Das EPI-USE AppHaus Pretoria ist gerade zwei Jahre alt geworden, und wir sind stolz darauf, dass unser AppHaus in den letzten zwei Jahren weiterhin ein Zentrum für Innovation, Design Thinking und Zusammenarbeit ist. Es ist ein Ort, an dem unterschiedliche Perspektiven zusammenkommen, um komplexe geschäftliche Herausforderungen auf dem afrikanischen Kontinent und darüber hinaus zu lösen. Aus diesem Anlass haben die Kollegen von EPI-USE gemeinsam ein riesiges Gemälde geschaffen. Dieses Gemeinschaftswerk, das nun an der Wand des EPI-USE AppHaus Pretoria hängt, steht für das Konzept, dass genau wie in unseren Projekten jeder Pinselstrich zählt, jede Perspektive wichtig ist und wir gemeinsam etwas Außergewöhnliches schaffen können.
Business User & Mitarbeiter Geschäftspartner – die unbekannten Wesen?
Mit der Einführung von SAP S/4HANA hat SAP das Business User Konzept basierend auf dem "Principle of one" eingeführt. Es handelt sich dabei um ein neues Identitätsmodell, das Geschäftspartnerkonzept und Benutzerstammsatz vereinheitlicht. Das klassische SU01-User Konzept führt zu Einschränkungen, wenn Fiori-Apps aktiviert und verwendet werden.
Somit ist In SAP S/4 HANA – unabhängig von der Deployment-Variante (Cloud/on prem) - der Business User verbindlich. Er wird beim Umstieg auf SAP S/4HANA automatisch aktiviert. Aber welche Bedeutung hat er und wie wird er korrekt angelegt und verwendet?
Definition:
Ein SAP Business User ist eine natürliche Person, die in einem SAP-System durch einen Business Partner repräsentiert wird. Diese Person ist mit einer Benutzer-ID im System verknüpft und kann verschiedene Rollen innerhalb eines Unternehmens einnehmen, wie z.B. Einkäufer, Vertriebsmitarbeiter oder Produktionsplaner.
Zunächst wurde das Konzept auf Basis dieser alternativen Modelle umgesetzt:
VMODE 1
Abbildung 1: Business User gem. VMODE1
Quelle: SAP
VMODE 2
Abbildung 2: Business User gem. VMODE2
Quelle: SAP
Es zeigte sich jedoch, dass in diesen Modellen die Beschäftigungsverhältnisse unzureichend abgebildet werden. Insbesondere Adress- und Bankinformationen sowie arbeitsplatzbezogene Informationen können nicht adäquat und effizient aktuell gehalten werden, da keine Beziehung zwischen den Mitarbeiter Geschäftspartnern besteht.
Neues Business User Konzept seit SAP S/4HANA 2020
Das neue Business User Konzept von SAP S/4HANA ermöglicht und unterstützt die gesamte Lebenszykluspflege von Business Usern, z.B. organisatorische Änderungen, Beschäftigungswechsel oder Pensionierung. Ein Benutzer in SAP S/4HANA hat eine dauerhafte 1:1-Beziehung mit einem entsprechenden Geschäftspartner (natürliche Person) mit der Rolle „Employee“ (Mitarbeiter) sowie eine 1:n Beziehung mit einem oder mehreren Geschäftspartnern (natürliche Person) mit der Rolle „Employment“ (Beschäftigungsverhältnis). All diese Mitarbeiter Geschäftspartner repräsentieren den Mitarbeiter und sind durch eine Beziehung miteinander verbunden. Dadurch wird eine redundante Pflege vermieden und das Risiko veralteter Informationen verringert. Mitarbeiter Geschäftspartner in der Rolle „Employment“ (Beschäftigungsverhältnis) können durch weitere Rollen ergänzt werden. So kann der Mitarbeiter in der Rolle des Lieferanten (FLVN00) und seit SAP S/4HANA 2022 auch in der Rolle des Kunden (FLCU00) angelegt werden, um z.B. Reisekostenerstattungen oder Verkäufe an Mitarbeiter abzuwickeln.
