BPO & Payroll Outsourcing: Die wichtigsten Fragen und Antworten im Überblick

Payroll-Outsourcing - häufig auch als Business Process Outsourcing (BPO) bezeichnet - umfasst die Auslagerung der Entgeltabrechnung an einen externen Dienstleister. Dieser übernimmt je nach Vereinbarung verschiedene Aufgaben rund um die monatliche Abrechnung – von der technischen Verarbeitung über die Pflege abrechnungsrelevanter Daten bis hin zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben.  

Typische Leistungen können unter anderem die Pflege von SAP-Infotypen, die Abwicklung von Pfändungen und betrieblicher Altersvorsorge (bAV), die Unterstützung bei lohnsteuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Fragestellungen sowie die Erstellung von Reports und Statistiken umfassen. 

Ein modular aufgebautes Service-Modell ermöglicht es Unternehmen, den Leistungsumfang flexibel an den eigenen Bedarf anzupassen – von punktueller Unterstützung bis hin zur vollständigen Übernahme aller payroll-relevanten Prozesse. 

Welchen Nutzen bringt das Outsourcing für Ihr Unternehmen? 

Die Auslagerung der Entgeltabrechnung ist für viele Unternehmen eine strategische Entscheidung: Wenn interne Kapazitäten begrenzt sind oder Prozesse effizienter gestaltet werden sollen, kann ein externer Partner im Rahmen des BPO gezielt entlasten. Payroll-Outsourcing schafft Freiräume, reduziert Komplexität – und sorgt für verlässliche Abläufe. 

• Kosteneffizienz: Standardisierte Prozesse und Skaleneffekte senken die laufenden Betriebskosten.
• Fokus auf das Wesentliche: Weniger Aufwand für Administration, mehr Zeit für strategische HR-Arbeit – und Ihre Mitarbeiter. 
• Prozesssicherheit & Compliance: Gesetzliche Vorgaben ändern sich ständig – spezialisierte Dienstleister bleiben up to date und stellen so eine fehlerfreie, rechtskonforme Abrechnung sicher.
• Flexibilität & Skalierbarkeit: Leistungen lassen sich je nach Bedarf anpassen – vom punktuellen Support (Backup-Service) bis zur vollständigen Übernahme (Full-Service).
• Hohe Expertise: Fachwissen aufzubauen – und mit regelmäßigen Schulungen und Weiterbildungen zu halten – ist teuer und aufwendig. Mit gezieltem Outsourcing profitieren Unternehmen direkt von erprobtem Fachwissen.
• Technologische Entlastung: Systembetrieb, Wartung und Updates liegen beim Dienstleister – das reduziert interne IT-Aufwände.
• Schneller Time-to-Value: Eingespielte Prozesse, Best Practices und erfahrene Teams sorgen für eine zügige Umsetzung und spürbare Entlastung.
• Keine Ausfall-Zeiten: Ob Urlaubszeit, Krankheitswelle oder Personalwechsel – mit einem zuverlässigen Dienstleister sparen Sie sich Engpässe in der Abrechnung. 

Wie flexibel ist Payroll-Outsourcing? 

Payroll-Outsourcing und BPO sind in der Regel kein starres Modell, sondern lassen sich individuell auf die Bedürfnisse und Strukturen eines Unternehmens zuschneiden. Je nach Anbieter können Leistungen in unterschiedlichen Tiefen und Ausprägungen bezogen werden – vom punktuellen Support bis zur vollständigen Übernahme aller payroll-relevanten Aufgaben. So entsteht maximale Flexibilität bei gleichzeitig hoher Planungssicherheit. 

EPI-USE und APM bieten hierfür ein klar strukturiertes, skalierbares Modell, das sich flexibel an jede Unternehmensgröße und Ausgangssituation anpasst:  

Durch den modularen Aufbau können unsere Kunden genau die Service-Stufe wählen, die zu ihren Prozessen, Ressourcen und Zielen passt – und diesen Umfang bei Bedarf jederzeit anpassen. So gewährleisten wir nicht nur Effizienz und Rechtssicherheit, sondern auch genau die operative Entlastung, die Ihr Unternehmen benötigt – ganz ohne starre Paketlogik.

