SmartRecruiters for SAP SuccessFactors: Recruiting neu denken – von der Strategie bis zur Umsetzung

Mit SmartRecruiters steht Unternehmen eine moderne Recruiting-Plattform zur Verfügung, die den gesamten Recruiting-Prozess unterstützt – von der Stellenanforderung über die Veröffentlichung, Bewerbung, Auswahl und Kommunikation bis hin zum Angebot und zur Einstellung. Dabei verbindet SmartRecruiters klassische Funktionen mit den Vorteilen von KI- gestützten Daten und Analysen.

Als EPI-USE begleiten wir Unternehmen dabei, SmartRecruiters strukturiert einzuführen, sinnvoll in bestehende HR-Prozesse einzubetten und bei Bedarf mit SAP SuccessFactors Employee Central zu verbinden.

Recruiting-Prozesse ganzheitlich betrachten

Eine erfolgreiche Einführung von SmartRecruiters beginnt nicht mit der Systemkonfiguration, sondern mit den richtigen Fragen:

Welche Recruiting-Prozesse sollen künftig abgebildet werden?
Welche Jobtypen gibt es?
Welche Rollen sind beteiligt?
Wo werden Freigaben benötigt?
Welche Daten sind für Reporting, Compliance und spätere HR-Prozesse relevant?
Wie soll die Candidate Experience aussehen?
Und welche Schnittstellen zu bestehenden HR-Systemen sind notwendig?

Genau hier setzt unser Beratungsansatz an. Wir unterstützen Unternehmen dabei, ihre Recruiting-Prozesse zu strukturieren, Anforderungen zu priorisieren und diese mit den Möglichkeiten von SmartRecruiters abzugleichen.

Unsere Leistungen rund um SmartRecruiters

EPI-USE unterstützt Unternehmen entlang des gesamten SmartRecruiters-Lebenszyklus – von der ersten Orientierung bis zur produktiven Nutzung.

 Dazu gehören insbesondere:

Standalone starten oder direkt mit Employee Central integrieren

Unternehmen verfolgen unterschiedliche Einführungsstrategien. Manche starten zunächst mit SmartRecruiters als eigenständigem Recruiting-System und planen eine spätere Anbindung an SAP SuccessFactors Employee Central. Andere setzen von Beginn an auf eine integrierte Lösung.

Beide Wege können sinnvoll sein – entscheidend ist, dass die Zielarchitektur früh klar ist.

Bei einer Standalone-Einführung liegt der Fokus zunächst auf einer schnellen, stabilen und praxisnahen Abbildung der Recruiting-Prozesse. Gleichzeitig sollten Datenmodell, Rollen, Jobfelder und Prozessentscheidungen so vorbereitet werden, dass eine spätere Integration mit Employee Central nicht unnötig erschwert wird.

Bei einer direkten Integration mit Employee Central stehen zusätzlich Datenflüsse, Systemverantwortlichkeiten und Übergabepunkte im Vordergrund. Dazu zählen beispielsweise Organisationsdaten, Positionen, Hiring Manager, Userdaten und die spätere Übergabe eingestellter Kandidatinnen und Kandidaten an HR- oder Onboarding-Prozesse.

Warum ein Advisory Workshop sinnvoll ist

Vor einer Implementierung lohnt sich ein strukturierter SmartRecruiters Advisory Workshop. Dieser schafft Klarheit über Prozesse, Scope und Systemfit, bevor konkrete Konfigurationen vorgenommen werden.

Im Workshop betrachten wir gemeinsam mit den relevanten Stakeholdern unter anderem:

• Recruiting-Prozesse und Jobtypen
• Rollen und Verantwortlichkeiten
• Jobanlage und Freigabeprozesse
• Bewerbungsformulare und Screening-Fragen
• Candidate Journey und Kommunikation
• Interview- und Auswahlprozesse
• Offer- und Hire-Prozesse
• Reporting- und Compliance-Anforderungen
• Integrationspotenziale mit SAP SuccessFactors Employee Central
• Standardfunktionen, Konfigurationsbedarf und mögliche Change Requests

Das Ergebnis ist eine belastbare Grundlage für die weitere Projektplanung und Implementierung.

SmartRecruiters sinnvoll in die HR-Landschaft einbetten

Recruiting ist kein isolierter Prozess. Es ist eng verbunden mit Organisationsstruktur, Position Management, HR Operations, Onboarding, Reporting und Employee Experience.

Deshalb betrachten wir SmartRecruiters nicht nur als Recruiting-Tool, sondern als Teil einer integrierten HR-Systemlandschaft. Gerade im Zusammenspiel mit SAP SuccessFactors ist es wichtig, Datenhoheit, Prozesse, Rollen und Übergaben sauber zu definieren.

Unser Ziel ist es, Unternehmen dabei zu unterstützen, eine Lösung aufzubauen, die sowohl fachlich als auch technisch tragfähig ist – und die Recruiting-Organisation im Alltag wirklich entlastet.

Fazit

SmartRecruiters bietet Unternehmen die Möglichkeit, Recruiting moderner, transparenter und effizienter zu gestalten. Der Erfolg hängt jedoch nicht allein von der Software ab, sondern von einer klaren Prozessstrategie, einem realistischen Scope und einer sauberen Einbettung in die bestehende HR-Landschaft.

EPI-USE begleitet Unternehmen dabei von der ersten Orientierung über Advisory und Implementierung bis hin zu Integration, Go-live und Optimierung.

Wer SmartRecruiters einführen oder bestehende Recruiting-Prozesse weiterentwickeln möchte, sollte frühzeitig die richtigen Fragen stellen – und genau dabei unterstützen wir.

Sie möchten prüfen, ob SmartRecruiters zu Ihren Recruiting-Prozessen und Ihrer HR-Systemlandschaft passt?

Sprechen Sie uns gerne an – wir unterstützen Sie mit Advisory Workshops, Implementierungsplanung und praxisnaher Umsetzung.