Abbildung 3: Business User gem. neuem Business User Konzept
- hier Mehrfachbeschäftigungsverhältnis –
Quelle: SAP
Wie eingangs bereits erwähnt und aus Abbildung 3 ersichtlich, sind Geschäftspartner und Benutzerstammsatz eng verknüpft. Im Fall des Geschäftspartners mit der Rolle „Employee“ (Mitarbeiter) besteht sogar eine dauerhafte Verknüpfung. Es ist daher wichtig, dass diese Verknüpfung von Anfang an korrekt erfolgt. Dies sollte bei der Implementierung bzw. im Transformationsprojekt berücksichtigt werden.
Was ist zu beachten?
Das Business User Konzept mit den zugehörigen Mitarbeiter Geschäftspartnern sollte schon bei der Definition des allgemeinen Geschäftspartnerkonzepts berücksichtigt werden. Für die Mitarbeiter Geschäftspartner werden separate „Business Partner Groupings“ und Nummernkreise benötigt.
Eine Verteilung von Mitarbeiter Geschäftspartnern (z.B. aus MDG) ist nicht möglich!
Die korrekte Anlage des Business Users setzt das Vorhandensein der Mitarbeiterdaten voraus. Abhängig von der Systemlandschaft müssen die Mitarbeiterdaten im operativen System/in den operativen Systemen entweder manuell angelegt und/oder per Schnittstelle aus HR verteilt werden. Im Folgenden wird ein Szenario gewählt, bei dem das HR-Modul nicht im operativen System angesiedelt ist und die Mitarbeiterdaten daher auch im operativen System angelegt werden müssen (Szenarien 1-3).
Abbildung 4: HR Integration in SAP S/4HANA
Quelle: SAP
Um im laufenden Geschäftsbetrieb den Doppelaufwand für die manuelle Erfassung und laufende Pflege von Mitarbeiterdaten in den unterschiedlichen Systemen und das damit einhergehende Fehlerrisiko zu vermeiden, sollten die Mitarbeiterdaten zentral und führend im HR-System gepflegt und daraus verteilt werden.
Im Kontext von SAP S/4HANA Cloud kann der Datenaustausch mit Hilfe des SAP Master Data Integration (MDI) Services effizient gestaltet werden.
Abbildung 5: Datenaustausch mittel SAP Master Data Integration Service
Quelle: SAP
Definition:
Der SAP Master Data Integration (MDI) Service ist ein zentraler Cloud-Service innerhalb der SAP Business Technology Platform (SAP BTP), der die Integration und Synchronisation von Stammdaten über verschiedene SAP-Anwendungen hinweg ermöglicht. SAP MDI dient als zentrale Drehscheibe für Stammdaten und stellt dadurch sicher, dass alle angebundenen Systeme auf konsistente und aktuelle Daten zugreifen. Basierend auf dem SAP One Domain Model (ODM), einem einheitlichen Datenmodell, das die Interoperabilität zwischen den SAP-Anwendungen erleichtert, werden die Daten automatisch zwischen den Systemen synchronisiert.
Abbildung 6: Beispiel Datenaustausch von Mitarbeiterdaten
Quelle: SAP (bearbeitet)
In diesem Szenario werden zunächst die grundlegenden Stammdaten wie Buchungskreis, Kostenstelle und Bankenstammdaten mit Hilfe von MDI im HR-System (hier: SuccessFactors) zur Verfügung gestellt. Das zeigt, dass eine Anwendung in MDI sowohl die Rolle des sendenden- als auch des empfangenden Systems einnehmen kann.
Darauf aufbauend werden die Mitarbeiterdaten (z.B. Name, User-ID, Adresse, Bankverbindung,…) in SuccessFactors Employee Central erfasst. Bei Anlage der Mitarbeiterdaten wird automatisch ein Beschäftigungsverhältnis angelegt. Außerdem wird für jeden Mitarbeiter eine „Personen-ID“ (technisch: person-id-external) vergeben, die üblicherweise während seiner gesamten Zeit im Unternehmen gültig ist.