Ist das Payroll-Outsourcing nur für große Unternehmen sinnvoll?  

Das Outsourcing der Entgeltabrechnung bietet nicht nur großen Unternehmen einen spürbaren Nutzen. Auch mittelständische Unternehmen und kleinere Organisationen profitieren von der Zusammenarbeit mit einem externen Dienstleister. Gerade bei begrenzten internen Ressourcen kann die Auslagerung der Entgeltabrechnung eine effiziente Möglichkeit sein, diese sensible und regelmäßig wiederkehrende Aufgabe zuverlässig und rechtssicher umzusetzen – ohne intern dauerhaft auf spezifisches Know-how angewiesen zu sein. 

Entscheidend ist dabei ein Partner, der flexibel auf unterschiedliche Unternehmensgrößen und Branchen eingehen kann. EPI-USE und APM bieten aufgrund des modularen und skalierbaren Angebots maßgeschneiderte Lösungen für Unternehmen jeder Größe und aus verschiedensten Branchen. Unser umfassendes Know-how erstreckt sich über zahlreiche abrechnungsfachliche Themengebiete und Tarifwerke, darunter Metall, Chemie, Druck sowie öffentlicher Dienst. 

Sind meine Daten sicher? 

Datensicherheit spielt im Payroll-Outsourcing eine zentrale Rolle. Schließlich geht es dabei um hochsensible personenbezogene Informationen, deren Schutz nicht nur rechtlich vorgeschrieben ist, sondern auch Vertrauen voraussetzt. Seriöse Dienstleister setzen auf ein ganzheitliches Sicherheitskonzept, das technische, organisatorische und rechtliche Maßnahmen umfasst – von sicheren Datenübertragungen über definierte Zugriffskontrollen bis hin zu zertifizierten Rechenzentren. 

Auch Aspekte wie DSGVO-Konformität, Transparenz bei der Datenverarbeitung und regelmäßige Sicherheits-Audits sollten Teil des Standards sein – unabhängig vom jeweiligen Anbieter. 

Bei EPI-USE und APM hat Datensicherheit höchste Priorität. Der Schutz personenbezogener Daten im Rahmen der Entgeltabrechnung erfordert strenge Standards, transparente Prozesse und modernste Technologie. Deshalb setzen wir auf ein umfassendes Sicherheitskonzept: 

• ISO 27001-zertifiziertes Informationssicherheitsmanagement 

• Verschlüsselte Datenübertragung und gesicherte Rechenzentren 

• Rollenkonzept mit klaren Zugriffsrechten 

• Dokumentierte Prozesse zur Verarbeitung sensibler Informationen 

Regelmäßige Audits, technische Schutzmaßnahmen und kontinuierliche Schulungen sorgen dafür, dass Ihre Daten nicht nur sicher verarbeitet, sondern auch jederzeit rechtskonform behandelt werden. 

Worauf kommt es bei der Wahl des Payroll-Partners an? 

Die Wahl des passenden Partners entscheidet maßgeblich darüber, ob Payroll-Outsourcing zum echten Mehrwert für Ihr Unternehmen wird. Ein guter Dienstleister sorgt nicht nur für eine rechtssichere Abrechnung, sondern auch für reibungslose Abläufe, hohe Datenqualität und eine vertrauensvolle Zusammenarbeit auf Augenhöhe. 

Empfehlenswert sind Anbieter, die über umfangreiche Erfahrungen in der Entgeltabrechnung verfügen und sich durch langfristige Kundenbeziehungen auszeichnen. Auch individuelle Betreuung, klare Verantwortlichkeiten und die Fähigkeit zur nahtlosen Integration in bestehende HR- und IT-Systeme zählen zu wichtigen Kriterien. 

EPI-USE und APM stehen für einen partnerschaftlichen Ansatz mit langjähriger Praxiserfahrung und stabilen Kundenverhältnissen.  

