quittung.
• Transparenz auf Knopfdruck: Das Reisekosten- und Nachhaltigkeitsmanagement erhält valide, strukturierte Daten für den CSRD-Bericht, ohne ein einziges Formular extra anfordern zu müssen.

Drei Vorteile für Ihr Unternehmen

Wenn Unternehmen den Schritt vom Experimentieren mit KI hin zum produktiven Einsatz gehen, verlagert sich der Fokus zunehmend auf die grundlegende Arbeit, die erforderlich ist, um Enterprise-KI in echten SAP-Umgebungen praxisnah, kontrolliert und zuverlässig zu machen.

Unser Head of Product Engineering, Dr. Tiaan Scheepers, vergleicht dies mit einem Eisberg:

• Über der Wasserlinie: SAPs Business AI Platform – Joule, Agenten, also die sichtbare KI, über die jeder spricht.
• Unter der Wasserlinie: Ihre Unternehmensdaten – Jahrzehnte an SAP-Semantik, kundenspezifischen Z-Tabellen, Abrechnungszyklen, Hierarchien. Das eigentliche Fundament, auf dem die Plattform logische Schlüsse ziehen muss. Sie benötigen eine Lösung, die sicherstellt, dass das, was sich unter Wasser befindet, bereit ist für das, was darüber liegt.

Genau aus diesem Grund gewinnen semantisches Mapping, strukturierte Beziehungen zwischen Geschäftsobjekten, sichere Nicht-Produktivdaten und Clean-Core-Strategien massiv an Bedeutung, wenn Unternehmen ihre SAP-Umgebungen auf KI vorbereiten.

Fazit: Nachhaltiges Wirtschaften beginnt beim Abrechnen

Nachhaltigkeit und Digitalisierung sind keine Gegensätze – sie bedingen einander. Wer CO2-Emissionen effektiv managen und reporten will, muss sie zuerst sicht- und messbar machen. Mit Edi verwandeln Sie die ohnehin notwendige Spesen- und Reisekostenabrechnung in ein strategisches Instrument für den Klimaschutz.

Machen Sie den nächsten Schritt in Richtung eines digitalen, zukunftssicheren HR- und Finanz-Managements. Wir von EPI-USE unterstützen Sie mit Edi gerne dabei, Ihre Prozesse nicht nur effizienter, sondern auch messbar nachhaltiger zu gestalten.

Möchten Sie erfahren, wie Edi in Ihre bestehende Systemlandschaft integriert werden kann und wie das CO2-Tracking im Detail funktioniert? Kontaktieren Sie unsere Experten für eine unverbindliche Demo!