Die Daten des Mitarbeiters werden dann per eingeplantem Job nach SAP MDI übertragen. Von dort werden die Daten in das/die Zielsystem(e) repliziert. Abhängig vom Deployment des Zielsystems werden die Daten in die App „Personal verwalten“ (SAP S/4HANA Public Cloud) oder im Fall von SAP S/4HANA Private Cloud oder SAP S/4HANA on premise in den HR Mini-Stamm (PA-Tabellen) übertragen.
Die weitere Vorgehensweise unterscheidet sich zwischen S/4HANA Public Cloud und S/4HANA Private Cloud bzw. S/4HANA on premise. Nachstehend wird die Logik für S/4HANA Private Cloud bzw. S/4HANA on premise beschrieben. Das Ergebnis (Business User + Mitarbeiter Geschäftspartner) ist jedoch identisch.
Basierend auf den Mitarbeiterdaten wird der Business User und der Geschäftspartner mit der Rolle „Employee“ (Mitarbeiter) erstellt und miteinander verknüpft.
Abbildung 7: Business User Integration und Datenquellen
SAP S/4HANA Private Cloud/on premise
Quelle: SAP
Für jeden Arbeitsvertrag wird ein zusätzlicher Geschäftspartner mit der Rolle „Employment“ (Beschäftigungsverhältnis) erstellt. Bei mehr als einem Beschäftigungsverhältnis entsteht dadurch eine 1:n Beziehung. Die Geschäftspartner des Mitarbeiters (1 Employee/ n Employment) sind über Beziehungen miteinander verknüpft. Sofern die aus dem HR-System übertragenen Daten Bankinformationen des Mitarbeiters enthalten, wird für diesen Geschäftspartner auch die Rolle „Vendor“ (Lieferant) angelegt.
Abbildung 8: Business User gem. neuem Business User Konzept
- hier: Einzelbeschäftigungsverhältnis –
Quelle: SAP
Wie werden sensible Mitarbeiterdaten in diesem Konzept geschützt?
Zum Schutz sensibler Mitarbeiterdaten wie Adressen und Bankdaten stellt SAP spezielle Berechtigungsobjekte (B_BUPA_ADR und B_BUPA_BNK) zur Verfügung. Mit deren Hilfe können diese Daten ausgeblendet bzw. unlesbar gemacht werden.
Adressdaten – werden ausgeblendet
Abbildung 9: Schutz sensibler Adressdaten
Bankdaten – werden maskiert
Abbildung 10: Schutz sensibler Bankdaten
Mit dieser Lösung können ggf. spezielle Berechtigungsgruppen (AUGRP/BEGRU) für die „Business Partner Groupings“ bzw. Kontengruppen der Mitarbeiter vermieden werden, wenn keine Notwendigkeit besteht, auch Buchungen auf Mitarbeiterkonten einzuschränken.
Welche Bedeutung hat der Business User in der Praxis?
Mitarbeiter arbeiten im Unternehmen in bestimmten Funktionen, für die bestimmte Berechtigungen notwendig sind. Diese Berechtigungen werden im Berechtigungskonzept in Rollen zusammengefasst. Mit Hilfe einer Workplace Matrix, die eine Übersicht darüber liefert, welche Berechtigungen an einem bestimmten Arbeitsplatz bzw. in einer bestimmten Rolle im Unternehmen benötigt werden, lässt sich die Berechtigungsvergabe vereinfachen und Compliance gerecht gestalten.
Weiterhin werden Business User benötigt, um „Teams und Zuständigkeiten“ für Situationsszenarien oder Workflows zu definieren.
Abbildung 11: Situationsszenarien
Quelle: SAP
Weiterhin werden Business User benötigt, um „Teams und Zuständigkeiten“ für Situationsszenarien oder Workflows zu definieren.
Abbildung 12: Definition von „Teams und Zuständigkeiten“
Wie wird das neue Business User Konzept implementiert?
Abhängig von der Ausgangssituation und Deploymentvariante gibt es entsprechende Migrationsszenarien, die bei der Systemkonvertierung, der Neueinführung bzw. beim Upgrade berücksichtigt werden müssen.
Abbildung 13: Migrationsszenarien
Quelle: SAP
Wir unterstützen Sie gerne auf Ihrem Weg nach S/4HANA und dem neuen Business User Konzept.