Stammdatenoptimierung in SAP: Effizienter Kontenplan als Erfolgsfaktor

Mit der Migration auf S/4HANA steigt die Erwartungshaltung in Bezug auf Automatisierung und den Einsatz künstlicher Intelligenz (KI). Was dabei häufig vergessen wird - die Qualität der Stammdaten! 
Historisch gewachsene Strukturen, Dubletten und überflüssige Konten führen nicht nur zu Mehraufwand und fehlerhafter Verwendung im Tagesgeschäft, sondern erschweren auch die Automatisierung.  
Es gilt: So wenig Konten wie möglich, so viele Konten wie nötig!  
Zusätzlich sollte die korrekte Verwendung der Konten mit Beschreibung des Geschäftsvorfalls und ggf. notwendiger Kontierung (z.B. Kostenstelle, Projekt, ..) in einer leicht verständlichen Kontierungsrichtlinie dargestellt werden. Die Kombination aus strukturiertem Kontenplan und verständlicher Kontierungsrichtlinie bildet die Basis für schlanke Prozesse und ist die Grundvoraussetzung für Automatisierung. 

Abdeckung rechtlicher Anforderungen 

SAP unterstützt die unterschiedlichen lokalen Anforderungen an die Berichterstattung mit Hilfe der folgenden Arten von Kontenplänen: 

• Operativer Kontenplan: Er bildet die Grundlage für die tägliche Buchhaltung in einzelnen Gesellschaften.  

• Landeskontenplan: Dieser Kontenplan ist auf die jeweiligen gesetzlichen Anforderungen eines Landes zugeschnitten und unterstützt die Erfüllung steuerlicher und regulatorischer Vorgaben (z.B. vorgeschriebene Kontonummern/Bilanzstrukturen für die Abbildung der Geschäftsvorfälle) 

• Konzernkontenplan: Der Konzernkontenplan sorgt für die einheitliche Darstellung und Konsolidierung auf Gruppenebene über mehrere Gesellschaften und Länder hinweg. Im Konzernkontenplan erfolgt häufig eine Verdichtung der operativen Konten auf sog. Positionen. 

Ziel ist es, die Kontenpläne optimal zu kombinieren, um die unternehmensspezifischen, aber auch die legalen Anforderungen zu erfüllen. 

Beispiele für die kombinierte Nutzung der Kontenplanarten 

Variante 1: 
Ein Unternehmen mit internationalen Tochtergesellschaften arbeitet in Deutschland mit dem am HGB ausgerichteten operativen Kontenplan, während die US-Niederlassung einen US-GAAP-konformen Kontenplan nutzt. Beide werden im SAP-System über den Konzernkontenplan zusammengeführt, sodass ein konsistenter Abschluss auf Konzernebene möglich ist. Gleichzeitig erlaubt der operative Kontenplan in jeder Gesellschaft die detaillierte Abbildung spezifischer Geschäftsvorfälle. In diesem Fall erfolgt das zentrale Reporting auf Basis des Konzernkontenplans. 

Beispiel mit SAP GUI bzw. Fiori App  

Variante 2: 
Ein Unternehmen mit internationalen Tochtergesellschaften in diversen Ländern arbeitet mit einem unternehmenseinheitlichen operativen Kontenplan. Um landesspezifische, legale Anforderungen (z.B. rechtlich vorgegebene Kontonummern) einzuhalten, wird für diese Länder jeweils ein Landeskontenplan angelegt, der mit dem operativen Kontenplan verknüpft wird. 
Über das Mapping zwischen den benötigten Konten des Landeskontenplans und den Konten des operativen Kontenplans muss sichergestellt werden, dass jedem benötigten Konto aus dem Landeskontenplan ein Konto aus dem operativen Kontenplan zugeordnet ist. Dabei kann es passieren, dass der Landeskontenplan bestimmte Geschäftsvorfälle (z.B. Personalkosten) tiefer gliedert als es der operative Kontenplan vorsieht. In diesem Fall muss ein zusätzliches Konto im operativen Kontenplan eingerichtet werden, das mit dem entsprechenden Konto im Landeskontenplan verbunden wird. Sofern mehrere Landeskontenpläne im Einsatz sind, sollte bei vergleichbaren Anforderungen in diversen Ländern darauf geachtet werden, dass die bereits zusätzlich – wegen Landesbesonderheiten - im operativen Kontenplan angelegten Konten gleichbedeutend wiederverwendet werden. D.h. die Aufblähung des Kontenplans durch mehrere Konten für vergleichbare Anforderungen sollte verhindert werden. 

Im umgekehrten Fall (der operative Kontenplan gliedert tiefer als es der Landeskontenplan erfordert) kann ein Konto aus dem Landeskontenplan auch mehreren Konten aus dem operativen Kontenplan zugeordnet werden. Dies gilt jedoch NICHT für SAP Cloud ERP (Public Cloud)! Hier gilt eine strenge 1:1 Regel für die Zuordnung. 