Dabei legen wir besonderen Wert auf: 

• Erprobte Expertise aus über 30 Jahren Payroll-Erfahrung und jährlich rund 350.000 Abrechnungsfällen 

• Skalierbare Leistungen, die sich an Ihre Prozesse und Systeme anpassen lassen 

• Höchste Sicherheitsstandards, u. a. durch ISO 27001-Zertifizierung 

• Feste Ansprechpartner und klare Vertretungsregelungen für eine verlässliche Betreuung 

• Nahtlose Integration in bestehende SAP- und HR-IT-Landschaften 

Wie läuft ein Payroll-Projekt ab?

Ein Outsourcing-Projekt im Bereich Payroll beginnt nicht mit Technik – sondern mit einem klaren Verständnis füreinander. Denn wenn es um hochsensible Daten geht, ist eine stabile Basis aus Verlässlichkeit und offener Kommunikation entscheidend. Bei EPI-USE und APM hat der persönliche Austausch deshalb höchste Priorität. Jedes Projekt startet mit einem persönlichen Meeting – idealerweise direkt bei Ihnen vor Ort. So schaffen wir die Grundlage für eine partnerschaftliche Zusammenarbeit auf Augenhöhe. 

In dieser Anfangsphase nehmen wir uns Zeit, Ihre Prozesse, Systeme und internen Rollen zu verstehen. Gemeinsam mit HR-Verantwortlichen – auf Wunsch auch unter Einbindung von Betriebsräten oder anderen Interessensgruppen – analysieren wir die bestehende Payroll-Landschaft. Welche Aufgaben sollen übernommen werden? Wie sehen Ihre Abläufe aus? Und welche Ziele verfolgen Sie mit dem Outsourcing? 

Darauf aufbauend entwickeln wir ein maßgeschneidertes Servicekonzept: modular, realistisch umsetzbar und mit klarer Aufgabenteilung. Die technische Transition erfolgt Schritt für Schritt – inklusive Testabrechnungen, Abstimmung von Schnittstellen und intensiver Qualitätssicherung. Schulungen, Informationsmaterial und eine enge Begleitung sorgen dafür, dass der Übergang für alle Beteiligten transparent und nachvollziehbar bleibt. 

Auch nach dem Go-Live bleiben wir eng an Ihrer Seite: Ein festes Serviceteam betreut Sie im laufenden Betrieb, regelmäßige Abstimmungen und Service-Reviews sichern die Qualität – und ermöglichen eine kontinuierliche Weiterentwicklung des Services. 

Unser Anspruch: Ein Outsourcing-Projekt, das sich für Sie nicht nach Kontrollverlust anfühlt, sondern nach echter Zusammenarbeit. 

Welche Kosten sind mit dem Outsourcing verbunden?

Die Kosten für Payroll-Outsourcing hängen stark vom gewählten Leistungsumfang, der Unternehmensgröße und der Komplexität der Abrechnung ab. In der Regel setzen sich die Preise aus einem monatlichen Grundbetrag und einem variablen Anteil pro Mitarbeitenden zusammen. Auch Faktoren wie Abrechnungshäufigkeit, Zusatzleistungen (z. B. bAV, Pfändungen, Reporting) oder gewünschte Service-Stufen (z. B. Backup, Basic, Premium) beeinflussen die Kalkulation. 

Bei EPI-USE und APM erhalten Sie kein Standardpaket von der Stange, sondern ein Angebot, das exakt auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist. Ob punktuelle Unterstützung oder Full-Service – wir kalkulieren transparent und nachvollziehbar, basierend auf dem tatsächlichen Bedarf. So behalten Sie die Kosten im Blick und zahlen nur für das, was Sie wirklich benötigen. 

Eine erste Einschätzung erhalten Sie bereits im Rahmen der unverbindlichen Beratung – gerne zeigen wir Ihnen dabei auch, welche Einsparpotenziale sich durch die Auslagerung ergeben können. 

Kommen Sie gerne auf uns zu – wir freuen uns auf den Kontakt mit Ihnen!