Freud und Leid eines komplexen S/4HANA-Migrationsplanungprojekts

Über Ballance Agri-Nutrients  

Ballance Agri-Nutrients ist ein Lieferant von Nährstoffen für die Landwirtschaft und ist eine landwirtschaftliche Genossenschaft in Neuseeland. Ihre Beratung über Agrarnährstoffe wird durch eine preisgekrönte Software ergänzt, die den Landwirten eine Fülle von Informationen liefert und diese zeitgleich analysiert, wodurch sie optimale Entscheidungen für ihren Betrieb treffen können.

Um anderen Unternehmen bei der  komplexen Planung zur Migration auf S/4HANA zu helfen, hat Tim Lloyd von Ballance Agri-Nutrients, seine Erfahrungen nachfolgend zusammengefasst und diese bei der "Cloud and Technology Mastering SAP Konferenz 2019" präsentiert.

Wichtigste Planungspunkte:

• Halten Sie sich an die SAP-Roadmap, um so beste Voraussetzungen für Ihren Erfolg zu schaffen.
• Entscheiden Sie welches Geschäftsproblem mit einem Upgrade gelöst werden kann.
• Finden Sie fundierte, wirtschaftliche Gründe warum sich ein Upgrade lohnt.

Wie hat Ballance Agri-Nutrients das Projekt geplant? Einfache Tipps:

• Ballance aktuelle Lieferkette wurde von ihren Geschäftspartnern beurteilt, um so Vorteile zu finden, auf deren Grundlage eine Investition gerechtfertigt und schließlich ein ROI erzielt werden konnte.
• Die internen IS-Teams und IS-Partner wurden zusammengeführt, um festzustellen, was im Rahmen eines S/4-Projekt geliefert werden konnte.
• Ballance hat sein Budget gegenüber den Vorteilen abgewogen, um den besten Mehrwert zu erzielen. Anschließend prognostizierte Ballance eine Zahl, um herauszufinden ob eine Migration technisch möglich ist und wie schwer oder einfach diese umsetzbar sein würde.

Technische Planung: 

• Für die Tests wurden Zeitscheiben erzeugt.
• Unter Einsatz der Data Sync Manager Suite wurden drei Sandboxen, zur Beurteilung des technischen Upgrades für das S/4-Projekt, erstellt.
• Ballance startete ein technisches Upgrade, während das Team auf Probleme stieß und schließlich die Entscheidung getroffen wurde, erneut testen zu müssen.
• Ballance fand heraus, dass eine vierte Sandbox notwendig war, die schnell und einfach mit Data Sync Manager erzeugt werden konnte.

Was hat funktioniert, was nicht?

Es war wichtig alle Beteiligten in das S/4-Planungsprojekt mit einzubeziehen, um Akzeptanz und Zustimmung von Endanwendern, Prozessverantwortlichen und vor allem von Führungskräften und internen IS-Teams zu bekommen.

Ballance schaffte es flexibel und agil zu sein, das vor allem dank der Unterstützung von EPI-USE Labs gut funktionierte. Aufgrund eines engen Zeitrahmens, begrenzten Budgets und weil Ballance mehr als eine 90%ige Sicherheit über Kosten, Folgen und Lieferzeiten brauchten, benötigten sie mehr Flexibilität als andere Unternehmen. 

Ballance empfiehlt auch, hochwertige Testdaten zu verwenden, die durch Datenaktualisierungen für ECC, BI und andere Systeme, verbunden oder integriert sind. Ballance hat auf verschiedene Dinge wie Zahlenbereiche hingewiesen, die konsistent sein müssen, um die Landschaftsintegrationen zuverlässig zu testen.

„Stellen Sie zum schnellen Erzeugen von Zeitscheiben sicher, dass nur wirklich benötigte Daten integriert werden. Höchstwahrscheinlich braucht zum Beispiel niemand die Transaktionsdaten von vor 18 Jahren, sondern höchstens der letzten vier Jahre. Das wird von Ihren Anforderungen an Data Governance bestimmt, aber wenn Sie die Wahl haben, können Sie so unter Umständen bei der Hardware und den Lizenzen Geld sparen.“  erklärt Tim Lloyd.  

„Jeder kann schnell feststellen, dass verschiedene Add-Ins oder Integrationen aktualisiert werden müssen. Aber bevor man sich auf den Weg nach S/4 macht, weiß man nicht, wie man sie verfeinern, die Zeitpläne und das Budget optimieren kann, um möglichst schnell Ergebnisse zu erzielen.“ ergänzt Lloyd.

Formel für schrittweise Planung:

• Tipps zum Entwickeln des Business Case - Seien Sie ehrlich und definieren Sie das Warum.
• Richtiges Navigieren durch interne Unternehmenspolitik - Beziehen Sie Mitarbeiter und Teams frühzeitig ein, lassen Sie sich nicht überraschen und veranschaulichen Sie bekannte wirtschaftliche Vorteile.
• So gelingt ein Upgrade möglichst störungsfrei für ihr Unternehmen - Simulieren Sie so oft wie möglich und fordern Sie sich selbst heraus. Testen, testen, testen, verfeinern und abermals testen. Sorgen sie für gute Ergebnisse und Vertrauen bei Endnutzern. Denken Sie daran, dass eine schnelle Marktreife auch bedeutet, dass finanzielle wie geschäftliche Effizienz rasch realisiert werden können. Finden Sie zuletzt einen erfahrenen Partner, dem Sie vertrauen können. 
• Stolpersteine und wie man sie vermeidet -  Die gesamte Landschaft, nicht nur SAP,  im Blick behalten. Sicherstellen, dass Endbenutzer, Sicherheit, Infrastruktur und Geschäftsabwicklung (z.B. am Jahresende und in Spitzenzeiten) berücksichtigt werden.
• So hat Ihr Projekt die besten Erfolgschancen - Simulieren und testen Sie so viel wie möglich! Sobald das Warum klar ist, können sie die Folgen abzuschätzen, die Zeitvorgaben reduzieren, das Unternehmen auf dem Weg nach S/4 einbeziehen und ganz wichtig: einen erfahrenen Partner, dem sie vertrauen, hinzuziehen.

„EPI-USE Labs hat das S/4-Projekt möglich gemacht, andernfalls würden wir viele Wochen im Rückstand liegen. Zählt man bei einem Projekt dieser Größenordnung alle Berater und Benutzer zusammen, ergeben sich erhebliche Kosteneinsparungen.“ sagt Lloyd abschließend.