Beispiel mit SAP GUI bzw. Fiori App 

Es gilt:  
Grundsätzlich muss jedem benötigten Konto aus dem Landeskontenplan ein Konto aus dem operativen Kontenplan zugeordnet werden. Die Zuordnung erfolgt – wie oben ersichtlich – über die „Alternative Kontonummer“. Das Feld „Alternative Kontonummer“ sollte in diesem Szenario als Mussfeld ausgesteuert werden. Dummy-Einträge sollten – auch vorübergehend - nicht zugelassen werden. 
Weiterhin ist es (außer in SAP Cloud ERP) möglich, ein Konto aus dem Landeskontenplan mehreren Konten aus dem operativen Kontenplan zuzuordnen. In diesem Fall werden alle Buchungen auf den operativen Konten saldiert auf dem Konto des Landeskontenplans ausgewiesen. 

Effiziente Kontenplanstruktur: Arbeiten mit Kontenintervallen

 Nicht nur verständliche, eindeutige Kontobezeichnungen und die Kontierungsrichtlinie, sondern auch eine durchdachte Strukturierung des Kontenplans mit klar definierten Kontenintervallen – beispielsweise 100000 bis 199999 für Aktiva, 200000 bis 299999 für Passiva, etc. – erleichtert die Navigation und Pflege.
Mit der Verwendung von Intervallen lassen sich Konten mit weniger manuellem Aufwand und somit schneller den Bilanz- und GuV-Positionen zuordnen und somit konsistente Berichte erstellen. Werden neue, zusätzliche Konten in den definierten Intervallen angelegt, werden diese sogar ohne weiteren manuellen Aufwand im Reporting berücksichtigt.  

Automatisierung und Effizienzsteigerung im Abschlussprozess durch korrekte Kontenverschlüsselung

Automatisierung und KI leben von Regeln und Mustern. Mit einem Kontenplan Setup gem. der Variante 2 (s.o.) lässt sich gerade bei Unternehmen mit mehreren Buchungskreisen eine hohe Effizienz im Abschlussprozess erzielen. Customizing und Regeln müssen „nur“ einmal basierend auf dem operativen Kontenplan erstellt werden. Mit Variante 1 muss dies für jeden operativen Kontenplan (entspricht in dieser Variante dem Landeskontenplan) separat erfolgen. 

Weiterhin stellt eine konsistente und durchdachte Logik und Aussteuerung der Konten das Fundament für automatisierte Abschlussprozesse. So lassen sich Buchungen, Abstimmungen und Reports auf Einzel- und Konzernabschlussebene automatisiert mit allen notwendigen Informationen durchzuführen. 

Beispiele: 

• Fremdwährungsbewertung 

• Umgliederung von Debitoren- und Kreditoren  

• Intercompany Abstimmung 

• Anlagen- und Rückstellungs- und Eigenkapitalspiegel 

Das funktioniert aber nur dann fehlerlos und ohne manuelle Nacharbeit, wenn die beteiligten Konten in allen Buchungskreisen angelegt und identisch ausgesteuert werden. Beispielhaft sind hier zu erwähnen:  

• die Verwendung geeigneter Kontengruppen (Mussfelder z.B. für Partnerinformation oder Bewegungsarten, die den Spalten des Rückstellungs-/Eigenkapitalspiegels entsprechen) 

• die Festlegung der Abstimm- und zugehöriger Korrekturkonten (für Forderungen/Verbindlichkeiten) 

• die Definition von Konten, mit notwendiger Offener Posten-Verwaltung (z.B. Regeln für automatischen Ausgleich) 

• Konten, die nur maschinell bebucht werden dürfen (Kontrollen) 

• ggf. die Kontowährung, wenn bestimmte Fremdwährungen einem Monitoring unterliegen. 

• Definition von Kontensets für die Intercompany Abstimmung – analog der Eliminierungsregeln im Konsolidierungssystem 

Fazit und Handlungsempfehlungen 

Die Stammdatenoptimierung im Bereich des Kontenplans ist ein zentraler Hebel für die erfolgreiche Einführung von SAP S/4HANA. Unternehmen sollten am besten schon einige Zeit vor dem Umstieg auf S/4HANA die Chance nutzen, den Kontenplan zu bereinigen, zu strukturieren und optimal auf die Anforderungen von Einzel- und Konzernabschluss auszurichten. Ein klarer, einheitlicher und automatisierungsfreundlicher Kontenplan spart nicht nur Zeit und Kosten, sondern schafft die Basis für nachhaltigen Erfolg in der digitalen Finanzwelt. 

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